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Microsoft Dynamics 365 & Microsoft Power BI – Die perfekte Kombination für Ihre Datenanalyse

Microsoft_Dynamics_365_Microsoft_Power_BI_Die_perfekte_Kombination_fuer_Ihre_Datenanalyse-1-1(Bildquelle: Pixabay)

Das CRM-System Microsoft Dynamics 365 bietet vielfältige Analyse- und Visualisierungsmöglichkeiten, um unter anderem den Arbeitsalltag zu erleichtern und datenbasierte Entscheidungen treffen zu können.
Das BI-Tool von Microsoft (Power BI) ermöglicht es Ihnen darüber hinaus noch weitere und umfassendere Analysen durchzuführen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Visualisierungsmöglichkeiten Dynamics 365 bietet und welchen zusätzlichen Mehrwert der Einsatz von Microsoft Power BI bringen kann.

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Die Bedeutung aussagekräftiger Analysen

Heutzutage kann kaum ein Unternehmen ohne die bewusste Erhebung und konsequente Auswertung der Unternehmensdaten erfolgreich am Markt bestehen.

Auch für ein CRM-System, dem Tool für eine kundenzentrierte Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten, bilden Daten die Basis – seien es Kontaktdaten, Vertriebszahlen, Reaktionen auf Kampagnen oder Leistungsbewertungen. Nur mit den richtigen Daten kann eine ganzheitliche Sicht auf alle Kunden – die sogenannte 360°-Kundensicht – erreicht werden.

Mithilfe eines CRM-Systems (z.B. Microsoft Dynamics 365) können die Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen an zentraler Stelle gesammelt und zur Verfügung gestellt werden, mit dem Ziel, ein einheitliches Erlebnis zu schaffen, das zu einer glücklichen und langfristigen Kundenbeziehung führt. Für eine optimale Unterstützung der Mitarbeiter im täglichen Doing ist es oftmals sinnvoll, Daten in Form von Diagrammen und Grafiken zu visualisieren, damit entscheidungsrelevante Informationen auf den ersten Blick erkennbar sind.

 

Die Analysemöglichkeiten mit Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 bringt bereits im Standard einige grundlegende Werkzeuge zur Datenaufbereitung und -visualisierung mit:

  • Ansichten: eine filterbare Auflistung der Datensätze einer Entität (z.B. Firmen)
  • Diagramme: die Visualisierung einer Ansicht als Linien-, Balken-, Torten- oder Trichterdiagramm (z.B. offene Angebote)
  • Dashboards: eine Zusammenstellung von (max. 6) Ansichten und Diagrammen

Screenshot1

(Bildquelle: infinitas GmbH / bei allen nachfolgenden Darstellungen handelt es sich um Bildquellen der infinitas GmbH)

Screenshot2

Die drei Darstellungsformen können jeweils system- oder benutzerdefiniert erstellt werden. Systemdefiniert bedeutet, dass ein Administrator beispielsweise ein Dashboard erstellt, das dann für alle Nutzer (mit entsprechender Sicherheitsrolle) sichtbar ist. Darüber hinaus können die Nutzer auch selbst persönliche Ansichten, Diagramme oder Dashboards erstellen, um die für sie relevanten Daten darzustellen. Diese können sie dann wiederum für andere Nutzer freigeben.

Welche Möglichkeiten der Darstellungen Dynamics im Detail bietet und wie sie diese im System umsetzen können, lesen Sie in diesem Blog-Artikel: Erstellen von Diagrammen und Dashboards in Microsoft Dynamics 365

Die häufigsten Anwendungsfälle für Dynamics Diagramme und Dashboards liegen in einfachen, aber sehr nützlichen Visualisierungen beispielsweise zur Unterstützung beim täglichen Aufgabentracking oder als Handlungsindikator für den Vertrieb.

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Bei komplexeren Sachverhalten gelangen Anwender jedoch schnell an eine Grenze, denn im Vergleich zu Microsofts Aushängeschild in Sachen Datenaufbereitung und -visualisierung – dem Business Intelligence Tool Power BI – sind die Möglichkeiten in Dynamics 365 eingeschränkt.

Lesen Sie mehr zum Thema Business Intelligence in diesem Artikel: Business Intelligence – Wie steigern Sie den IQ Ihres Unternehmens?

 

Die Analysemöglichkeiten mit Microsoft Power BI

Power BI – als Teil der Microsoft Power Platform – gehört seit seiner Einführung 2015 zu den führenden BI-Anwendungen und zeichnet sich vor allem durch

  • die intuitive Bedienung,
  • die vielfältigen Visualisierungsmöglichkeiten und
  • die unkomplizierte Anbindung einer Vielzahl von Datenquellen aus.

Dort, wo Dynamics 365 im Hinblick auf Datenvisualisierung Limitierungen aufweist, liegen die Stärken von Power BI – zum Beispiel in unlimitierten Dashboards.

Die beiden Tools sind ein starkes Team und die Anbindung ist in beide Richtungen denkbar einfach. Um mit Power BI auf die CRM-Daten zuzugreifen, kann Dynamics mit wenigen Klicks als Datenquelle angebunden werden. Anschließend stehen sämtliche Daten aus dem CRM für die umfassenden Anwendungen in Power BI zur Verfügung:

  • umfangreiche Analysen, inklusive Künstlicher Intelligenz
  • vielfältige Visualisierungsmöglichkeiten
  • Berechnung von aussagekräftigen KPIs
  • Erstellung von Dashboards
  • Erstellung von Reports

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Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Power BI in Kombination

Eine große Stärke der gemeinsamen Nutzung von Power BI und Dynamics besteht in der Möglichkeit der Anbindung weiterer externer Datenquellen und somit der Anreicherung der CRM-Daten mit weiteren wertvollen Informationen.

Die erstellten Diagramme und Dashboards, sogar ganze Reports, können anschließend auf einfache Weise in Dynamics integriert werden. So stehen sie dem Nutzer dort zur Verfügung, wo er sie braucht und können als Grundlage für bessere Entscheidungen hinsichtlich des Kunden dienen. Die integrierten Power-BI-Darstellungen müssen die Dynamics eigenen dabei nicht ersetzen, sondern ergänzen diese vielmehr. Je nach Anwendungszweck ergeben sich folgende beispielhafte Anwendungen:

  • zentral erstellte Power-BI-Dashboards für komplexere Datendarstellung
  • Dynamics Dashboards & persönliche Ansichten, Diagramme & Dashboards für optimale Bewältigung des Arbeitsalltags
  • auf den Datensatz gefilterte Power-BI-Datenvisualisierungen (z.B. Umsatzentwicklung eines Kunden)

 

Fazit

Die visualisierte Bereitstellung der Daten hilft dem Anwender, die relevanten Informationen auf den ersten Blick zu erkennen und so bessere Entscheidungen für seine Kunden zu treffen. Microsoft Dynamics 365 bietet bereits grundlegende Darstellungsmöglichkeiten, beispielsweise für das persönliche Aufgabentracking. Für die Visualisierung komplexerer Zusammenhänge und die Anreicherung der CRM-internen durch externe Daten bietet sich die zusätzliche Nutzung von Power BI an.

Die Integration von Dynamics 365 und Power BI ist denkbar einfach und hilft Ihnen, den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Daten zu ziehen.

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Themen: Microsoft Dynamics CRM