Reporting im Sales – wie Du erfolgreich Vertriebsberichte erstellst

In der Welt des Vertriebs entscheidet oft die Qualität der Informationen über Sieg oder Niederlage. Ein effektives Vertriebsreporting ist nicht nur ein Werkzeug; es ist der Kompass, der Führungskräfte und Teams durch das unruhige Meer des Marktes navigiert. Aber wie kann man aus der Flut von Daten nicht nur Sinn, sondern Strategie schöpfen? Wie stellt man sicher, dass Berichte nicht zur Last, sondern zum Leuchtturm werden, der den Weg zum Erfolg weist?

Vor dieser Herausforderung stehen viele, doch die Lösung ist greifbarer, als man denkt. In diesem Artikel tauchen wir in die Kunst und Wissenschaft hinter aussagekräftigen Vertriebsberichten ein. Wir decken auf, wie Du Daten in Entscheidungen verwandelst, die Dein Unternehmen voranbringen – von der Auswahl der richtigen Kennzahlen bis zur Präsentation, die Dein Team nicht nur informiert, sondern inspiriert.

(Bildquelle: Canva)

Was ist das Reporting und warum ist es so wichtig?

Das Reporting, oder auch Berichtswesen, ist die übersichtliche Zusammenstellung von relevanten Unternehmensdaten und gibt eine Übersicht über alle Aktivitäten im Vertrieb, die in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden haben. Das Ziel ist es, aussagekräftige Informationen über den Stand und Fortschritt der Teams zu erhalten und damit auch Aussagen über das gesamte Unternehmenswachstum zu ermöglichen.

Regelmäßige Vertriebsberichte ermöglichen es, anhand gesammelter Daten zu beurteilen, wie erfolgreich Produkte oder Dienstleistungen von Kunden und Kundinnen angenommen werden. Laufende Kampagnen können auf ihre Wirksamkeit überprüft und die ergebnisorientierte Produktivität des Teams eingeschätzt werden. Reporting hilft Unternehmen, potenzielle Probleme und Trends möglichst frühzeitig zu erkennen und so datenorientierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Ziehen wir einen Vergleich zum Sport, entspricht das Reporting der Ergebnistafel z.B. beim Fußball, anhand derer jeder Anwesende jederzeit erkennen kann, wie der Stand des Spieles ist. Vielleicht ist gerade deswegen das Reporting die wirksamste Methode, die Führungskräfte einsetzen können, um die Leistung des Teams zu steigern und erfolgreiche Verkaufsergebnisse zu erzielen, da offensichtlich ist, wenn das Team zurückfällt.

Wie sehen informative Reportings aus?

Vertriebsberichte werden oftmals von Team- oder Vertriebsleitungen erstellt und können auf verschiedenste Arten formatiert werden, um die Daten an das Team oder die Geschäftsleitung zu kommunizieren. Ob in Papierformat oder als Präsentation – der Gestaltung sind keine Grenzen gesetzt.

Aber: Da es Unmengen an ermittelbaren Daten und Zahlen gibt, wird die Verwendung aller Informationen oft unübersichtlich und erschlagend für die zuhörende oder lesende Person. Jeder kann beliebig viele "wichtige" Zahlen in einen Bericht einfügen und in einer langen Präsentation darüber philosophieren.

Die Herausforderung besteht darin, einen Bericht zu schreiben, der die richtigen KPIs (Key Performance Indicators) kommuniziert und dabei das Publikum nicht einschläfert oder überfordert und vor allem nicht unnötige Zeit raubt!

Um ein aussagekräftiges, zielgerichtetes Reporting zu erstellen, sollten deshalb vorher folgende Fragen beantwortet werden:

1. Welcher Zweck steht hinter diesem Reporting?
2. An welche Zielgruppe ist das Reporting gerichtet?
3. Welche Kennzahlen sind für das Reporting relevant?
4. In welchem Kontext stehen die KPIs?
5. Wie wird das Reporting ansprechend und verständlich präsentiert?

