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Wie Sie Marketing und Vertrieb verbinden -  Integration von Microsoft Dynamics CRM und Hubspot

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Es wird seit vielen Jahren immer mal wieder darüber gestritten, was der Unterschied zwischen Marketing und Vertrieb ist. Die einen sprechen davon, dass Marketing eine Unterfunktion des Vertriebs sei - dann druckt Marketing z.B. die Flyer für den Vertrieb oder organisiert die Messen. Andere definieren den Vertrieb als Unterfunktion des Marketings - in diesem Fall werden von Marketing die Methoden und Maßnahmen erdacht, die der Vertrieb dringend braucht, um potentielle Interessenten zielgerichtet ansprechen zu können und damit effektiv verkaufen kann. Aber das Gießkannenprinzip ist nicht mehr zielführend.
 
Dreimal dürfen Sie raten, welche Definition uns eher zusagt :-)
 

Egal wie man es dreht oder wendet,
Marketing und Vertrieb gehören zusammen. 
  

Wenn nun schon diese Erkenntnis gereift ist, dann dürfen wir auch weiterdenken. Wenn Marketing und Vertrieb zusammen gehören, dann sollten auch die Werkzeuge der beiden Bereiche zusammen gehören. 
Mehr zu der Verbindung von Marketing und Vertrieb, auch Smarketing genannt, erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.
 
 

Blick auf den Vertrieb

Im Vertrieb haben sich Werkzeuge für die Pflege der Kundenbeziehung etabliert, sogenannte CRM-Systeme. In den vergangenen 19 Jahren als CRM Experten haben wir uns schon mit einigen CRM-Systemen beschäftigen dürfen. Sei es Oracle Siebel oder SAP CRM. Letztendlich haben wir uns als Microsoft Partner auf Microsoft Dynamics CRM 365 fokussiert. Mit Microsoft Dynamics CRM erhalten Anwender eine Lösung für die ganzheitliche Kundenbetreuung - von der Vertriebsunterstützung, über das Marketing, bis zum effektiven Kundenservice.
 
Folgende Vorteile sprechen für den Einsatz des CRM-Systems Microsoft Dynamics CRM im Vertrieb:
 
  1. Die umfassenden CRM-Funktionalitäten werden über eine Microsoft Office ähnliche Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt.
  2. Ihre Geschäftsprozesse können flexibel abgebildet und gesteuert werden.
  3. Durch die einfache Anpassbarkeit, ist eine schnelle Einführung möglich und wirtschaftlich in der Pflege.
  4. Flexibel im eigenen Unternehmen zu installieren oder aus der sogenannten Cloud zu beziehen. 
  5. Sehr gute Anbindungsmöglichkeit an weitere Systeme durch definierte Schnittstellen.
 

Blick ins Marketing

Im Marketing werden immer häufiger Marketing Automation Softwares eingesetzt um sogenannte Leads, also Interessenten, für den Vertrieb zu generieren. Dabei geht es nicht mehr um das plumpe Versenden von Werbebriefen über einen Seriendruck oder eine Serienmail, sondern vielmehr um die gezielte Lieferung von hochwertigen Informationen (Content) um damit das Interesse von potentiellen Kunden zu wecken und mit den Interessenten über das Internet unverbindlich in Kontakt zu treten.
 
Eine dieser Lösungen ist Hubspot. Hubspot bietet eine Vielzahl von Funktionen und Vorteilen, die es dem Marketing ermöglichen den idealen Kunden, also die Buyer Persona, zu adressieren und als qualitativ hochwertigen Lead an den Vertrieb zu übergeben. Genau diese Vorteile sind es auch, die uns als Infinitas bewogen haben, die Partnerschaft mit Hubspot aufzubauen und unseren Kunden den Mehrwert dieser Lösung anzubieten. 
 
Folgende Vorteile sprechen für den Einsatz der Marketing Automation Software Hubspot im Marketing:
 
  1. Integration mehrerer Marketing-Instrumente in einem Komplettsystem (Blogging, SEO, Social Media, Landing-Pages, Email, Keyword-Recherche uvm.)
  2. Eigenes integriertes Content-Management-System (CMS), das sogenannte COS (Content Optimization System). Dieses dient dazu Inhalte zu verwalten und entsprechende Marketing Kampagnen zu steuern.
  3. Optimale Sicht auf alle Interaktionen mit potentiellen Leads (Besuche auf der Webseite, Öffnung der Mails etc.)
  4. Umfangreiche Schnittstellen zu anderen Systemen.
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Warum sollten Microsoft Dynamics CRM und Hubspot integriert werden? 

Die Hauptaufgabe von Hubspot im Marketing ist die Generierung von Leads und die Qualifizierung von Kundendaten über z.B. Landing-Pages oder Formulare auf den Webseiten. Diese Informationen können im Marketing verwendet werden, um zielgerichtete Kampagnen zu kreieren. Eine Maßnahme wäre z.B. eine automatisierte Email-Kampagne.
 
Neu generierte Leads, die sogenannten Sales Qualified Leads, sollten idealerweise an den Vertrieb übergeben werden, damit dieser nun den eigentlichen Verkauf des Produktes oder der Dienstleistung abschließen kann. Ohne eine Verbindung zwischen Microsoft Dynamics CRM und Hubspot muss dieser Austausch über Excel-, CSV-Dateien oder auch per Zuruf erfolgen. Keine wirklich effektive und sichere Vorgehensweise. Insbesondere dann, wenn der Vertrieb feststellt, dass die Kaufbereitschaft des Leads doch noch nicht vorhanden ist und der Lead wieder ins Marketing gehen sollte.
 
