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Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.

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(Bildquelle: Pixabay)

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie viel Zeit sparen können, in dem Sie mittels einer E-Mail-Konfiguration ein Microsoft Dynamics 365 CRM und einen E-Mail Server synchronisieren. E-Mails können so direkt über das CRM an Kunden verschicken werden.

Welche Vorteile hat man davon?

Durch die Synchronisation von Microsoft Dynamics 365 CRM und einem E-Mail Server ist man in der Lage, an alle Kunden parallel E-Mails zu versenden ohne jegliche Zeitverluste. Außerdem hat man die Möglichkeit, alle Abläufe und Geschehnisse zu dokumentieren und verfolgen.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, das CRM mit einem beliebigen E-Mail Server zu synchronisieren:

  1. Serverseitige Synchronisation
  2. E-Mail Router
  3. Outlook Client „CRM für Outlook“

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.

(Bildquelle: infinitas GmbH)

*Beide Server kann man über „Serverseitige Synchronisation“ und „E-Mail Router“ synchronisieren. 

Fordern Sie hier Support für Ihr Microsoft Dynamics 365 an ».

 

Serverseitige Synchronisation

Die serverseitige Synchronisation ist ein von Microsoft bereitgestelter Dienst. Dieser Dienst sorgt für den Datenaustausch.

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH) 

E-Mail Router

Dies ist eine Schnittstelle zwischen zwei Servern, die man selbst installiert. Der Router sorgt für einen regelmäßigen Datenaustausch zwischen den Servern.

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)
 

Outlook Client „CRM für Outlook“

Beim Microsoft CRM für Outlook wird ein Client benutzt, den man in das Outlook E-Mail Konto des CRM integriert. Dies ermöglicht den Zugriff auf dieselben Daten. Außerdem werden die Termine, Aufgaben und Kontakte vom CRM und des Outlookkonto synchronisiert. 

Hier kann man jedoch nur einen Client benutzen und nur E-Mails über den Outlook Benutzernamen verschicken.

 

 

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH) 

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.

(Bildquelle: infinitas GmbH)

E-Mail Serverprofil erstellen:

- Einstellung > E-Mail Konfiguration > E-Mail Serverprofile > Neu (POP3/SMTP Server)

Jetzt geben Sie die folgende Details an:

Name: Namen für den Server eingeben

Serverstandort für eingehende E-Mails: pop.gmail.com

Serverstandort für ausgehende E-Mails: smtp.gmail.com

Authentifizieren mit: Von einem Benutzer oder einer Warteschlange angegebene Anmeldeinformationen

Gleiche Einstellung für Ausgang: Ja

Eingehende Port: 995

Ausgehende Port: 587

Minimale Abrufhäufigkeit in Minuten: 5

Minimale Abrufhäufigkeit in Minuten: 1

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Konfigurieren der Standardmäßigen E-Mail-Verarbeitung und -Synchronisierung:

- Einstellung > E-Mail-Konfiguration > E-Mail-Konfigurationseinstellung

Serverprofil: Das Profil, das Sie im obigen Abschnitt erstellt haben

Eingehende E-Mail-Nachrichten: Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail-Router 

Ausgehende E-Mail-Nachrichten: Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail-Router

Termine, Kontakte und Aufgaben: Microsoft Dynamics 365 für Outlook


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Konfigurieren von Postfächern:

- Einstellung > E-Mail-Konfiguration > Postfächer > Aktive Postfächer > Klicken Sie auf ein Postfach > Bearbeiten

Name: Sie können hier ein Name aussuchen

Verwendung der Anmeldeinformationen für die E-Mail-Verarbeitung zulassen: Ja

Serverprofil: Das Profil, das Sie im ersten Abschnitt erstellt haben

Eingehende E-Mail-Nachrichten: Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail-Router

Ausgehende E-Mail-Nachrichten: Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail-Router

Termine, Kontakte und Aufgaben: Microsoft Dynamics 365 für Outlook

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E-Mail genehmigen & Testen der Konfiguration von Postfächern:

- Einstellung > E-Mail-Konfiguration > Postfächer > Klicken Sie auf ein Postfach > Postfächer testen und aktivieren > E-Mail genehmigen > Postfächer testen und aktivieren

(Bildquelle: infinitas GmbH) 

 

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.

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Postfach erstellen

- Einstellung > E-Mail-Konfiguration > Postfächer > Aktive Postfächer > Klicken Sie auf ein Postfach > Bearbeiten 

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)

E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse eingeben (falls nicht vorhanden)

Benutzername & Kennwort: Die Benutzername und Kennwort von der jeweiligen E-Mail-Adresse

Eingehende E-Mail Nachrichten: Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail Router

Ausgehende E-Mail Nachrichten: Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail Router

Termin, Kontakte und Aufgaben: Microsoft Dynamics 365 für Outlook

Speichern und schließen

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)

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Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden.(Bildquelle: infinitas GmbH)

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Serverprofil erstellen (falls nicht vorhanden)

- Einstellung > E-Mail-Konfiguration > Serverprofile > Neu (Exchange Online).

Wie Sie mittels E-Mail-Konfiguration CRM und E-Mail Server verbinden. (Bildquelle: infinitas GmbH)

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a) Namen für den Server eingeben z.B. „Microsoft Exchange“ und speichern.

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b) Allgemein> Postfächer öffnen> Vorhandenes Postfach hinzufügen.

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c) Vorhin erstelltes Postfach auswählen und hinzufügen.

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d) E-Mail genehmigen.

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e) Speichern.

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Postfach testen und aktivieren

- Einstellung > E-Mail Konfiguration > E-Mail Serverprofile > Server wählen > auf „Postfächer testen und aktivieren“ klicken.

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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung und freuen uns über Ihr persönliches Feedback per Mail oder über Ihren Kommentar unter diesem Beitrag. 

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