In diesem Blog-Artikel zeigen wir Dir, wie Du Dynamics 365 Sales (CRM) mit Microsoft SharePoint integrierst, sodass Du die Dokumente von Dynamics 365 Sales aus in Microsoft SharePoint speichern können.
In der täglichen Arbeit mit den CRM-Lösungen kommt es vor, dass Du Dokumente zu einem bestimmten Datensatz im Dynamics 365 Sales zuordnen (als Anhang zu Notizen) und speichern willst.
Der zur Verfügung stehende Speicherplatz im Dataverse kann aber durch die Speicherung von Dateien stark belastet werden. Du hast die Möglichkeit, Dynamics 365 Sales (CRM) so zu konfigurieren, dass SharePoint zum Speichern von Dokumenten verwendet wird. Wie das geht, siehst Du hier:
Im ersten Schritt navigierst Du zu Einstellung -> Dokumentenverwaltung und wählen auf dieser Seite „Serverbasierte SharePoint-Integration konfigurieren“ aus.
Gib an, ob Du SharePoint Online oder On-Premise verwendest.
Gib die URL Deiner SharePoint-Site an und klicke auf „Weiter“. Hier ist zu beachten, dass Dein SharePoint sich in demselben Office 365-Mandanten wie Dein Dynamics 365-Organisation befinden muss.
Nun wird überprüft, ob die angegebene URL gültig ist und ob das SharePoint in demselben Office 365-Mandanten wie Dein Dynamics 365-Organisation ist. Nach der Aktivierung von der serverbasierten SharePoint-Integration klicke auf „Fertig stellen“ und schließe die Seite.
Sobald Du die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert hast, musst Du als letzten Schritt die Entitäten, für die Du die Integration verwenden willst, auswählen. Navigiere dazu wieder zu Einstellung -> Dokumentenverwaltung und klicke auf "Dokumentenverwaltungseinstellungen".
Nun erscheint auf die ausgewählten Entitäten ein neuer Abschnitt namens "Dokumente". Hier kannst Du neue Dokumente erstellen oder Dokumente hochladen. Sobald Du ein Dokument hochlädst, wird automatisch ein Ordner mit dem folgenden Format erstellt: Primäres Feld _ GUID vom Datensatz. Du kannst im CRM den Pfad Deiner hochgeladenen Datei ansehen und direkt den Speicherort öffnen.
Abschließend haben wir Dir noch die Kernvorteile der Microsoft SharePoint-Integration mit Ihrem Dynamics 365 Sales zusammengefasst:
- SharePoint bietet mehr Speicherplatz als Dynamics CRM, wodurch Du zusätzliche Lizenzkosten sparst.
- So kannst Du auch Nicht-CRM-Nutzern einen direkten Zugriff auf die Dokumente verschaffen, indem Du Ihnen die benötigten Berechtigungen erteilst.
- Verbessertes Dokumentenmanagement: alle Dokumente werden an einem bestimmten Ort gespeichert.
- Du kannst Dateien, die größer als 5 MB sind, hochladen.
- Die Erweiterung des Speichers für Online-Instanzen ist sehr viel teurer als der SharePoint-Speicherplatz.
Die Microsoft SharePoint-Integration bietet für Dich viele verschiedene Vorteile und erleichtert Dir und Deinem Team das Arbeiten mit Dynamics 365 Sales (CRM).
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