Prozessmanagement

Auswahl einer Prozessmanagement-Software: Welche Kriterien und Möglichkeiten gibt es?

8 Min.

19.04.2023

Prozessmanagement-Software (Bildquelle: Canva)

In einer immer komplexer werdenden Geschäftswelt sind effektive Prozesse entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Um Prozesse zu managen, sind spezielle Softwaretools unverzichtbar geworden. Doch die Auswahl der richtigen Prozessmanagement-Software ist keine leichte Aufgabe. Die Anforderungen an eine solche Software sind vielfältig und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und den Anforderungen der MitarbeiterInnen.

In diesem Blog-Artikel stellen wir Dir die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Prozessmanagement-Software vor und geben Dir einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten an Softwarelösungen. So kannst Du eine fundierte Entscheidung treffen und die Software finden, die am besten zu Deinem Business passt.

Grundlagen für die Auswahl einer passenden Prozessmanagement-Software

Bevor Du eine geeignete Software-Lösung für Prozessmanagement auswählst, solltest Du folgende Punkte berücksichtigen:

Geschäftsziele:
Du solltest die Geschäftsziele Deines Unternehmens kennen, die Du mit der Implementierung der Prozessmanagement-Software erreichen möchtest. Zum Beispiel könntest Du Dich fragen, ob die Software dazu beitragen soll, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern oder die Compliance zu erhöhen.
Prozessanforderungen:
Verstehst Du die Anforderungen der Prozesse, die Du mit der Software automatisieren oder verbessern möchtest? Zum Beispiel solltest Du Dir überlegen, ob die Software komplexe Workflows unterstützen muss, ob sie bestimmte Prozessschritte automatisieren sollte oder ob sie bestimmte Integrationen mit anderen Systemen benötigt.
Benutzeranforderungen:
Berücksichtige die Anforderungen der BenutzerInnen, die die Software verwenden werden. Zum Beispiel solltest Du Dir darüber im Klaren sein, ob die BenutzerInnen Zugriff auf die Software von unterwegs benötigen, ob die Software benutzerfreundlich sein muss oder ob sie spezielle Funktionen benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Technische Anforderungen:
Du solltest die technischen Anforderungen der Software kennen, wie zum Beispiel die Skalierbarkeit, die Integrationsmöglichkeiten oder die Sicherheit.
Kosten:
Berücksichtige auch die Kosten der Software, einschließlich der Lizenzkosten, der Implementierungskosten und der Wartungskosten.
Unterstützung und Schulung:
Informiere Dich vorher über die Unterstützung und Schulungsmöglichkeiten, die mit der Software verbunden sind. Zum Beispiel solltest Du wissen, ob Dein ausgewählter Anbieter Schulungen anbietet oder ob es eine Community gibt, die bei Fragen und Problemen schnell weiterhelfen kann.

Indem Du diese Grundlagen kennst und berücksichtigst, kannst Du eine fundierte Entscheidung treffen und eine Software für Prozessmanagement wählen, die den Anforderungen und Zielen Deines Unternehmens entspricht.

Mehr über die Bedeutung und die Vorteile von Prozessmanagement in Unternehmen kannst Du in diesem Blog-Artikel nachlesen: Prozessmanagement – Bedeutung und Vorteile für Unternehmen.

Welche Lösungen gibt es für Business Prozessmanagement?

Es gibt verschiedene Software-Lösungen für Business Prozessmanagement (BPM) auf dem Markt. Hier sind einige der bekanntesten.

BPMN-Tools

BPMN-Tools (Business Process Model and Notation) sind Softwarelösungen, die Unternehmen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren. Sie bieten eine grafische Darstellung der Prozesse, die es den NutzerInnen ermöglicht, Prozesse visuell darzustellen und zu verstehen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von BPMN-Tools:

Modellierung von Geschäftsprozessen:
BPMN-Tools bieten eine grafische Benutzeroberfläche, mit der BenutzerInnen Geschäftsprozesse modellieren und visualisieren können. Sie können Symbole und Notationen verwenden, um den Fluss von Aufgaben, Entscheidungen und anderen Prozessschritten darzustellen.

Mehr dazu kannst Du in diesem Blog-Artikel lesen: Über die Methode der Prozessmodellierung zur Optimierung von Geschäftsprozessen.
Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen:
BPMN-Software kann Unternehmen dabei helfen, Schwachstellen und Engpässe in ihren Geschäftsprozessen zu identifizieren und zu beheben. Sie kann Simulationen durchführen, um zu testen, wie sich Änderungen an einem Prozess auf die Leistung auswirken.
Dokumentation von Geschäftsprozessen:
BPMN-Tools können Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu dokumentieren und zu speichern. Sie können Versionen und Änderungen verfolgen und sicherstellen, dass die Prozesse für alle Beteiligten leicht zugänglich sind.
Integration mit anderen Systemen:
BPMN-Tools können in der Regel mit anderen Systemen integriert werden, um Daten und Informationen aus anderen Systemen zu sammeln oder um Aufgaben automatisch auszuführen.
Zusammenarbeit und Kommunikation:
BPMN-Tools können Unternehmen dabei helfen, die Zusammenarbeit und Kommunikation im Rahmen von Geschäftsprozessen zu verbessern. Sie bieten Funktionen wie Kommentare, Benachrichtigungen und Aufgabenverwaltung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt des Prozesses informiert sind.

