Event Management mit Dynamics 365 Customer Insights

In einer Zeit, in der digitale Touchpoints immer wichtiger werden und klassische Kommunikationswege an Wirkung verlieren, gewinnen Events als persönliche, erlebbare Form des Marketings an Bedeutung. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Teilnehmenden: Sie wünschen sich passgenaue Inhalte, nahtlose Abläufe und echte Relevanz. Damit wird das Event Management komplexer – und zugleich strategisch relevanter denn je.

(Bildquelle: Canva)

Warum Event Management heute neu gedacht werden muss

Die Bedeutung von Events in einer digitalen Marketingwelt

Events sind mehr als nur Veranstaltungen. Ob großes Branchenevent, exklusives Kundendinner oder interaktives Webinar – sie bieten Unternehmen eine Bühne, um echte Erlebnisse zu schaffen, die im Gedächtnis bleiben. In Zeiten von Informationsflut und sinkender Aufmerksamkeitsspanne ist das persönliche oder virtuelle Erlebnis ein starkes Mittel, um Kundenbeziehungen aufzubauen und zu vertiefen.

Doch klassisches Event Management stößt zunehmend an seine Grenzen. Die Anforderungen haben sich verändert: Zielgruppen sind digitaler, individueller und anspruchsvoller geworden. Gleichzeitig wächst die Vielfalt an Eventformaten – von Live Events über hybride Formate bis hin zum reinen Online Event.

Damit steigen auch die Herausforderungen in der Veranstaltungsplanung:

• Wie erreichst Du die richtigen Personen zur richtigen Zeit auf dem richtigen Kanal?
• Wie personalisierst Du Einladungen und Inhalte, um Interesse und Beteiligung zu steigern?
• Und wie sorgst Du dafür, dass Du nach dem Event den Erfolg auch tatsächlich messen kannst?
  
  

Daten, Personalisierung und Automatisierung sind der Schlüssel

Die Antwort auf diese Fragen liegt in einem datengetriebenen Ansatz. Wer Eventmarketing erfolgreich betreiben will, braucht nicht nur gute Ideen, sondern vor allem ein gutes Verständnis seiner Zielgruppe – und die richtigen Tools, um diese Insights auch in konkrete Maßnahmen zu übersetzen.

Hier kommt Microsoft Dynamics 365 Customer Insights ins Spiel. Es verbindet vorhandene Kundendaten aus unterschiedlichen Quellen, schafft ein 360-Grad-Bild Deiner Kontakte und ermöglicht Dir, Events intelligenter zu planen und durchzuführen. Egal, ob Du ein großes physisches Event oder ein kompaktes Webinar organisierst – mit einem datengestützten Event Management erreichst Du mehr Menschen, erzielst bessere Ergebnisse und kannst den Erfolg konkret nachweisen.

Live, online oder hybrid: Eventformate im Wandel

Events sind längst nicht mehr nur Vor-Ort-Veranstaltungen mit Buffet und Namensschild. In den letzten Jahren hat sich das Eventmanagement grundlegend verändert – nicht zuletzt durch technologische Entwicklungen und veränderte Erwartungen der Teilnehmenden. Unternehmen können heute aus einer Vielzahl von Formaten wählen, um ihre Zielgruppen zu erreichen, zu aktivieren und nachhaltig zu binden. Diese Vielfalt bringt enorme Chancen mit sich – aber auch neue Herausforderungen für die Durchführung und Organisation.

Die Vielfalt der Events – und was das für die Durchführung bedeutet

Das Eventmanagement hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Klassische Vor-Ort-Veranstaltungen sind längst nicht mehr die einzige Option, um Zielgruppen zu erreichen und nachhaltig zu beeindrucken. Immer mehr Unternehmen setzen auf ein breites Spektrum an Eventformaten – von Live Events über Online Events bis hin zu hybriden Lösungen.

Live Events

Live Events punkten durch persönliche Begegnungen, Networking-Möglichkeiten und intensive Markenerlebnisse. Sie eignen sich besonders gut für Messen, Produktpräsentationen oder exklusive Kundenveranstaltungen. Allerdings sind sie in der Durchführung oft aufwendiger: Logistik, Location, Teilnehmermanagement und Budgetplanung müssen exakt aufeinander abgestimmt sein.

Online Events

Online Events haben sich spätestens seit der Pandemie als vollwertige Alternative etabliert. Sie bieten eine enorme Reichweite, sind kosteneffizient und lassen sich deutlich schneller organisieren. Egal ob Webinar, virtuelle Messe oder digitale Schulung – mit der richtigen Software kann ein Online Event professionell geplant und durchgeführt werden. Der Vorteil für Eventmanager: Viele Prozesse lassen sich automatisieren, und die Erfolgsmessung erfolgt direkt über digitale Kennzahlen.

