Inbound-Marketing und CRM Blog

Dynamics CRM und die XrmToolBox

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM-Arbeit …

Microsoft Dynamics CRM und die XrmToolBox(Bildquelle: Pixabay) 

Motivation

Die XrmToolBox ist sicher allen bekannt als Sammlung einer Reihe an hilfreichen Tools rund um die Arbeit mit Microsoft Dynamics CRM bzw. nun auch Microsoft Dynamics 365. Immer wieder sind es die kleinen, aber feinen Tools, die einem die Arbeit erleichtern. In letzter Zeit konnte ich feststellen, dass bei jedem Aufruf der Toolbox "gefühlt" neue Programme hinzugekommen sind oder bestehende aktualisiert wurden. Bestimmte Klassiker, wie den FetchXML-Tester, verwende ich sehr häufig. Andere Tools sind von mir bisher nur selten oder eben gar nicht aufgerufen worden.
Mein Kollege Martin hat die ToolBox in seinem letzten Blogbeitrag sehr passend als „Schweizer Taschenmesser" bezeichnet und ein paar Tools hervorgehoben. Das hat mich dazu veranlasst, einmal in Ruhe einen Blick auf die XrmToolBox zu werfen, um mir einen groben Überblick über die aktuell vorhandenen Tools und deren Einsatzgebiet zu verschaffen. Vielleicht ist diese Übersicht ja auch für den einen oder anderen nützlich auf der Suche nach einer Problem­lösung … oder man sieht durch das Tool erst das Problem … aber dazu später mehr … ;-)

 

Die XRMToolbox

Für alle, die sie wirklich noch nicht kennen sollten, ist hier der Link, unter dem man das Projekt im Internet findet und die aktuellste Version herunterladen kann: https://www.xrmtoolbox.com/

Erstellt von Tanguy Touzard, gibt es mit der XrmToolBox eine Art Framework, welches inzwischen jedem Entwickler für eigene Erweiterungen offen steht. Aus meiner Sicht ein Grund, weshalb die Sammlung inzwischen auch so groß geworden ist und dem Projekt solch einen Erfolg beschert hat.

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

Mittlerweile sind es weit über 50 Tools, die sich in der Toolbox geballt an einem Ort finden lassen. Diese hier alle auf einmal zu beschreiben, würde den Rahmen sprengen, aber bei Gelegenheit werde ich sicher immer wieder mal das eine oder andere Tool bei der täglichen Arbeit beschreiben.

Eine Liste aller Plug-Ins findet sich hier: https://github.com/MscrmTools/XrmToolBox/wiki/Available-plugins-for-XrmToolBox

 

Aktuelle Highlights, …

… um Zeit und Nerven bei der Anpassung und Verwaltung vom CRM Dynamics 365 zu sparen. In meinem letzten Blogbeitrag hatte ich von der Verteilung von CRM-Berichten mithilfe des Tools „ReportSync“ geschrieben. Mit dem „FetchXML-Tester“ teste und tune ich zumeist meine Abfragen für Berichte, bevor ich sie im Visual Studio in den Bericht einfüge. Das geht mit dem Query Explorer zwar auch direkt bei der Reporterstellung, nur ist mir das Prozedere dort oft zu langsam.

FetchXML Builder

Das Bauen der FetchXML-Abfragen kann man sich aber auch erleichtern – nämlich mit dem FetchXML-Builder. Wer noch etwas Unterstützung bei der Syntax der FetchXML-Abfragen benötigt, ist hier bestens aufgehoben. Dieses Tool bietet eine Menge an unterstützenden Funktionen, um eine FetchXML-Abfrage per Klicks zusammenzubauen.

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

 

Eine Abfrage kann vom ersten Bit her neu aufgebaut werden oder man kann über die bestehende Verbindung zu einem System daraus Ansichten und dynamische Marketinglisten öffnen. Dann kann man auf der zugrundeliegenden Abfrage seine Erweiterungen und Anpassungen aufbauen. Fertige Abfragen können zudem als C# Code gespeichert und direkt in eigenen Programmen verwendet werden.

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

 

Oder man kann sich für die aktuelle Abfrage die OData „Übersetzung“ anzeigen lassen.

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

Hat man sich bisher aus der weiterten Suche nur das FetchXML heruntergeladen, so ist man nun für die weitere Bearbeitung und Verwendung von Abfragen sehr gut aufgestellt.

 

FetchXML / View Record Counter

Der „FetchXML/View Record Counter“ kann uns dann bei der Datenabschätzung behilflich sein, da er die Anzahl der Datensätze zu einer Ansicht ausgibt. Das alleine wäre noch nichts Besonderes (obwohl oft schon sehr hilfreich!), das Tool zeigt automatisch die Query zu den Ansichten an. Wer also schnell mal in einem System die Filter einiger Views kontrollieren muss, kann dies hier auf der Ebene des hinterlegten FetchXML tun und muss nicht jede Ansicht öffnen, um den Filter anzuschauen.

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

Aber damit nicht genug. Die Abfrage kann im unteren Fenster editiert und dann die Zählung gleich nochmals durchgeführt werden. Auch hier ist der Einsatz als Einstieg, um die richtige Abfrage für einen Bericht zu finden, sehr gut.

