Workflow-Management-Systeme (WfMS)
Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu verwalten und zu optimieren. Ein WfMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse in strukturierte Workflows zu integrieren und diese Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz der Geschäftsprozesse zu verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen eines Workflow-Management-Systems:
- Automatisierung von Geschäftsprozessen:
Ein WfMS kann dazu beitragen, manuelle Aufgaben und Schritte innerhalb eines Geschäftsprozesses zu automatisieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen kann das WfMS sicherstellen, dass die Arbeit immer in der richtigen Reihenfolge und ohne Verzögerungen ausgeführt wird. - Verwaltung von Workflows:
Ein WfMS bietet die Möglichkeit, Workflows zu entwerfen und zu definieren. Es können Prozessabläufe und Regeln erstellt werden, um zu bestimmen, wer welche Aufgaben erledigen soll, wie sie erledigt werden und wie lange sie dauern sollen. - Verwaltung von Aufgaben:
Ein WfMS kann Aufgaben automatisch an bestimmte Personen oder Gruppen zuweisen, Benachrichtigungen senden, wenn Aufgaben zugewiesen oder erledigt werden, und sicherstellen, dass keine Aufgaben vergessen oder übersehen werden. - Überwachung und Kontrolle von Workflows:
Ein WfMS kann die Leistung und den Fortschritt von Workflows überwachen, Probleme erkennen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen, um den Workflow wieder auf Kurs zu bringen. Es kann auch Berichte über die Leistung von Workflows erstellen, um die Effektivität von Geschäftsprozessen zu bewerten. - Integration mit anderen Systemen:
Ein WfMS kann gut mit anderen Geschäftsanwendungen und Systemen integriert werden, um Daten und Informationen aus anderen Systemen zu sammeln oder um Aufgaben automatisch auszuführen.
Insgesamt hilft ein Workflow-Management-System Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern und Kosten zu senken. Die bekanntesten Anbieter für diese Tools sind Appian, Pegasystems, IBM, Oracle, Nintex und Microsoft.
Process Mining-Tools
Process Mining-Tools sind Software-Anwendungen, die Daten aus IT-Systemen erfassen, analysieren und visualisieren, um Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren. Sie nutzen die in IT-Systemen gespeicherten Daten, um den tatsächlichen Ablauf von Geschäftsprozessen zu rekonstruieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Process Mining-Tools können verschiedene Arten von Prozessanalysen durchführen, darunter:
- Prozess-Discovery:
Process Mining-Tools analysieren vorhandene Daten, um einen vollständigen Überblick über einen Geschäftsprozess zu erhalten. Hierbei werden beispielsweise Prozessflüsse und Zeitdiagramme erstellt. - Prozess-Conformance:
Process Mining-Tools vergleichen die in IT-Systemen gespeicherten Daten mit dem tatsächlichen Prozessverlauf und zeigen Abweichungen auf. Hierbei werden beispielsweise die Einhaltung von Zeitvorgaben, Regeln und Richtlinien überprüft. - Prozess-Enhancement:
Process Mining-Tools nutzen die in IT-Systemen gespeicherten Daten, um Schwachstellen und Engpässe im Geschäftsprozess zu identifizieren. Hierbei werden beispielsweise alternative Wege oder Automatisierungspotenziale aufgezeigt. - Prozess-Analyse:
Process Mining-Tools können auch Daten analysieren, um Trends, Muster und Zusammenhänge zu erkennen. Hierbei werden beispielsweise KPIs (Key Performance Indicators) berechnet und visualisiert.
Process Mining-Tools sind in der Regel cloudbasierte Anwendungen, die Daten aus verschiedenen IT-Systemen (zum Beispiel aus ERP-, CRM- oder E-Commerce-Systemen) erfassen und in Echtzeit analysieren können. Durch die Analyse von Daten können Process Mining-Tools Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Effizienzsteigerungen zu erzielen und Kosten zu reduzieren. Folgende Anbieter bieten solche Tools an: Cellonis, Minit, Signavio, UiPath, QPR Software, PAFnow und Microsoft (Process Advisor).