Gehen wir jetzt dazu in die Details und Best Practices:

1. Welcher Zweck steht hinter diesem Reporting?

Das ist der erste Schritt: Frage Dich, wofür Du überhaupt diesen Verkaufsbericht erstellst. Was willst Du aufzeigen? Möchtest Du den Umsatztrend Deines Vertriebs über einen bestimmten Zeitraum vor der Geschäftsleitung präsentieren? Soll der Bericht das Sales-Team motivieren, noch bessere Leistungen zu erbringen? Möchtest Du den Erfolg einer bestimmten Marketingkampagne messen, um diese zu optimieren?

Da unmöglich jede Kennzahl in einen Verkaufsbericht eingefügt werden kann und sollte, liegt der Schlüssel darin, sich nur auf relevante Daten zu konzentrieren, die Dir und Deinem Unternehmen helfen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Füge also nur diese Zahlen ein, um den Zweck Deines Reports zu unterstützen. Das Identifizieren des Zwecks hilft Dir auch dabei, den zeitlichen Umfang Deines Berichts zu bestimmen, beispielsweise bei einer Auswertung einer Marketingkampagne oder einer Up-Selling-Aktion.

Ein Beispiel: Um zu verstehen, welche Kundinnen und Kunden am profitabelsten sind, sollte sich Dein Report darauf konzentrieren, wie viel Umsatz welches Kundensegment für das Unternehmen generiert hat, welche Strategien zur Gewinnsteigerung dort angewendet wurden und wie effektiv diese waren. Mit diesem Ergebnis als Basis kannst Du im nächsten Schritt die Strategie im Vertrieb für die nächsten Zeiträume fundiert festgelegen.

2. An welche Zielgruppe ist das Reporting gerichtet?

Bei der Erstellung eines Berichts sollte im nächsten Schritt berücksichtigt werden, wer ihn lesen wird. Ein Report kann nur dann wirklich gut sein, wenn er die relevanten Daten der ausgewählten Zielgruppe auf verständliche Weise aufzeigt.

Stelle Dir folgende Fragen:

• Wer bekommt diesen Report vorgelegt?
• Warum sieht sich diese Person den Bericht an?
• Welche fachlichen Vorkenntnisse, zum Beispiel über KPIs oder Prozesse, liegen der Zielperson bereits vor?
• Sind die Daten für die Person verständlich aufgeführt?
• Welche Erkenntnisse soll die Person aus dem Bericht erhalten?
  

Die Art und Weise, wie Du Deinem Vertriebsteam einen monatlichen Bericht vorlegst, entspricht sicherlich nicht der, die Du Deinem CEO präsentierst. Eine Marketingleitung wäre wahrscheinlich an einer Analyse interessiert, in der genau angegeben ist, welche Marketingkampagnen zu den profitabelsten Verkäufen geführt hat. Wenn Du die Ergebnisse Deiner Arbeit vor dem Top-Management präsentierst, werden sie sich mehr auf das „Gesamtbild“ fokussieren, wie zum Beispiel das Wachstum des Unternehmens, anstatt auf die Anzahl von einzelnen Kundenkontakten einzugehen.

Sehe es als Deine Aufgabe an, verständliche Berichte zu erstellen, in denen die Zielpersonen relevante Informationen finden, um das erforderliche Wissen zu erhalten, fundiert zukünftige Entscheidungen zu treffen.

Unser Tipp:

Wenn Du Deinen Verkaufsbericht ansprechend, informativ und unterhaltsam gestalten möchtest, versetze Dich sich bei der Erstellung in die Lage Deines Publikums: Wie viele Vorkenntnisse hat es, wie viel Zeit für die Präsentation kann es erübrigen und was ist wirklich für es relevant? So kannst Du erfolgreich einen zielgerichteten und nachhaltigen Bericht schreiben, der für alle Seiten ein Gewinn ist.

3. Welche Kennzahlen sind für das Reporting relevant?

Nachdem Du den Zweck und die Zielgruppe Deines Verkaufsberichts kennst, ist es an der Zeit, relevante Daten zu sammeln, zu filtern und zu analysieren.

