Der Vertrieb und das Marketing haben unterschiedliche Anforderungen an ein Software-Tool. Dies ist auch verständlich – schließlich unterscheiden sich die Aufgabenbereiche der beiden Abteilungen voneinander. Doch auch wenn unterschiedliche Aufgaben vorhanden sind, die Anforderungen voneinander abweichen und dadurch unterschiedliche Software-Tools angewandt werden, ist eine Zusammenarbeit der beiden Abteilungen ein Schlüsselfaktor für ein optimales Kundenbeziehungsmanagement.
Gerade in der heutigen Zeit, wo Inbound-Marketing, OmniChannel-Lösungen und neuartige Anforderungen der Kunden das gesamte Team vor neue Herausforderungen stellen kann, ist es wichtig, vor allem den Datenaustausch zu systematisieren. Nur dann sind vollständige Auswertungen und Analysen möglich. Diese wiederum ermöglichen es, Maßnahmen und Strategien abzuleiten, um auf die neuen Anforderungen einzugehen.
Integrationsplattformen ermöglichen einen Datenaustausch
Neben dem Austausch der Mitarbeiter, um Informationen weiterzugeben oder Thematiken zu besprechen, ist ein Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Softwarelösungen erforderlich, um Transparenz zu schaffen, Ressourcen zu schonen und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Bei dem Einsatz einer All-in-One-Lösung wie Dynamics 365 Sales und Marketing wird der Datenaustausch sichergestellt und es bedarf keiner weiteren Integration. Nutzt das Marketing allerdings eine andere Softwarelösung (z.B. den Marketing Hub von HubSpot) als das im Vertrieb eingesetzte CRM-System (z.B. Microsoft Dynamics CRM), ist eine Integration erforderlich.
Spezielle Integrationsplattformen ermöglichen die Synchronisation von Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen, Systemen und Technologien unabhängig davon, ob diese lokal (On-Premises) installiert oder auf einer Cloud-Plattform gehostet werden.
Einige Anbieter von CRM-Lösungen bieten auch direkt die passenden Tools, um andere Softwarelösungen zu integrieren. HubSpot ist beispielsweise einer dieser Anbieter und bietet mit dem Operations Hub ein Integrations-Tool an. Microsoft dagegen bietet mit PowerAutomate die Möglichkeit mithilfe von Standard-Connectoren unterschiedliche Applikation miteinander zu verbinden.
Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM) und HubSpot Marketing Hub integrieren
Wir setzen den Operations Hub für den uni- sowie bidirektionalen Abgleich der Kundendaten von Microsoft Dynamics 365 CRM und HubSpot Marketing Hub ein.
Im November 2019 hat HubSpot den iPaaS-Lösungs-Anbieter Piesynch gekauft und nun vollständig in sein Unternehmen integriert. iPaaS steht für "Integration Platform as a Service" und ist eine cloud-basierte Plattform, um verschiedene Anwendungen zu verknüpfen. Mithilfe dieser iPaaS-Lösung wird ein ständiger
bidirektionaler Abgleich der aktuellen und historischen Kundendaten zwischen Microsoft Dynamics 365 CRM und HubSpot ermöglicht.
Durch die nahtlose Integration wird die Datenaktualität und eine ganzheitliche Darstellung der Kundendaten gewährleistet.
Der Marketing Hub von HubSpot wird von den Mitarbeitern der Marketingabteilung eines Unternehmens angewandt. Mithilfe dieser Software werden Maßnahmen umgesetzt, um über eine erfolgreiche Inbound-Marketing-Strategie potenzielle Kunden anzusprechen und die Bestandskunden über interessante Neuigkeiten oder Angebote zu informieren.
Potenzielle Kunden/Interessenten werden in HubSpot als Lead und Kontakt gespeichert und erst ab einem definierten Punkt als SQL (Sales Qualified Lead) an den Vertrieb übergeben. Der Vertrieb wiederum nutzt die CRM-Software für die Datenerfassung aller Aktivitäten rund um Neu- und Bestandskunden.
Mithilfe des HubSpot Operations Hub werden die Kontaktdaten zwischen HubSpot und Microsoft Dynamics 365 übermittelt und dort gemäß dem definierten Mapping angelegt oder aktualisiert.
Bi- und/oder unidirektionale Synchronisation
HubSpot bietet die Möglichkeit einer bi- und/oder unidirektionalen Datenübertragung.
Eine bi-direktionale Synchronisation bedeutet, dass eine Datenübertragung in beide Richtungen stattfindet. Das Gegenteil dazu ist eine uni-direktionale Datenübertragung. Diese überträgt die Daten nur in eine Richtung.
Mithilfe des Operations Hub werden die Daten normalerweise wie folgt synchronisiert:
Microsoft Dynamics 365 ↔ HubSpot
Bi-direktional werden die Standardfelder der Entitäten Firmen und Kontakte synchronisiert.
Microsoft Dynamics 365 → HubSpot
Uni-direktionale Synchronisation
- Opt-Out Status
- Option Sets zu HubSpot Dropdowns
- Microsoft Dynamics Besitzer zu HubSpot Besitzern (hier geht es um die Datensatzbesitzer)
HubSpot ← Microsoft Dynamics 365
Uni-direktionale Synchronisation
- benutzerdefinierte Synchronisation der Leads
- je nach Definition werden Kontakte in Dynamics 365 als Leads neu angelegt
Selbstverständlich können zusätzlich ein benutzerdefiniertes Feld-Mapping erstellt und weitere Synchronisationsregeln definiert werden.
Außerdem kann mithilfe eines iFrame der HubSpot-Aktivitätenfeed in Microsoft Dynamics 365 dargestellt werden, wodurch dem Vertrieb alle Marketingaktivitäten rund um den Kunden dargestellt werden.
Und was ist mit den Auswertungen?
Nachdem die Integration erfolgreich administriert wurde und die Synchronisation der Daten einwandfrei stattfindet, stellt sich noch die Frage, wie die Daten aus den beiden Systemen für Auswertungen und Analysen genutzt werden können.
Dafür bietet Microsoft das passende Tool Power BI an. Power BI ermöglicht, Daten aus Microsoft Dynamics 365, HubSpot und weiteren Tools aufzurufen, zu analysieren und in entsprechenden Dashboards darzustellen.
Somit muss auch hier auf nichts verzichtet werden, wenn unterschiedliche Software-Lösungen zum Einsatz kommen.
Mein Fazit
Ich bevorzuge den Einsatz einer All-in-One-Lösung, die von Microsoft und auch von HubSpot angeboten wird. Allerdings weiß ich aus Erfahrung, dass aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen oftmals eine All-in-One-Lösung eben nicht alle Anforderungen abdeckt und dann der Einsatz von unterschiedlichen Anwendungen erforderlich ist. Dafür ist die Nutzung einer Integrationsplattform optimal, um auch in dem Fall einen 360°-Überblick zu erhalten.
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