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Microsoft Dynamics CRM-E-Mail-Vorlagen sind ein hilfreiches Tool für Massen-E-Mails. Dieses Tool wird normalerweise von Marketing und Verkaufsgruppen verwendet. Eine E-Mail-Zusammenführung wird genutzt, um Dynamics 365 CRM-Daten wie z.B. den Namen einer Person oder Firma in eine E-Mail, einen Brief oder ein Fax zu übertragen. Mithilfe der Zusammenführungsfunktionalität (Seriendruckfunktion) können Sie die Nachricht personalisieren. Wie Sie E-Mail-Vorlagen im Microsoft Dynamics CRM erstellen können, erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.
Es gibt zwei Arten von E-Mail-Vorlagen im CRM: öffentliche- (Systemvorlagen) und persönliche E-Mail-Vorlagen.
Anleitung zum Erstellen einer persönlichen E-Mail-Vorlage
Wenn Sie eine persönliche E-Mail-Vorlage erstellen, sind Sie die einzige Person, die die E-Mail-Vorlagen sehen und verwenden kann.
Hier zeigen wir Ihnen, wie es funktioniert:
- Klicken Sie oben rechts in der Navigationsleiste auf das Zahnrad und wählen Sie dann Optionen Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster.
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- Navigieren Sie im neuen Fenster zur Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
- Um eine neue Vorlage zu erstellen, drücken Sie auf Neu. Danach wird ein neues Fenster geöffnet.
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- Wählen Sie den Datensatztypen aus, den Sie der Vorlage zuordnen möchten. (Global bedeutet, dass Sie diese Vorlage aus jedem beliebigen Datensatztyp heraus verwenden können.)
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- Nun erstellen Sie die eigentliche Vorlage indem Sie die Anleitung aus Abschnitt „Erstellen einer E-Mail-Vorlage“ befolgen.
Anleitung zum Erstellen einer System E-Mail-Vorlage
Durch das Erstellen einer Systemvorlage wird diese der gesamten Organisation zur Verfügung gestellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die System E-Mail-Vorlage erstellen können:
- Gehen Sie in der Navigationsleiste zu Einstellungen > Optionen > E-Mail Vorlagen.
- Um eine neue Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Vorlagentyp auswählen können.Dies ist derselbe Vorgang wie beim Erstellen einer persönlichen Vorlage.
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- Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den Vorlagentyp auszuwählen.
- Klicken Sie auf OK, um eine neue Vorlage zu erstellen.
Erstellen einer E-Mail-Vorlage
Unabhängig davon, ob Sie eine persönliche Vorlage oder eine Systemvorlage erstellen, ist der Prozess zum Erstellen einer Vorlage identisch.
- Geben Sie einen Titel, eine Beschreibung und einen Betreff für Ihre E-Mail-Vorlage ein. Der Titel ist der Name der Vorlage für die interne Verwendung. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinzufügen. Der Betreff ist die Betreffzeile der E-Mail, die der Empfänger sieht.
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- Um ein Zusammenführungsfeld hinzuzufügen, klicken Sie oben im Fenster auf Einfügen/ Aktualisieren. Das Dialogfeld Datenfeldwerte wird geöffnet.
- Klicken Sie im neuen Fenster Datenfeldwerte auf Hinzufügen, um der Liste weitere Werte einfügen zu können. Infolgedessen öffnet sich ein neues Fenster mit dem Namen Datenwert hinzufügen öffnen.
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- Wählen Sie den Wert aus, den Sie in die E-Mail einfügen möchten und klicken Sie auf OK.
- Wenn Sie mit Ihrer E-Mail-Vorlage zufrieden sind, wählen Sie oben auf dem Bildschirm die Option Speichern und schließen.
So verwenden Sie E-Mail-Vorlagen in einer Kampagne
Sie können E-Mail-Vorlagen in einer Kampagne oder einer Schnellkampagne verwenden, oder auch direkte E-Mails an mehrere Kontakte senden.
Kampagnenaktivitäten
- Zunächst sollten Sie eine Kampagnenaktivität mit dem E-Mail-Kanal erstellen.
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste des Kampagnenaktivitätsdatensatzes auf Kampagnenaktivität verteilen. Ein neues Fenster namens Neue E-Mails wird geöffnet.
- Um eine Vorlage zu den E-Mails hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorlage verwenden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachschlagen, das Dialogfeld Vorlage auswählen wird geöffnet.
- Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
- Klicken Sie auf OK, um zum Verteilungsprozess zurückzukehren.
- Füllen Sie die verbleibenden Kriterien aus, bevor Sie auf Verteilen klicken, um die Vorlage zu senden.
So senden Sie direkte E-Mails aus dem CRM
Sie können direkte E-Mails senden und eine E-Mail-Vorlage aus jeder Ansicht oder erweiterten Suche verwenden.
- Wählen Sie Ihren Datensatz (aus der erweiterten Suche), dies kann z.B. ein Lead, ein Kontakt oder eine Firma sein.
- Wählen Sie in der Multifunktionsleiste im erweiterten Suchfenster die Option "Direkte E-Mail senden". Es öffnet sich ein neues Dialogfenster mit dem Namen Send Direct Email.
- In diesem neuen Fenster können Sie die Vorlage auswählen, die Sie verwenden möchten.
- Wenn Sie bereit sind, die E-Mails zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
ACHTUNG: Wenn Sie auf Senden klicken, werden die E-Mails direkt versendet.
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