Es gibt unzählige Zeitmanagementmethoden und Techniken, die wir anwenden können, um unsere Zeit zielgerichtet für das einzusetzen, was uns wichtig ist. Da das eigene Zeitmanagement ein wesentlicher Faktor sein kann, um die Ziele zu erreichen, erfolgreich zu sein und den Tag genau mit den Dingen zu füllen, die uns dahin bringen, wo wir sein möchten, ist das eigene Zeitmanagement auch und gerade im Businesskontext ein wichtiges Thema. Was hinter der Zeitmanagementmethode "Pomodoro-Technik" steckt und wie sie angewendet werden kann, um den Alltag fokussierter und entspannter zu bewältigen, erläutere ich in diesem Artikel.
Ich selbst wende die Technik nicht ständig an, aber immer genau dann, wenn meine Tage oder Wochen extrem voll sind und einfach mal mehr zu tun ist als sonst. Das ist zum Glück kein Dauerzustand, aber hin und wieder ist es einfach so, weil ich mir das so einplane. Und dann hilft mir genau diese Pomodoro-Technik.
Die Pomodoro-Technik
Erfunden wurde diese Zeitmanagementtechnik von Francesco Cirillo. Der Unternehmer und Software-Entwickler, der heute in Berlin lebt, war als Student oft frustriert: Sein Alltag war voll mit Kursen, Lernen und Klausuren. Dabei kam – zumindest für ihn gefühlt – wenig heraus. Er hatte ein Problem, dass Sie vielleicht auch kennen: Er war ständig beschäftigt, verzettelte sich und hatte das Gefühl, unproduktiv zu arbeiten. Irgendwann fragte er sich: „Wie kann ich mich wenigstens mal zehn Minuten auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren?“
Er probierte es mithilfe seiner Küchenuhr aus und stellte fest, dass selbst zehn Minuten Fokussierung schon schwer für ihn waren. Auf der anderen Seite kam er in diesen zehn Minuten zumindest ein kleines Stück voran. Er probierte herum, kam auf die ideale Arbeitsphase von 25 Minuten mit anschließender Pause und begann, seine Aufgaben in diese Zeiteinheiten von 25 Minuten aufzuteilen und seine Aufgaben entsprechend zu planen. Die 25 Minuten ergaben sich übrigens aus der Not heraus, dass sein Küchenwecker maximal 25 Minuten lief.
Er nannte diese Technik später die Pomodoro-Technik, denn seine Küchenuhr hatte zufälligerweise die Form einer Tomate, was im Italienischen Pomodoro heißt.
So funktioniert die Pomodoro-Technik
Cirillo unterteilt in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten – weil sich seine Tomaten-Uhr bis 25 Minuten einstellen ließ. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten und nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten.
So kann die Pomodoro-Technik umgesetzt werden
- Aufgaben schriftlich formulieren
- Kurzzeitwecker auf 25 Minuten einstellen
- Aufgaben so lange bearbeiten, bis der Wecker klingelt
- Eine kurze Pause von 5 Minuten einlegen
- Nach vier Pomodori-Einheiten sollte eine längere Pause von ca. 15 bis 20 Minuten eingelegt werden.
Wenn eine Einheit abgeschlossen wurde, kann diese auf der Planungsliste durchgestrichen werden. Allein das zu sehen, löst mehrfach ein Erfolgsgefühl aus. Beim Durchstreichen und auch, wenn man sich im Nachgang am Abend, am nächsten Morgen oder am Ende der Woche die Planungsliste ansieht.
Hier unterstützt die Pomodoro-Technik optimal
- Bei Aufgaben, die man nicht gern erledigt.
- Bei akuter Aufschieberitis
- Bei Aufgaben, die länger dauern und durch regelmäßige Pausen im Ergebnis noch besser werden.
- Bei größeren Aufgaben kann mit dieser Methode der Zwischenstand immer wieder überprüft werden und die Gefahr des Verrennens wird minimiert.
- Übersichtlicher Zeitrahmen motiviert dranzubleiben
Was braucht man für die Technik?
