Volle Pipeline. Unsicherer Forecast. Wo fehlt die Transparenz?

Deine Pipeline ist voll. Dein Team arbeitet hart und trotzdem fehlt Dir die Sicherheit im Forecast. Im Vertriebsmeeting diskutiert Ihr Woche für Woche über dieselben Deals. Alle wirken „irgendwie vielversprechend“. Also werden sie weiterbearbeitet. Parallel. Halbherzig. Ohne klare Priorität.

Das Problem im Vertrieb ist selten fehlender Einsatz. Das Problem ist fehlende Transparenz. Welche Kunden tragen wirklich zum Umsatz bei? Welche Deals sind tragfähig und welche blockieren nur Zeit? Welche Aktivitäten zahlen tatsächlich auf Abschlüsse ein? Solange diese Fragen nicht datenbasiert beantwortet werden, bleibt Priorisierung Bauchgefühl. Und Bauchgefühl skaliert nicht. Vor allem nicht in wachsenden Vertriebsteams.

(Bildquelle: Canva)

Genau hier setzt ein Prinzip an, das viele kennen – aber nur wenige konsequent anwenden: das Pareto-Prinzip.

Woher kommt das Pareto-Prinzip?

Vilfredo Pareto war ein italienischer Soziologe, der bereits 1897 herausfand, dass 80 % des Besitzes in Italien auf nur 20 % der Bevölkerung verteilt waren. Er forschte weiter und stellte fest, dass dieses Verhältnis in vielen Bereichen auftaucht.

„80 % der Resultate werden aus 20 % der Ursachen abgeleitet."

(Vilfredo Pareto)

Dieses Zahlenverhältnis ist seitdem als 80/20-Regel bekannt. Und auch wenn die Verteilung nicht immer exakt 80 zu 20 ist, bleibt die Kernaussage bestehen: Ein kleiner Teil der Ursachen ist für den Großteil der Ergebnisse verantwortlich.

Was hat das mit Deinem Vertrieb zu tun?

Vielen begegnet das Pareto-Prinzip zum ersten Mal irgendwo in der Ausbildung oder im Studium, verpackt in einer trockenen Unterrichtseinheit über Priorisierung und Ressourcenplanung. Zu dieser Zeit wirkt das Ganze eher theoretisch. Erst im Vertriebsalltag wird klar, wie kraftvoll dieses Prinzip wirklich ist, wenn man es konsequent anwendet.

Denn auch im Vertrieb gilt in den meisten Unternehmen:

• 20 % der Kunden sorgen für 80 % des Umsatzes.

• 20 % der Vertriebsaktivitäten führen zu 80 % der Abschlüsse.

• 20 % der Leads haben 80 % des Potenzials.

Die entscheidende Frage ist: Weißt Du, welche 20 % das bei Dir sind? Und arbeitet Dein Team auch wirklich an diesen Prioritäten?

Und noch wichtiger: Ist diese Priorisierung im Team klar definiert und systemisch verankert oder hängt sie vom Bauchgefühl einzelner Personen ab? Ohne klare Steuerung entsteht keine Transparenz, sondern Diskussion.

Genau hier kommt Dynamics 365 Sales ins Spiel.

Deine Top-Kunden sichtbar machen mit Dynamics 365 Sales

Viele Vertriebsteams haben ein Bauchgefühl dafür, welche Kunden wichtig sind. Aber Bauchgefühl skaliert nicht. Dynamics 365 Sales gibt Dir die Datenbasis, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

So kannst Du das konkret umsetzen:

• Umsatzdaten je Kunde auswerten: Über die Verkaufschancen und Aufträge in Dynamics 365 Sales kannst Du schnell erkennen, welche Kunden den größten Umsatzbeitrag leisten. Sortiere Deine Firmenliste nach abgeschlossenem Umsatz und Du siehst sofort, wo Deine Top 20 % liegen.

• Kunden segmentieren: Nutze benutzerdefinierte Felder oder Kategorien, um Deine Kunden in A-, B- und C-Kategorien einzuteilen. So weiß jeder im Team auf einen Blick, welche Accounts Priorität haben.

