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Zeitmanagement Tipps – Für erfolgreiches, fokussiertes Arbeiten.

Zeitmanagement Tipps – Für erfolgreiches, fokussiertes Arbeiten.(Bildquelle: Pixabay)

Könnte Ihr Tag auch gerne mal 48 Stunden haben? Haben Sie am Ende des Tages den Eindruck, nichts geschafft zu haben und niemandem so richtig gerecht worden zu sein?

Ein gutes Zeitmanagement kann Ihnen dabei helfen, leichter durch den Tag und das Leben zu gehen und die Dinge zu erledigen, die Sie tun möchten – und vielleicht auch festzustellen, welche Dinge Sie nicht mehr tun wollen. Denn Zeitmanagement hat viel mit Selbstmanagement zu tun.

 

In diesem Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über sechs Methoden, die Ihnen helfen können, Ihre Zeit gut einzuteilen, gezielt einzusetzen und Ihre Ziele zu erreichen. Das Schöne dabei: Sie können diese Methoden nutzen, um Ihr Business besser zu strukturieren, aber auch wunderbar für Ihr Privatleben, um genau die Dinge zu tun, die Sie auch wirklich tun möchten.

Sehen Sie nachfolgenden Methoden bitte als Zeitmanagement-Tipps an: Finden Sie mit diesen Tipps die für Sie passenden Methoden, um Ihre wichtigen Aufgaben herauszuarbeiten, sich zu fokussieren, Stress zu reduzieren und Ihre Erfolge zu steigern.

 

1. Planung als perfekte Basis:

Den nächsten Tag, die nächste Woche oder auch den nächsten Monat zu planen hilft Ihnen, mehr Struktur und einen stärkeren Fokus zu erlangen. Der Planungszeitraum kann dabei sehr individuell sein und z. B. als Tages-, Wochen-, Monats- und/oder Jahresplanung erfolgen. 

Eine Wochenplanung hilft Ihnen beispielsweise dabei, die kommende Woche zu strukturieren, die wesentlichen To-dos zu identifizieren und einen klaren Wochenfokus herauszuarbeiten. Dabei geht es nicht darum, minutiös alles aufzuschreiben, sondern um eine klare Struktur der wesentlichen To-dos. Nach Belieben kann die Woche/der Tag auch in unterschiedliche Bereiche, wie Beruf, Treffen mit Anderen und Privates, eingeteilt werden, um dann in den drei Bereichen Prioritäten zu setzen.

Wichtig ist auch, die Planung zu dokumentieren und damit jederzeit auf diese zugreifen zu können. Dabei ist es erst einmal egal, ob Sie ein Journal, eine digitale To-do-Liste oder ähnliches verwenden – das Wichtigste ist, ein Medium zu finden, mit dem Sie sich gut selbst organisieren können und auf das Sie einen dauerhaften Zugriff haben.

 

2. Die Eisenhower-Matrix

Mithilfe des Eisenhower-Prinzips kategorisieren Sie Ihre Aufgaben, identifizieren die wichtigen Dinge und setzen die richtigen Prioritäten. Zudem hilft es Ihnen beim Delegieren von Aufgaben. Bevor Sie Ihre Aufgaben in Kategorien einteilen, schreiben Sie sich am Anfang bitte einmal auf, was Sie alles an Tätigkeiten ausführen. Diese übertragen Sie anschließend in die Eisenhower-Matrix:

Zeichnen Sie sich einen Quadranten (vier Kästchen) auf. Über das linke obere Kästchen schreiben Sie „nicht wichtig“, über das rechte „wichtig“. An den linken Rand schreiben Sie neben das untere Kästchen „nicht dringend“ und neben das obere „dringend“. Ordnen Sie nun Ihre Aufgaben in diese Quadranten ein.

 

Die Eisenhower-Matrix

(Bildquelle: infinitas GmbH) 

 

Welche Ihrer Aufgaben sind:

  • wichtig und dringend
  • wichtig, aber nicht dringend
  • unwichtig, aber dringend
  • unwichtig und nicht dringend


Der zweite Schritt schafft ganz viel Klarheit und Raum:

  • Alle Aufgaben aus dem Quadranten wichtig und dringend sollten Sie sofort erledigen.
  • Für alle Aufgaben aus dem Quadranten wichtig, aber nicht dringend sollten Sie einen Termin zur Erledigung festlegen.
  • Alle Aufgaben aus dem Quadranten unwichtig, aber dringend sollten Sie delegieren. 
  • Alles, was in dem Quadranten unwichtig und nicht dringend gelandet ist, sollten Sie löschen.

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Mir persönlich hat diese Liste aller meiner Aufgaben die Augen geöffnet: Es ist nicht zu schaffen. Unser Gehirn erinnert sich besser an unerledigte Dinge, als an alles, was wir geschafft haben. Und dann gehen wir abends mit dem Gefühl ins Bett, nicht alles geschafft zu haben, selbst wenn es gar nicht zu schaffen war. Je mehr Aufgaben, die nicht erledigt sind, oder offene To-dos, über die wir nachdenken, desto unzufriedener werden wir mit uns und unserem Zeitmanagement.