Insgesamt bietet BPMN-Software Unternehmen eine Methode, um ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, zu optimieren und zu dokumentieren, um wiederum die Effizienz und Leistung zu verbessern. Die bekanntesten Anbieter für BPMN-Software sind Camunda, Signavio, Bizagi, IBM, Oracle und Microsoft.

Workflow-Management-Systeme (WfMS)

Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu verwalten und zu optimieren. Ein WfMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse in strukturierte Workflows zu integrieren und diese Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz der Geschäftsprozesse zu verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen eines Workflow-Management-Systems:

Automatisierung von Geschäftsprozessen:
Ein WfMS kann dazu beitragen, manuelle Aufgaben und Schritte innerhalb eines Geschäftsprozesses zu automatisieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen kann das WfMS sicherstellen, dass die Arbeit immer in der richtigen Reihenfolge und ohne Verzögerungen ausgeführt wird.
Verwaltung von Workflows:
Ein WfMS bietet die Möglichkeit, Workflows zu entwerfen und zu definieren. Es können Prozessabläufe und Regeln erstellt werden, um zu bestimmen, wer welche Aufgaben erledigen soll, wie sie erledigt werden und wie lange sie dauern sollen.
Verwaltung von Aufgaben:
Ein WfMS kann Aufgaben automatisch an bestimmte Personen oder Gruppen zuweisen, Benachrichtigungen senden, wenn Aufgaben zugewiesen oder erledigt werden, und sicherstellen, dass keine Aufgaben vergessen oder übersehen werden.
Überwachung und Kontrolle von Workflows:
Ein WfMS kann die Leistung und den Fortschritt von Workflows überwachen, Probleme erkennen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen, um den Workflow wieder auf Kurs zu bringen. Es kann auch Berichte über die Leistung von Workflows erstellen, um die Effektivität von Geschäftsprozessen zu bewerten.
Integration mit anderen Systemen:
Ein WfMS kann gut mit anderen Geschäftsanwendungen und Systemen integriert werden, um Daten und Informationen aus anderen Systemen zu sammeln oder um Aufgaben automatisch auszuführen.

Insgesamt hilft ein Workflow-Management-System Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern und Kosten zu senken. Die bekanntesten Anbieter für diese Tools sind Appian, Pegasystems, IBM, Oracle, Nintex und Microsoft.

Process Mining-Tools

Process Mining-Tools sind Software-Anwendungen, die Daten aus IT-Systemen erfassen, analysieren und visualisieren, um Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren. Sie nutzen die in IT-Systemen gespeicherten Daten, um den tatsächlichen Ablauf von Geschäftsprozessen zu rekonstruieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Process Mining-Tools können verschiedene Arten von Prozessanalysen durchführen, darunter:

Prozess-Discovery:
Process Mining-Tools analysieren vorhandene Daten, um einen vollständigen Überblick über einen Geschäftsprozess zu erhalten. Hierbei werden beispielsweise Prozessflüsse und Zeitdiagramme erstellt.
Prozess-Conformance:
Process Mining-Tools vergleichen die in IT-Systemen gespeicherten Daten mit dem tatsächlichen Prozessverlauf und zeigen Abweichungen auf. Hierbei werden beispielsweise die Einhaltung von Zeitvorgaben, Regeln und Richtlinien überprüft.
Prozess-Enhancement:
Process Mining-Tools nutzen die in IT-Systemen gespeicherten Daten, um Schwachstellen und Engpässe im Geschäftsprozess zu identifizieren. Hierbei werden beispielsweise alternative Wege oder Automatisierungspotenziale aufgezeigt.
Prozess-Analyse:
Process Mining-Tools können auch Daten analysieren, um Trends, Muster und Zusammenhänge zu erkennen. Hierbei werden beispielsweise KPIs (Key Performance Indicators) berechnet und visualisiert.

Process Mining-Tools sind in der Regel cloudbasierte Anwendungen, die Daten aus verschiedenen IT-Systemen (zum Beispiel aus ERP-, CRM- oder E-Commerce-Systemen) erfassen und in Echtzeit analysieren können. Durch die Analyse von Daten können Process Mining-Tools Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Effizienzsteigerungen zu erzielen und Kosten zu reduzieren. Folgende Anbieter bieten solche Tools an: Cellonis, Minit, Signavio, UiPath, QPR Software, PAFnow und Microsoft (Process Advisor).