Im Prinzip nur Papier, Bleistift und eine Küchenuhr. Wahlweise ersetzbar durch das Smartphone, Tablet, den Rechner und entsprechende Apps oder Programme, mit denen die Zeit gestoppt werden kann.
Ich benutze für die Planung ganz oldschool meinen Planer, in dem ich meine ganze Woche inklusive Intentionen, Zielen et cetera plane. Das ist aber nur eine Möglichkeit von vielen. Welche Technik für die Planung genutzt wird, ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist, dass die Aufgaben geplant und visualisiert werden. Das hilft vor allem bei der Planung an sich, aber auch bei der Bearbeitung und der Nachverfolgung.
Welche Aufgaben können mit der Pomodoro-Technik angegangen werden?
Es kann so ziemlich jede Aufgabe mit der Pomodoro-Technik geplant werden!
Vermutlich haben sich diese 25-Minuten-Einheiten anfänglich daraus ergeben, dass diese Küchenuhr maximal 25 Minuten lief. Mittlerweile hat sich diese Einheit in der Praxis als optimal herausgestellt.
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie Sie an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen. Um an solche Arbeitseinheiten zu kommen, gibt es drei Möglichkeiten:
Wählen Sie eine Aufgabe, die genau in einer Einheit von 25 Minuten erledigt werden kann.
Es besteht die Möglichkeit, mehrere kleine Aufgaben (z. B. E-Mail-Eingang abarbeiten, Postbearbeitung, Ablage) in einer Arbeitseinheit zusammenzufassen,
oder es wird eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten unterteilt.
Hilfreich kann es sein das Parkinson-Prinzip im Hinterkopf zu haben: Aufgaben brauchen sehr oft genau so lange, wie man ihnen Zeit dafür gibt. So schaffe ich zum Beispiel unglaublich viel in meinem Haushalt in genau der halben Stunde, bevor Besuch kommt. Oder ich werde zum Superhelden im Erledigen von noch offenen Aufgaben einen halben Tag, bevor es in den Urlaub geht.
Meine Tipps, damit die Pomodoro-Technik wirklich funktioniert
- An Tagen oder Wochen, wo ich sie einsetze, schließe ich ein Commitment mit mir selbst, mich auch wirklich daran zu halten. Es ist also total wichtig, einen Vertrag mit sich selbst zu machen und sich ein Stück weit zu verpflichten.
- Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass man während der einzelnen Einheiten nicht gestört oder abgelenkt wird.
- Kommunizieren Sie diese Methode an die KollegInnen oder mit dem/r Chef/in, um in den Phasen auch nicht gestört zu werden.
- Belohnungen gezielt einsetzen, um den Spaß nicht zu verlieren und um wirklich
dranzubleiben: In der Gewöhnungsphase (und gern auch später) ist es hilfreich Belohnungen einzusetzen, wenn man sich konsequent an die Einheiten gehalten hat. Dabei ist es wichtig, sich nicht nur für das Erledigen der Aufgaben, sondern auch dafür zu belohnen, dass man drangeblieben ist. Das wird gerade in der Anfangsphase motivieren, denn es kann echt schwer sein, wenn man es nicht gewohnt ist.
Mein Fazit zur Pomodoro-Technik
Eine simple Technik, die sich leicht und ohne große technische Tools anwenden lässt und uns so sehr schnell konkrete Ergebnisse bringt.
Für mich persönlich keine Form des Zeitmanagements, mit dem ich täglich und ausschließlich arbeiten will. Denn die kurzen Zeiteinheiten lassen sich nicht immer in den Tag integrieren. Doch ich denke, auch dort sind wir frei, die Einheiten auch mal länger und kürzer zu wählen, je nachdem, wie es sich umsetzen lässt. Besonders gut gefällt mir, dass ich so automatisch mehr Pausen in meinem Tag nutze und abends gerade in stressigen Phasen entspannter ankomme.
Ein weiterer Blogartikel, um fokussiert zu arbeiten: Zeitmanagement Tipps – Für erfolgreiches, fokussiertes Arbeiten.
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