Case-Management-Systeme
Ein Case-Management-System ist eine Softwarelösung, die dazu dient, komplexe Fälle oder Prozesse, die aus mehreren Schritten oder Aktivitäten bestehen, zu verwalten und zu automatisieren. Im Gegensatz zu traditionellen Workflow-Management-Systemen, die lineare Prozesse abbilden, können Case-Management-Systeme unstrukturierte oder dynamische Prozesse abbilden, bei denen es keine vordefinierte Reihenfolge der Aktivitäten gibt. Die wichtigsten Funktionen von Case-Management-Systemen sind:
- Fallmanagement:
Case-Management-Systeme bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Fällen, einschließlich der Erfassung von Fallinformationen, der Verfolgung des Fortschritts und der Überwachung von Fristen. - Zusammenarbeit:
Case-Management-Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams, die an einem Fall beteiligt sind. Mitarbeiter können Informationen teilen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen. - Automatisierung:
Case-Management-Systeme können manuelle Prozesse automatisieren und Workflow-Regeln definieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erhalten. - Berichterstattung und Analyse:
Case-Management-Systeme bieten Funktionen zur Überwachung der Leistung und zur Erstellung von Berichten über die Fallbearbeitung. Die Analyse dieser Daten kann dazu beitragen, den Prozess zu optimieren und Verbesserungen vorzunehmen.
Case-Management-Systeme werden in verschiedenen Branchen eingesetzt, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen, in der Rechtsprechung, in der öffentlichen Verwaltung und im Kundensupport. Einige Beispiele für Case-Management-Systeme sind Salesforce Service Cloud, Pega Platform, IBM Case Manager und Microsoft Dynamics 365 Customer Service.
Business-Process-Management-Suiten (BPMS)
Business-Process-Management-Suiten bieten eine umfassende Lösung für alle Aspekte des Geschäftsprozessmanagements. Sie umfassen BPMN-Tools, WfMS, Process Mining-Tools und Case-Management-Systeme und bieten oft auch Funktionen zur Integration von Systemen und zur Workflow-Automatisierung. Folgende Lösungen sind darin enthalten:
- Modellierung:
BPMS-Plattformen bieten Werkzeuge zur Modellierung von Geschäftsprozessen, mit denen Unternehmen ihre Prozesse visualisieren und dokumentieren können. - Automatisierung:
BPMS-Plattformen ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem sie Aufgaben automatisch ausführen und Workflow-Regeln definieren. - Integration: BPMS-Plattformen bieten Möglichkeiten zur Integration von verschiedenen Anwendungen, Systemen und Datenquellen, um eine nahtlose Zusammenarbeit von Prozessen zu ermöglichen.
- Überwachung und Analyse:
BPMS-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit zu überwachen und zu analysieren, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren und zu beheben. - Anpassung:
BPMS-Plattformen bieten Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, damit Unternehmen ihre Geschäftsprozesse entsprechend den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen anpassen können.
Durch den Einsatz einer BPMS können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren, was zu einer höheren Effizienz, Produktivität und Qualität führen kann. Beispiele für BPMS-Plattformen sind IBM BPM, Pegasystems, Appian und Camunda.
Auch Microsoft bietet mit „Dynamics 365” eine Business-Process-Management-Suite (BPMS) an. Dynamics 365 ist eine umfassende Cloud-basierte Softwareplattform, die verschiedene Funktionen und Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement bietet. Zu den Funktionen von Dynamics 365 gehören unter anderem:
- CRM (Customer-Relationship-Management):
Ein Werkzeug für das Kundenbeziehungsmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten, Kundendaten zu analysieren und Vertriebs- und Marketingprozesse zu automatisieren. - ERP (Enterprise-Resource-Planning):
Ein Werkzeug für das Ressourcenmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Finanzen, Lagerhaltung, Produktion und andere Geschäftsprozesse zu verwalten und zu automatisieren. - Business-Process-Management:
Dynamics 365 bietet Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement, die Unternehmen dabei unterstützen, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu implementieren, zu überwachen und zu optimieren. - Analyse und Reporting:
Dynamics 365 bietet Funktionen für die Analyse von Daten und die Erstellung von Berichten und Dashboards.
Fazit
Die Auswahl der richtigen Prozessmanagement-Software ist eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren möchte. Um die beste Lösung zu finden, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, wie beispielsweise die Größe des Unternehmens, die Anforderungen der MitarbeiterInnen und die Komplexität der Prozesse.
In diesem Artikel haben wir Dir die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Prozessmanagement-Software vorgestellt, wie beispielsweise die Funktionen und Features, die Integration mit anderen Systemen, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosten – eine gute Basis, um Dir eine erste Übersicht zu verschaffen. Auch die Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten an Softwarelösungen, wie beispielsweise BPMN-Software, Workflow-Management-Systeme, Process Mining-Tools, Case-Management-Systeme und Business-Process-Management-Suiten wird dir sicher helfen, eine fundierte und nachhaltige Entscheidung für Dein Business zu treffen.
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