Bulk Data Updater

Ein sehr hilfreiches Tool, wenn es darum geht, schnell und in großen Mengen Attribute an einer Entität zu aktualisieren. Richtig, dass kann eigentlich auch die Massenbearbeitung über die Oberfläche, aber dieses Tool bietet dabei eine viel größere Flexibilität und Verarbeitungsmenge. Über die erweiterte Suche oder die Listen ist bekanntlich bei 250 angezeigten Datensätzen Schluss. Wenn man nun aber 10.000, 20.000 oder noch mehr Datensätze aktualisieren muss, wird das schon eine Strafarbeit.

„Wann muss ich schon so viele Datensätze aktualisieren?“, fragen Sie jetzt vielleicht.

Oh, das kommt häufiger vor, als man denkt. Wenn ich z.B. ein neues Attribut auf einer Entität hinzufüge, insbesondere ein einfacher Flag, also ein Ja-Nein-Feld, dann ist bei neuen Datensätzen das Nein beispielsweise ein Standardwert. Nicht aber so bei allen zu dem Zeitpunkt bereits existierenden Datensätzen. Diese müssen alle noch entsprechend gesetzt werden, sollen Workflows oder andere Programmierungen gleich darauf zurückgreifen. Hier bietet es sich an, die entsprechenden Datensätze zu selektieren.

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

Hier sehen wir also ein schönes Beispiel für die Interaktion der Tools untereinander: Der FetchXML-Builder kann für die Erstellung der Abfrage genutzt werden. Es wird dann aus diesem Tool in den Builder verzweigt und es kann nach der Erstellung der Abfrage wieder in den Bulk Data Updater zurückgekehrt werden.

Oder man wählt eine Ansicht einer Entität:

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

 

Wenn nun eine Ansicht gewählt ist, werden die entsprechenden Datensätze und Metadaten geladen und der Update-Schritt kann definiert werden:

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

Aber wie die Programmierer dieses Tools auf ihrer Homepage auch schreiben: Es ist ein mächtiges Tool und man sollte vorsichtig sein, was man an Daten aktualisiert!

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

Das Tool führt dann Aktualisierungen mit einer maximalen Batchgröße von 5000 Records durch. Interessant ist auch noch das „Touch“-Update. In diesem Modus werden die Datensätze quasi so berührt, dass die Skripte, Workflows und Trigger ausgelöst werden. Dies ist hilfreich, wenn die Updates z.B. durch komplexere Berechnungen in benutzerspezifischen Workflows oder Plug-ins gerechnet werden!

Zu guter Letzt habe ich noch einen Fall versprochen, in dem ich erst durch das Tool das Problem gefunden habe! Und es sieht zudem grafisch sehr cool aus, so dass ich auch mal was zeigen kann ;-).

Ich spreche vom …

Attribute Usage Inspector

Unter diesem Tool konnte ich mir anfänglich nichts vorstellen. Aber nachdem ich es einmal aufgerufen und das Ergebnis angeschaut habe, konnte ich mir gut die zugehörigen Probleme ausmalen … ;-)

Das Tool lädt über die Verbindung die Entitäten aus dem System und wenn man eine Entität anklickt, so wird diese auf Attributebene geprüft. Und so sieht ein Ergebnis dann beispielsweise aus:

 

„Geheime“ Schätze für die tägliche CRM  Arbeit …

 

Lässt man das Bild etwas auf sich wirken (Kunstkenner wissen, was ich meine), dann erschließt sich einem die volle Aussagekraft dieser Ausgabe. Spätestens wenn es bei einem CRM-System um das Thema Optimierung und kontinuierliche Verbesserung geht, sollte man mit der fachlichen Brille mal einen Blick auf diese Auswertung werfen.

Ich kann sehen, welche Attribute gefüllt werden. Attribute mit 0 %, die nicht auf einem Formular zu finden sind, sind nicht problematisch. Aber bei Attributen mit „On Forms = True“ (das Attribut ist auf einem Formular dieser Entität zu sehen), sollte man sich fragen, wenn eine geringe oder gar 0 %-Nutzung vorliegt, wofür das Feld überhaupt gut ist. Entweder wissen die Anwender nicht, was sie eintragen sollen, sie haben ein Berechtigungsproblem oder sie sehen das entsprechende Formular nicht. Es könnte aber auch einfach nicht mehr gebraucht und entfernt werden. So lassen sich die Formulare entsprechend aufräumen.

Das meinte ich mit "das Problem dadurch erkennen". Wenn die Anwender noch gar nichts gesagt haben, kann man hiermit proaktiv für eine bessere Datenpflege und aufgeräumte Formulare sorgen. Ich werde dieses Tool jetzt sicher immer mal wieder in den Projekten nutzen und die wichtigsten Objekte einmal damit überprüfen.

Jetzt Support anfordern!

Nachsatz

Ich würde mich freuen, wenn meine kurze Beschreibung hier dem Einen oder Anderen einen hilfreichen Hinweis geben konnte. So freue ich mich natürlich auch über Anmerkungen oder Anwendungsfälle dieser oder anderer Tools aus der XrmToolBox. Vielleicht kann ich diese Beschreibungen ja weiterführen und entsprechend ergänzen.

Bis zum nächsten Mal.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Wo liegen Ihre Herausforderungen? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung und freuen uns über eine Mail an: info@infinitas.de

 
Diese Artikel zum Arbeiten mit dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 könnten Sie ebenfalls interessieren:

 

Themen: CRM / Kundenmanagement Microsoft Dynamics CRM XRM Toolbox CRM-System Arbeiten mit Microsoft Dynamics CRM