Der Vertrieb wird in der Regel sobald der Lead dann auf welchem Weg auch immer ins CRM-System gelangt ist, seinen Vertriebsprozess starten und Verkaufschancen anlegen. Dieser Prozess endet dann entweder mit einem Verkaufsabschluss oder einer negativen Entscheidung des Interessenten. Die Auswertung der Erfolgsquote solcher Verkaufschancen sind wichtige Instrumente für die Vertriebssteuerung, aber auch fürs Marketing.
 
Im Marketing müssen nun, wenn es keine Verbindung zwischen den Systemen gibt, Daten aus zwei Systemen manuell aufbereitet werden um weitere Analysen zur Optimierung durchführen zu können.
 
 

Die Vorteile durch die Integration von Microsoft Dynamics CRM und Hubspot

Durch die Integration werden die Kontakte in beide Systemen automatisch aktualisiert, wenn es sich in einem System ändert. Damit nicht jeder Datensatz ins jeweils andere System wandert können Kriterien definiert werden, die erfüllt sein müssen, damit ein Datensatz synchronisiert wird. Dies kann z.B. der „Lifecycle Stage“ in Hubspot sein. Wenn dieser Wert auf Sales Qualified Lead in Hubspot gesetzt wird, dann erst wird der Datensatz übertragen nach Microsoft Dynamics CRM.
 
Wenn nun im CRM eine Verkaufschance angelegt wird, kann auch in Hubspot ein korrespondierender Datensatz als Deal erzeugt werden. Somit hat auch das Marketing einen Überblick was für ein potentieller Umsatz geplant ist. Und dies ganz ohne manuelle Aufbereitung der Daten, sondern direkt aus Hubspot heraus.
 
Neben der Synchronisation der Daten bietet die Integration die Möglichkeit der Sicht auf die Aktivitäten des Kunden in Hubspot. Die sogenannte Hubspot Timeline wird als Ansicht in Microsoft Dynamics CRM integriert und bietet dem Vertriebsteam die Möglichkeit zu sehen, was der Kunde auf der Webseite getan hat, wie er bewertet wird (Lead score) und kann auch das Profil in Hubspot mit einem Klick anzeigen.
 
 

Die technische Umsetzung der Integration von Microsoft Dynamics CRM und Hubspot

Derzeit sehen wir je nach konkreter Anforderung zwei Möglichkeiten der technischen Integration von Hubspot und Microsoft Dynamics CRM.
 
  1. Scribe Online
  2. Zapier
 

Integration durch Zapier 

Zapier ist eine Online-Plattform die die unterschiedlichsten IT-Systeme oder Applikationen über sogenannte Zap’s miteinander verbindet. Ein Zap ist dabei eine Verbindung zwischen zwei Systemen, welcher aus Triggern also auslösenden Ereignissen und Aktionen besteht. Ein Zap beschreibt also einen Prozess der von dieser Plattform automatisiert ausgeführt wird. 
 
 
Trigger
Aktion

Neuer Kontakt in Hubspot erzeugt                                             

Erzeuge einen Kontakt oder Lead in Microsoft Dynamics CRM

Eine Eigenschaft am Kontakt in Hubspot
ändert sich 
 
Erzeuge einen Kontakt oder Lead in Microsoft Dynamics CRM
 
 
Da derzeit die Aktionen und Trigger auf Seiten Microsoft Dynamics CRM nur auf die Neuanlage eines Datensatzes ausgelegt sind, sind bislang die Möglichkeiten der Integration noch eingeschränkt. Wir gehen davon aus, dass an dieser Stelle kontinuierlich weitergearbeitet wird und werden die Plattform und die damit verbundenen Möglichkeiten im Auge behalten.
 
 

Integration durch Scribe Online

Scribe ist einer der führenden Anbieter von Datenintegrationslösungen. Gerade im Umfeld der CRM Systeme, wie Microsoft Dynamics CRM, war eine Integration mit ERP Systemen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Neu hinzu kommen nun auch die Marketing-Automatisierungssysteme, wie Hubspot. 
 
Die Cloud-Lösung Scribe Online liefert neben den zertifizierten Konnektoren zu Hubspot und Microsoft Dynamics CRM auch bereits 2 sogenannte StarterPack mit aus. Diese enthalten vordefinierte Feld-Mappings für eine Standard-Integration. Dies beschleunigt die Einführung der Integration enorm, da mit diesen Mappings ein Großteil der Anforderungen abgedeckt sind. Falls trotzdem Anpassungen gewünscht oder notwendig sind, ist diese Anpassung ohne Programmieraufwand intuitiv möglich. Auch kundenspezifische Anpassungen, sowohl in Hubspot als auch Microsoft Dynamics CRM, können so mit Scribe Online gemappt werden.
 
 

Fazit

Die Digitalisierung schreitet in Unternehmen immer weiter voran. Werkzeuge wie Hubspot oder Microsoft Dynamics CRM etablieren sich immer weiter und werden für Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU) immer interessanter und wertvoller. Als Cloud-Lösungen sind diese dann auch schnell von einzelnen Abteilungen eingeführt und werden erfolgreich genutzt. Die Kür für diese Unternehmen besteht nun darin, diese Systeme zu integrieren und somit den Nutzen für das eigene Unternehmen weiter zu steigern.
 

Marketing und Vertrieb gehören zusammen -
Microsoft Dynamics CRM und Hubspot werden
durch Scribe Online zu einer perfekten Kombination.

Wir helfen und beraten Ihnen gern dabei und freuen uns über Ihren Kontakt. :-)
 
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