Eines der Hauptziele des Onboardings neuer Mitarbeiter ist es, diese dabei zu unterstützen, die sozialen und fachlichen Anforderungen ihres neuen Arbeitsumfelds auf eine einerseits möglichst systematische und effektive, dabei aber auch auf persönliche Art und Weise kennenzulernen. Die bewährten Onboarding-Methoden im persönlichen Kontakt können mitunter nicht für das Remote-Onboarding adaptiert werden. Welche Möglichkeiten für das Remote-Onboarding bestehen, lesen Sie in diesem Artikel.
Im folgenden Text wurde im Interesse einer besseren Lesbarkeit ausschließlich das generische Maskulinum verwendet. Die nachstehend gewählten männlichen Formulierungen gelten jedoch uneingeschränkt auch für die weiteren Geschlechter.
Bei einem persönlichen Start im Unternehmen können neue Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag ganz einfach Fragen im direkten Gespräch klären, Teammitglieder in natura treffen und so in den ersten Wochen ein Gefühl dafür bekommen, wie alle miteinander interagieren, wie die Unternehmenskultur sich anfühlt und wie alles funktioniert. Nicht zu vergessen: Sie lernen auch die Räumlichkeiten des neuen Arbeitgebers kennen und entwickeln einen Bezug dazu.
So kennen es wohl die allermeisten von uns. Doch im Verlauf der letzten Monate hat sich durch die COVID-19-Pandemie ein „New Normal“ eingestellt: Führungskräfte und die neuen Mitarbeiter starten vermehrt virtuell in die gemeinsame Arbeit. Das ist nicht unbedingt eine ideale Situation für die neuen Kollegen, es gibt jedoch Möglichkeiten, ein passendes Onboarding-Programm vorzubereiten, um Nachteile zu minimieren. Im Folgenden finden Sie einige Methoden, um Remote-Mitarbeiter abzuholen und gut in Ihre Unternehmenskultur und -prozesse zu integrieren.
Face-to-Face-Verbindungen schaffen
Aufgrund der COVID-19-Pandemie ist es zurzeit sehr unwahrscheinlich, dass Sie Ihre Remote-Mitarbeiter in der ersten Orientierungswoche persönlich in den Firmenräumen begrüßen können. Es ist jedoch dank moderner Collaboration-Tools wie z.B. Microsoft Teams sehr einfach, sich vom ersten Tag an mit den neuen Kollegen zu vernetzen und in eine gemeinsame Kommunikation einzusteigen.
Anstelle der realen Begegnung im Büro lernen sich alle im Video-Chat „live“ kennen – das ist vielleicht ungewohnt, doch auch auf diesem Weg kann man einen Eindruck von den neuen Kollegen gewinnen. Weiterhin kann mittels solcher Tools und ihrer vielfältigen und nützlichen Funktionen in Echtzeit gemeinsam an verschiedenen Projekten gearbeitet – und auch in solche eingearbeitet – werden.
Wir selbst nutzen Microsoft Teams als festen Bestandteil unseres täglichen Arbeitsalltags und es ist sehr hilfreich beim Kennenlernen und Einarbeiten neuer Kollegen. Bei uns ist das bereits mehrfach erprobt und in unserem Onboarding-Prozess nicht mehr wegzudenken.
Virtuelle Rundgänge durchführen
Es ist auch wichtig, dass virtuelle Mitarbeiter ein Gefühl dafür bekommen, wie Ihr Unternehmen tatsächlich aussieht und funktioniert – denn selbst wenn jetzt alle remote und im Homeoffice arbeiten, wird sich dies wahrscheinlich irgendwann wieder ändern.
Wenn Sie bereits Bilder oder Videos von Ihren Räumlichkeiten haben, können Sie digitale Touren für die neuen Mitarbeiter vorbereiten, die bereits einen ersten Eindruck vermitteln. Ein virtueller Rundgang durch das Büro, der einige Kollegen in Aktion zeigt, auch wenn es sich nicht um ein aktuelles Video handelt, kann dazu beitragen, sich zum einen der neuen Firma zugehörig und zum anderen im Homeoffice weniger isoliert zu fühlen.