Hybride Events

Hybride Events verbinden das Beste aus beiden Welten. Ein Teil der Teilnehmenden ist vor Ort, der andere schaltet sich digital zu. Dieses Format erfordert allerdings ein besonders durchdachtes Konzept – technisch wie inhaltlich. Es geht darum, beiden Zielgruppen ein gleichwertiges Erlebnis zu bieten und dabei alle Touchpoints optimal zu gestalten.

Organisieren mit Weitblick: Was Eventmanager heute beachten sollten

Für Marketing Fachkräfte und Eventmanager bedeutet diese Vielfalt vor allem eines: Sie müssen flexibel denken, strategisch planen und gleichzeitig operativ effizient bleiben.

Wer Events heute organisiert, muss viele Fragen im Blick haben:

• Welches Format passt zu welchem Ziel?
• Wie kann ich die Durchführung so gestalten, dass sie sowohl für die Teilnehmenden als auch für mein Team reibungslos funktioniert?
• Und wie kann ich sicherstellen, dass meine Events nicht nur gut besucht, sondern auch messbar erfolgreich sind?

Ein durchdachtes Eventmanagement berücksichtigt all diese Faktoren – von der Zielgruppensegmentierung über die Auswahl des Formats bis hin zur technischen Umsetzung. Nur so entstehen Events, die nachhaltig wirken.

Veranstaltungsplanung neu gedacht: Effizienz durch Struktur und digitale Workflows

Eine Veranstaltung beginnt lange, bevor die Türen aufgehen – und endet nicht mit dem letzten Applaus. Wer heute Events erfolgreich durchführen will, braucht weit mehr als ein gutes Bauchgefühl. Es geht um Struktur, vorausschauendes Denken und die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Genau hier kommt eine durchdachte Veranstaltungsplanung ins Spiel.

Der klassische Ablauf von Eventplanung ist in vielen Unternehmen immer noch geprägt von Excel-Listen, manuellen Einladungen und fragmentierter Kommunikation. Das kostet Zeit, erzeugt Medienbrüche und macht die Nachverfolgung kompliziert. Dabei lässt sich die Planung und Organisation von Events längst effizienter gestalten – durch digitale Tools und automatisierte Workflows.

Eine gute Veranstaltungsplanung umfasst dabei grundlegend mehrere Phasen:

• Zieldefinition und Zielgruppenauswahl: Was soll mit dem Event erreicht werden? Wen möchtest Du einladen?
• Content und Format: Welche Inhalte sind relevant, und welches Eventformat – ob Live, Online oder Hybrid – passt am besten?
• Einladungsmanagement und Kommunikation: Von der ersten Ankündigung bis zur finalen Erinnerung – alles sollte abgestimmt und personalisiert sein.
• Technische Umsetzung: Plattformwahl, Streaming-Technik, weitere Event-Apps – je nach Format braucht es eine saubere technische Basis.
• Durchführung: Klare Abläufe, Zuständigkeiten und ein professionelles Teilnehmermanagement sind entscheidend.
• Nachbereitung und Auswertung: Feedback sammeln, Leads qualifizieren, Kontakte weiterentwickeln – hier entscheidet sich, wie nachhaltig ein Event wirkt.
  
  

Besonders wichtig für Eventmanager ist dabei die Fähigkeit, Daten und Prozesse miteinander zu verknüpfen. Nur wer nachvollziehen kann, welche Zielgruppe auf welche Einladung reagiert hat, wie sich Teilnehmende während eines Events verhalten haben oder welche Nachfassaktionen funktionieren, kann die eigene Eventstrategie kontinuierlich verbessern.

Moderne Eventplanung heißt also: weniger Zettelwirtschaft, mehr Überblick. Und vor allem: mehr Wirkung durch bessere Organisation.

Mehr Überblick, bessere Entscheidungen: Event Management mit Microsoft Dynamics 365 Customer Insights

Moderne Events verlangen nach moderner Planung. Genau hier setzt Dynamics 365 Customer Insights an – als zentrale Plattform, die Eventmanager und Marketing Fachkräfte dabei unterstützt, Kundendaten intelligent zu nutzen, Prozesse zu automatisieren und Veranstaltungen gezielt zum Erfolg zu führen.

Dynamics 365 Customer Insights bringt ein ganzheitliches Bild mit sich – ein sogenanntes 360-Grad-Profil. Damit kannst Du exakt erkennen, wer Deine Zielgruppen sind, welche Interessen sie haben und wie sie in der Vergangenheit mit Deinem Unternehmen interagiert haben. Diese Erkenntnisse lassen sich direkt für die Veranstaltungsplanung nutzen.