• Dashboards nutzen: Erstelle ein persönliches Dashboard, das Dir Deine umsatzstärksten Kunden, offene Verkaufschancen und anstehende Aktivitäten auf einen Blick zeigt. So startest Du jeden Tag mit Fokus auf die richtigen 20 %.

Verkaufschancen priorisieren statt alles gleichzeitig bearbeiten

Ein häufiges Problem im Vertrieb: Alle Verkaufschancen werden gleich behandelt. Egal ob es sich um einen Kleinstauftrag oder einen potenziellen Key Account handelt, der Aufwand ist oft der gleiche. Das ist ineffizient.

In Dynamics 365 Sales kannst Du Verkaufschancen mit einem geschätzten Umsatz, einer Abschlusswahrscheinlichkeit und einem erwarteten Abschlussdatum versehen. Kombiniert ergeben diese drei Felder ein klares Bild davon, welche Deals jetzt Deine Aufmerksamkeit verdienen.

Praktische Tipps:

• Nutze die Ansicht „Meine Verkaufschancen" und sortiere nach Umsatzpotenzial. Die wertvollsten Deals landen automatisch oben.

• Setze die Abschlusswahrscheinlichkeit konsequent und realistisch. Dynamics 365 Sales zeigt Dir darauf basierend den gewichteten Umsatz, ein ehrlicheres Bild Deiner Pipeline.

• Überprüfe Deine Pipeline einmal pro Woche: Welche Verkaufschancen haben sich nicht bewegt? Manchmal ist das beste Zeitmanagement, einen Deal zu schließen oder zu verlieren, statt ihn endlos zu pflegen.

Copilot im Vertrieb: Die 20 % noch schneller erkennen

Microsoft Copilot in Dynamics 365 Sales unterstützt Dich dabei, noch schneller die richtigen Prioritäten zu setzen. Copilot analysiert Deine Aktivitäten, Kommunikation und Verkaufschancen und gibt Dir direkte Hinweise, wo Handlungsbedarf besteht.

Was Copilot konkret für Dich tut:

• Zusammenfassungen von Verkaufschancen: Bevor Du in ein Kundengespräch gehst, fasst Copilot den aktuellen Stand, letzte E-Mails und offene Aufgaben für Dich zusammen. Das spart Zeit und hält Dich auf dem neuesten Stand.

• Priorisierungshinweise: Copilot erkennt, bei welchen Deals lange keine Aktivität stattgefunden hat, und macht Dich proaktiv darauf aufmerksam.

• E-Mail-Entwürfe: Statt für jeden Kunden eine individuelle Nachricht zu formulieren, schlägt Copilot passende Texte vor, die Du nur noch anpassen musst.

Das Ergebnis: Weniger Zeit mit Verwaltung, mehr Zeit mit den Kunden, die wirklich zählen.

Fazit: Fokus schlägt Aktionismus

Das Pareto-Prinzip ist kein abstraktes Konzept aus dem Lehrbuch. Es ist eine handfeste Strategie, um im Vertriebsalltag Prioritäten zu setzen und Energie dorthin zu lenken, wo sie den größten Effekt hat.

Dynamics 365 Sales liefert Dir genau die Transparenz, die Du dafür brauchst. Welche Kunden bringen den meisten Umsatz? Welche Deals haben das größte Potenzial? Welche Aktivitäten zahlen wirklich auf den Abschluss ein? Wer diese Fragen beantworten kann, arbeitet effektiver, steuert sein Team gezielter und erreicht seine Ziele schneller.

Weniger Aktionismus, mehr Fokus. Das ist effektives Vertriebsmanagement.

Bereit, Deinen Vertrieb mit Dynamics 365 Sales auf Kurs zu bringen?

In unserem Webinar zeigen wir Dir, wie Du Dynamics 365 Sales in der Praxis einsetzt, Prioritäten systemisch steuerst und Dein Team fokussiert aufstellst.

Jetzt zum Webinar anmelden.