Deshalb mein Tipp: Räumen Sie einmal auf und verschaffen Sie sich einen Überblick.

 

3. Bündelung von Aufgaben

Diese Methode hat enormes Potenzial, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren und effektiv zu arbeiten. Clustern Sie ähnliche Aufgaben und arbeiten Sie diese gebündelt ab.

Beispielsweise könnten Sie Ihre E-Mails in festgelegten Zeitblöcken abarbeiten. Denn mit einem Workflow für eine bestimmte Aufgabenkategorie arbeiten Sie wesentlich produktiver und effektiver. Mit der Zeit werden Sie deutlich schneller, weil Sie nicht ständig zwischen Aufgaben wechseln: Sie sind in der Thematik, bleiben konzentriert und arbeiten bestimmte (wiederkehrende) Schritte einfach ab. Schauen Sie also nun, welche Aufgaben Sie bündeln können und weisen Sie diesen Aufgaben feste Terminblöcke zu.

 

4. Das Pareto-Prinzip

Der Namensgeber Vilfredo Pareto fand heraus, dass 80 % der Resultate aus 20 % der Ursachen abgeleitet werden. Dieses Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel.

Zur Verdeutlichung führe ich hier ein paar Beispiele auf: Im beruflichen Kontext heißt das beispielsweise, dass man mit 20 % seiner Kunden 80 % seines Umsatzes macht. Und auf das Privatleben angewandt bedeutet es zum Beispiel, dass ich 20 % meiner Kleidung circa 80 % meiner Zeit trage und 80 % der Funktionen meines Mobiltelefons nutze ich nicht. Übertragen auf das Leben heißt dies, dass ungefähr 20 % Ihrer Anstrengungen für 80 % Ihres persönlichen Erfolgs verantwortlich sind. Kurz gesagt: Weniger ist mehr!

Fokussieren Sie sich auf die Aufgaben und Prozesse, die Ihnen die besten Ergebnisse bringen. Der Aufwand, den Sie betreiben müssten, um auf 100 % zu kommen, ist unverhältnismäßig groß – verabschieden Sie sich an dieser Stelle also bitte von Ihrem Perfektionismus.

 

5. Eat That Frog

In seinem Buch Eat that Frog erklärt Brian Tracy, dass alles viel leichter von der Hand geht, wenn man morgens bereits die fetteste Kröte schluckt – also eine unliebsame Aufgabe zuerst erledigt. 

Es gibt zahlreiche Gründe, warum wir mit einer Aufgabe nicht beginnen, eine Entscheidung vor uns herschieben oder Ausreden erfinden, um etwas nicht tun zu müssen. Wenn Sie sich darin wiederfinden, empfehle ich Ihnen an dieser Stelle diese Podcast-Folge, dort wird im Detail auf die Methode eingegangen. Ich persönlich wende diese Methode sehr regelmäßig an und empfinde es als riesigen Motivationsschub, wenn ich bereits am Morgen einen Erfolg verbuchen kann und sogar etwas getan habe, was ich eigentlich viel lieber aufschieben würde.

 

6. Einfach machen

Sollte, könnte, würde, hätte ... – machen! Einfach mal machen und starten, bevor man zu 100 % bereit ist und ausgeschlossen hat, dass irgendwelche Fehler passieren könnten. 

Fehler sind nicht nur erlaubt, sie sind erwünscht. Nur so machen wir Erfahrungen, lernen dazu und wachsen. Wie viel Zeit vertrödelt man aus Angst vor Fehlern? Und wie weit wäre man, wenn man frühzeitig einfach mal angefangen hätte? Das Schöne ist, dass wir auch im Scheitern oder auf Umwegen an unser Ziel kommen. Und wer weiß, was wir auf diesen Ehrenrunden erfahren, wem wir begegnen und zu was wir am Ende fähig sind. Also: Trauen Sie sich, anzufangen.

Denn immer daran denken "Done is better than perfect!" (Sheryl Sandberg (CEO bei Facebook))

 

Mein Fazit:


Diese sechs Zeitmanagementmethoden helfen Ihnen, Ihre Zeit gezielt einzuteilen, effektiver zu arbeiten und damit zeitlichen Raum für Themen zu schaffen, mit denen Sie sich sonst, aufgrund von fehlender Zeit nicht bzw. nicht ausreichend beschäftigen können.

Im Alltag bleiben viele Dinge liegen, bei denen es eigentlich sehr wichtig wäre, diese zu bearbeiten. Doch leider passiert es immer wieder, dass scheinbar wichtigere Aufgaben zu erledigen sind, weshalb wir uns dann auch viel zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben nehmen. 

 

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