Der Event-Bereich in Customer Insights – speziell für Eventmanagement entwickelt

Innerhalb von Customer Insights – Journeys steht Dir ein eigener Funktionsbereich für das Event Management zur Verfügung. Dieser bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Veranstaltungen jeder Art – von kleinen Webinaren bis zu großen Live Events – zentral zu planen, durchzuführen und auszuwerten:

• Eventplanung von A bis Z: Lege Events direkt im System an, definiere Datum, Ort, Beschreibung, Sprache und Kapazität und mehr.
• Sitzungs- und Sprecherverwaltung: Erstelle einzelne Sessions (z. B. Workshops oder Vorträge), ordne sie Sprechenden zu.
• Online-Registrierung und Anmeldeformulare: Erstelle Registrierungsformulare mit benutzerdefinierten Feldern – vollständig integriert in Dein CRM - und binde sie z.B. auf Deiner Website ein.
• Teilnehmermanagement: Verfolge den Anmeldestatus, Check-in oder Abmeldungen. Filtere Zielgruppen für Follow-up-Kommunikation.
• Integration mit Webinar Software (Microsoft Teams): Führe Online Events direkt aus dem System durch, inklusive Kalendereinladungen, Links und Teilnehmererfassung.
• E-Mail-Kommunikation und Journeys: Versende automatisierte Erinnerungen, Follow-up-Mails und personalisierte Nachfassaktionen – alles eingebunden in Customer Journeys.
• Analyse & Reporting: Behalte den Überblick über Anmeldungen, Auslastung, Engagement und Feedback.

Diese Funktionen helfen dabei, Events nicht nur zu organisieren, sondern als echten Teil einer integrierten Customer Journey zu verstehen. Die Plattform macht es einfach, Teilnehmende zielgerichtet anzusprechen, Eventdaten effizient zu verwalten und den gesamten Prozess zu standardisieren – ohne auf Flexibilität zu verzichten.

Für Eventmanager bedeutet das: Weniger manuelle Arbeit, weniger Insellösungen – und deutlich mehr Kontrolle über Qualität, Timing und Wirkung der eigenen Events.

Use Case: Vom Mailing zur Nachverfolgung – ein Event digital umgesetzt

Ein mittelständisches Softwareunternehmen plant ein Online Event, um eine neue Produktversion vorzustellen.

Zielgruppe: bestehende Kunden und Interessierte aus dem Vertrieb.

Der Eventmanager legt das Event direkt in Customer Insights – Journeys an, erstellt eine Eventseite auf seine Website, auf der er das Anmeldeformular einbettet und definiert Zielgruppen basierend auf vorhandenen CRM-Daten. Innerhalb kürzester Zeit erstellt er einen automatisierten Kommunikationsablauf: Einladung, Reminder und Follow-up-E-Mail.

Das Event wird mit Microsoft Teams als Webinar-Software durchgeführt – die Teilnehmerlinks werden direkt über das System versendet. Während des Events wird das Teilnehmerverhalten getrackt. Wer besonders aktiv war, erhält im Nachgang eine individuelle Produktberatung angeboten.

Ergebnis: Hohe Anmelderate, nahtlose Durchführung und gezielte Nachverfolgung – alles aus einer Lösung heraus organisiert und dokumentiert.

Fazit: Event Management neu gedacht – mit System, Daten und Weitblick

Events sind und bleiben ein wirkungsvolles Instrument im Marketing- und Vertriebsalltag. Doch um in einer zunehmend digitalisierten Welt erfolgreich zu sein, braucht es mehr als gute Ideen: Es braucht Struktur, relevante Daten und integrierte Prozesse.

Mit Microsoft Dynamics 365 Customer Insights wird Event Management nicht nur planbarer, sondern auch intelligenter. Zielgruppengenaue Ansprache, automatisierte Abläufe, zentrale Teilnehmerverwaltung und nahtlose Integration – all das sorgt dafür, dass Events messbar erfolgreicher werden. Egal ob Live Event, Online Event oder hybride Formate: Die Plattform bietet genau die Werkzeuge, die Du als Eventmanager heute brauchst.

Du willst Deine Veranstaltungsplanung optimal gestalten – mit weniger Aufwand, mehr Wirkung und klaren Ergebnissen? Dann sprich mit uns. Wir zeigen Dir, wie Du mit Microsoft Dynamics 365 und einem durchdachten Eventkonzept echte Kundenerlebnisse schaffst.

Oder besuche eines unser Customer Insights Webinare und verschaffe Dir erstmal einen Überblick über das Tool!