Erwartungen klar kommunizieren
Kommunizieren Sie den neuen Mitarbeitern Ihre Erwartungen sehr deutlich, bevor sie mit der Arbeit beginnen, denn ein klares Bild der neuen Aufgaben ist die Grundlage für einen erfolgreichen Start.
Sie sollten überprüfen, ob neue Mitarbeiter ihre Aufgaben und die Systeme verstehen, die sie für ihre Arbeit verwenden und klar signalisieren, dass Sie jederzeit offen für Nachfragen sind. Dafür empfiehlt sich ein fester fachlicher Ansprechpartner, der alle Fragen aufnimmt und so dabei hilft, diese in die richtigen Kanäle zu leiten.
Sowohl Sie als auch die Remote-Mitarbeiter sollten sich über Unternehmenswerte, Teamziele und individuelle Ziele im Klaren sein und diese aktiv vermitteln. Die Definition von Meilensteinen kann beispielsweise auch eine gute Orientierung für beide Seiten bieten.
Stellen Sie den neuen Mitarbeitern eine Dokumentation Ihres Onboarding-Prozesses zur Verfügung, damit jederzeit darauf zurückgegriffen werden kann, um Antworten und Anleitungen zu erhalten.
Vertrauen schaffen
Remote-Arbeiten kann eine Herausforderung für all diejenigen sein, die an einen traditionellen gemeinsamen Arbeitsbereich gewöhnt sind. Es ist daher wichtig sicherzustellen, dass sich neue digitale Mitarbeiter willkommen und aufgehoben fühlen, um ihre Gedanken vertrauensvoll auszutauschen. Remote-Mitarbeiter, die sich mit Ihrem Unternehmen verbunden fühlen, arbeiten mit einer höheren Motivation. Eine Vertrauenskultur im Unternehmen schafft dafür besonders gute Voraussetzungen.
Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter ein funktionaler Teil des Teams werden. Wenn sie sich anderen Teammitgliedern vorstellen und sich an sie wenden, um Hilfe zu erhalten, werden Beziehungen aufgebaut, die für die Zufriedenheit, Motivation und Leistung am Arbeitsplatz wichtig sind. Verbinden Sie neue Mitarbeiter mit erfahrenen Teammitgliedern, um die Unternehmensziele und -werte besser zu verstehen.
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Onboarding-Prozess evaluieren und verfeinern
Für jeden neuen Prozess, den Sie implementieren, sollten Sie dessen Auswirkungen und Ergebnisse überprüfen. Dokumentieren und bewerten Sie, wie bestehende und neue Mitarbeiter auf den Onboarding-Prozess reagieren. Finden Sie heraus, was für die Einbindung von Remote-Mitarbeitern am besten geeignet ist, indem Sie diejenigen konsultieren, die diese Erfahrung bereits gemacht haben.
Fragen Sie sie nach dem Mehrwert, den Ihre Onboarding-Strategie mittel- und langfristig für sie hatte. Indem Sie den Onboarding-Prozess ständig evaluieren und verbessern, können Sie Ihren Remote-Mitarbeitern helfen, sich gut auf ihre neuen Rollen einzustellen und sich auf zukünftige Einstellungen immer besser vorbereiten.
Fazit
Das Onboarding neuer Remote-Mitarbeiter ist eine besondere Herausforderung, die sich mit einem eigens geschaffenen Onboarding-Prozess gut bewältigen lässt. Mit der richtigen Technik und einem Team, das darauf eingestellt ist, schaffen Sie einen Rahmen, in dem sich Remote-Mitarbeiter willkommen fühlen und der das nötige Vertrauen für den Aufbau guter Beziehungen bietet.
Die kontinuierliche Evaluation und Verbesserung des Onboarding-Prozesses sorgen dafür, dass Remote-Einarbeitungsphasen bald genauso routiniert vonstattengehen wie traditionelle und dass aus Herausforderungen Chancen werden.
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