Technologie und Tools: Effizienz und Präzision im Reporting

Im Zeitalter der Digitalisierung stehen uns fortschrittliche CRM-Systeme zur Verfügung, die weit über die Funktionalitäten herkömmlicher Datenbanken hinausgehen. Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce transformieren Rohdaten in interaktive Dashboards und bieten Echtzeit-Einblicke, die für eine datengesteuerte Vertriebsstrategie entscheidend sind. Diese Systeme ermöglichen es, mit wenigen Klicks personalisierte Reports zu generieren und so Zeit zu sparen, die Du in strategische Entscheidungen investieren kannst.

Künstliche Intelligenz (KI) im Vertrieb: Die Zukunft des Reportings

Die Integration von KI in CRM-Systeme ist ein Gamechanger im Vertriebsreporting. KI kann riesige Datenmengen analysieren, Prognosen erstellen und Handlungsempfehlungen aussprechen. Sie automatisiert Routineaufgaben und liefert präzise Berichte, die sich stetig verbessern. Besonders im Vertrieb, wo es um die Einschätzung von Kundentrends und -verhalten geht, kann KI einen signifikanten Vorteil bieten.

Stelle sicher, dass der Prozess für die Datenerfassung und -auswertung für Dich so einfach und problemlos wie möglich ist. Hierfür sollten Routinen angelegt sein, um die Daten auch mühelos zu finden, wenn es an die Erstellung aussagekräftiger Reports geht. Datensilos einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen vermieden werden, aber auch Dein eigenes System sollte strukturiert angelegt sein. Fünf Excel-Listen mit dem Namen: "Verkaufszahlen:_2021_neu" sind ärgerlich und verschwenden Zeit.

Bei der Auswahl der Kennzahlen solltest Du Dir wieder Zweck und Zielperson vor Augen halten und überlegen, welche Werte relevant sind, um Entwicklungen zu erkennen, Projekte zu bewerten und Entscheidungen zu treffen. Die Auswahl Deiner Daten wird die Basis sein, um weitergehende Strategien zu entwickeln und umzusetzen.

Bei der Auswahl der KPIs ist es auch wichtig, die Zeiträume zu definieren, auf die Du Dich in Deinem Bericht konzentrierst. Um eine Entwicklung der Zahlen klar zu erkennen, ist es hier von Vorteil, zwei verschiedene Zeiträume – den aktuellen und den vorherigen – zu verwenden und zu vergleichen.

Unser Tipp:

Verwende Vorlagen!

Erfinde das Rad nicht jedes Mal neu, sondern entwickele und verwende zum Erstellen Deiner Berichte Vorlagen. Damit hast Du ein strukturiertes Gerüst, in das Du bei wiederkehrenden Aufgaben lediglich die ermittelten Daten und Informationen eingeben musst. Das spart Dir Zeit und gibt auch Deinem Publikum die Möglichkeit, sich leicht in Deinem Berichten zu orientieren.

Herkömmliche Tools wie Microsoft Excel oder Google Sheets eignen sich gut zum Speichern von Daten und zum Ausführen komplexer Berechnungen. Du musst jedoch selbst Formeln einrichten und Arbeitsblätter nach Deinen Anforderungen anpassen und formatieren.

Noch einfacher geht es, wenn Dein Unternehmen eine CRM-Software (Customer-Relationship-Management) verwendet, da diese Systeme bereits alle Deine Verkaufsdaten in Echtzeit verfolgen und speichern. Mit einem CRM-System kannst Du problemlos benutzerdefinierte und detaillierte Verkaufsberichte erstellen und hast dank intelligenter Dashboards einen transparenten Blick auf alle Deine Kennzahlen.

4. In welchem Kontext stehen die KPIs?

Die Umsatzahlen Deines Unternehmens stagnieren in einem Produktzweig. Auf einmal scheinen keine Verkäufe mehr stattzufinden. Panik? Nicht unbedingt, denn Zahlen allein können irreführend sein, zu fehlerhaften Beurteilungen und verfrühten Entscheidungen führen.