Case-Management-Systeme

Ein Case-Management-System ist eine Softwarelösung, die dazu dient, komplexe Fälle oder Prozesse, die aus mehreren Schritten oder Aktivitäten bestehen, zu verwalten und zu automatisieren. Im Gegensatz zu traditionellen Workflow-Management-Systemen, die lineare Prozesse abbilden, können Case-Management-Systeme unstrukturierte oder dynamische Prozesse abbilden, bei denen es keine vordefinierte Reihenfolge der Aktivitäten gibt. Die wichtigsten Funktionen von Case-Management-Systemen sind:

Fallmanagement:
Case-Management-Systeme bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Fällen, einschließlich der Erfassung von Fallinformationen, der Verfolgung des Fortschritts und der Überwachung von Fristen.
Zusammenarbeit:
Case-Management-Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams, die an einem Fall beteiligt sind. Mitarbeiter können Informationen teilen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen.
Automatisierung:
Case-Management-Systeme können manuelle Prozesse automatisieren und Workflow-Regeln definieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erhalten.
Berichterstattung und Analyse:
Case-Management-Systeme bieten Funktionen zur Überwachung der Leistung und zur Erstellung von Berichten über die Fallbearbeitung. Die Analyse dieser Daten kann dazu beitragen, den Prozess zu optimieren und Verbesserungen vorzunehmen.

Case-Management-Systeme werden in verschiedenen Branchen eingesetzt, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen, in der Rechtsprechung, in der öffentlichen Verwaltung und im Kundensupport. Einige Beispiele für Case-Management-Systeme sind Salesforce Service Cloud, Pega Platform, IBM Case Manager und Microsoft Dynamics 365 Customer Service.

Business-Process-Management-Suiten (BPMS)

Business-Process-Management-Suiten bieten eine umfassende Lösung für alle Aspekte des Geschäftsprozessmanagements. Sie umfassen BPMN-Tools, WfMS, Process Mining-Tools und Case-Management-Systeme und bieten oft auch Funktionen zur Integration von Systemen und zur Workflow-Automatisierung. Folgende Lösungen sind darin enthalten:

Modellierung:
BPMS-Plattformen bieten Werkzeuge zur Modellierung von Geschäftsprozessen, mit denen Unternehmen ihre Prozesse visualisieren und dokumentieren können.
Automatisierung:
BPMS-Plattformen ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem sie Aufgaben automatisch ausführen und Workflow-Regeln definieren.
Integration: BPMS-Plattformen bieten Möglichkeiten zur Integration von verschiedenen Anwendungen, Systemen und Datenquellen, um eine nahtlose Zusammenarbeit von Prozessen zu ermöglichen.
Überwachung und Analyse:
BPMS-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit zu überwachen und zu analysieren, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren und zu beheben.
Anpassung:
BPMS-Plattformen bieten Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, damit Unternehmen ihre Geschäftsprozesse entsprechend den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen anpassen können.

Durch den Einsatz einer BPMS können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren, was zu einer höheren Effizienz, Produktivität und Qualität führen kann. Beispiele für BPMS-Plattformen sind IBM BPM, Pegasystems, Appian und Camunda.

Auch Microsoft bietet mit „Dynamics 365” eine Business-Process-Management-Suite (BPMS) an. Dynamics 365 ist eine umfassende Cloud-basierte Softwareplattform, die verschiedene Funktionen und Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement bietet. Zu den Funktionen von Dynamics 365 gehören unter anderem:

CRM (Customer-Relationship-Management):
Ein Werkzeug für das Kundenbeziehungsmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten, Kundendaten zu analysieren und Vertriebs- und Marketingprozesse zu automatisieren.
ERP (Enterprise-Resource-Planning):
Ein Werkzeug für das Ressourcenmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Finanzen, Lagerhaltung, Produktion und andere Geschäftsprozesse zu verwalten und zu automatisieren.
Business-Process-Management:
Dynamics 365 bietet Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement, die Unternehmen dabei unterstützen, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu implementieren, zu überwachen und zu optimieren.
Analyse und Reporting:
Dynamics 365 bietet Funktionen für die Analyse von Daten und die Erstellung von Berichten und Dashboards.

Fazit

Die Auswahl der richtigen Prozessmanagement-Software ist eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren möchte. Um die beste Lösung zu finden, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, wie beispielsweise die Größe des Unternehmens, die Anforderungen der MitarbeiterInnen und die Komplexität der Prozesse.

In diesem Artikel haben wir Dir die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Prozessmanagement-Software vorgestellt, wie beispielsweise die Funktionen und Features, die Integration mit anderen Systemen, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosten – eine gute Basis, um Dir eine erste Übersicht zu verschaffen. Auch die Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten an Softwarelösungen, wie beispielsweise BPMN-Software, Workflow-Management-Systeme, Process Mining-Tools, Case-Management-Systeme und Business-Process-Management-Suiten wird dir sicher helfen, eine fundierte und nachhaltige Entscheidung für Dein Business zu treffen.

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