Wie zum Beispiel, wenn Du Dir die Umsatzzahlen Deiner Weihnachtsmann-Verkäufe im Januar/Februar anguckst. Ein Hinweis in Deinem Bericht, in dem erläutert wird, warum die Umsätze zurückgegangen sind – in diesem Beispiel saisonbedingt – kann dazu beitragen, Fehler bei der Interpretation der Trends zu vermeiden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die von Dir präsentierten Daten immer in einen Kontext zu setzen, damit Entwicklungen richtig eingeschätzt werden können, anstatt dem Empfänger nur eine Reihe von aufgelisteten Zahlen zu übergeben. Stelle also sicher, dass nicht nur die Zahlen präsentiert werden, sondern auch das „Warum“ hinter jeder einzelnen Information, die Du in Deinem Verkaufsbericht aufnimmst.

5. Wie wird das Reporting ansprechend und verständlich präsentiert?

Die Art und Weise, wie Du Deinem Publikum die ermittelte Analyse präsentierst, ist fast genauso wichtig, wie die Inhalte selbst. Die Visualisierung von Daten mittels eingängiger Grafiken vermittelt die Kerninformationen und hält Dein Publikum davon ab, überfordert zu sein oder gar einzuschlafen.

Durch die Visualisierung von Daten wird Dein Reporting leichter, verständlicher und verdaulicher. Grafiken können wichtige Trends klar hervorheben und auf Probleme hinweisen, die sich auf das Unternehmen auswirken könnten.

Liniendiagramme können zum Beispiel gut die Zu- oder Abnahme des Umsatztrends über einen bestimmten Zeitraum veranschaulichen. Kreisdiagramme sind gut geeignet, um den Anteil eines Produkts oder einer Dienstleistung am Gesamtumsatz zu zeigen. Willst Du die Leistungen im Team vergleichen, bieten sich Balkendiagramme an. Anstatt von Deiner Zielpersonen zu erwarten, dass sie Tabellen voller Zahlen durchgehet und eigenständig wertvolle Informationen erkennt, veranschaulichen Grafiken und Diagramme besser Daten und Trends.

Unser Tipp:

Stelle eine übersichtliche Zusammenfassung an den Anfang Deines Reports.

Eine gute Möglichkeit für die bessere Verständlichkeit Deines Reportings ist es, mit einer kurzen (!) Zusammenfassung zu beginnen. Gib einen Überblick über die Highlights der folgenden Inhalte Deines Berichts. Das Bereitstellen einer Zusammenfassung hilft der lesenden oder zuhörenden Person dabei, sich auf die Verarbeitung der Informationen vorzubereiten und erzeugt Spannung und Fokus auf die zu erwartenden Erkenntnisse.

Abgesehen davon haben gerade die Top-Führungskräfte normalerweise kaum Zeit, einen kompletten Bericht durchzugehen. Sie werden es zu schätzen wissen, wenn Du gleich zu Beginn die wichtigsten Informationen für sie zusammenfasst und sie so im Nachhinein durch die Zusammenfassung die wichtigsten Informationen für Deine Planung zur Hand haben.

Zusammengefasst:

Behandele das Erstellen eines Vertriebsberichts wie den Vertrieb Deiner Produkte. Nur, dass Du in diesem Fall kein Produkt an den Mann oder die Frau bringen willst, sondern die Ergebnisse Deiner Vertriebsarbeit. Überlege vorab, wen Du ansprechen willst, was Du damit vermitteln möchtest und was Deine Zielperson braucht, um Dir Deine Zahlen abzukaufen und damit weiterzuarbeiten.

Du hast das Talent, Deine Kundinnen und Kunden glücklich zu machen. Setze dieses Talent auch bei Dir im Team oder gegenüber Deinen Vorgesetzten ein, um einen Gewinn aus Deinen Reportings zu ziehen.