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Erfolgreiche Vertriebssteuerung mit einem CRM-System – so geht's!

Erfolgreiche Vertriebssteuerung mit einem CRM-System – so geht's!(Bildquelle: Pixabay)

Im Vertrieb herrscht meistens das Gesetz der großen Zahl. Je mehr Kundenkontakt die MitarbeiterInnen haben, desto mehr Aufträge können daraus generiert werden. Aber gilt dies auch für Ihr Unternehmen? Sorgt dies tatsächlich für Ihren nachhaltigen Unternehmenserfolg? Der Jurist würde sagen "es kommt darauf an". Denn nur durch eine erfolgreiche Vertriebssteuerung erhalten Sie neben Quantität auch Qualität.

Richten Sie Ihren Vertrieb auf möglichst viele Kundenkontakte zu den relevanten Bedarfsträgern in ihren definierten Zielmärkten aus. Dann werden die Aktivitäten Ihrer MitarbeiterInnen die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen auch tatsächlich erhöhen. Grundlage für diese Steuerung bieten die strategischen Ziele, die im Rahmen der Unternehmensführung definiert werden. Aus diesen lassen sich praxisnahe Ziele für ganze Sales-Teams bis hin zu einzelnen MitarbeiterInnen ableiten.

 

Was bedeutet Vertriebssteuerung?

1. Vertriebssteuerung über Absatzzahlen

Hierbei plant die Unternehmensführung die strategischen Ziele für den Absatz Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Dabei werden in der Regel spezifische Kundengruppen, Branchen oder Verkaufsgebiete in den Fokus gerückt. In Verbindung mit der richtigen Marge lässt sich über das Controlling eine sehr belastbare Erfolgsquote ermitteln, die auch eine gute Grundlage für die variable Vergütung der VertriebsmitarbeiterInnen darstellt.

Allerdings orientiert sich diese Methode sehr stark am Ist-Zustand. Also den tatsächlichen Verkaufsabschlüssen. Ohne einen Forecast für die offenen Verkaufschancen fahren Sie "auf Sicht". Ein effizientes Vertriebscontrolling können Sie oder Ihre MitarbeiterInnen nicht sicherstellen.

2. Vertriebssteuerung über Aktivitäten

Bei dieser Methode konzentrieren Sie sich zur Steuerung auf die Anzahl von Vertriebsaktivitäten in verschiedenen Kategorien (z.B. Angebote, Anrufe, Besuche oder schriftliche Korrespondenzen).
Ihre MitarbeiterInnen kennen ihre Ziele und können ihre operativen Aufgaben sehr gut planen. Den Erfolgsfaktor stellen Wahrscheinlichkeiten bzw. Erfahrungswerte dar.

  • Beispiel: 50 Telefonate → 10 Besuche → 5 Angebote → 1 Auftrag

Aber Achtung! Quantität ist nicht gleich Qualität. Reiner Aktionismus führt nicht zwangsläufig zum Erfolg. Nur mit dem passenden Controlling erfahren Sie, ob Ihre MitarbeiterInnen auch die richtigen Kunden oder Märkte adressieren. Zudem können VertriebsmitarbeiterInnen "zur Kreativität animiert werden" und ihre Aktivitätszahlen manipulieren. Dies passiert leider gelegentlich, wenn Ihr Unternehmen einen Bonus mit den KPI verbindet. Aber auch als unangenehm empfundene Gespräche mit der Führungskraft über mangelnde Vertriebsaktivitäten können diesen Effekt bei MitarbeiterInnen auslösen.

3. Vertriebssteuerung über einen Vertriebsprozess

Diese Form eines sehr operativen Controllings orientiert sich an den aufeinanderfolgenden Phasen im Verkaufsprozess. Die vier grundlegenden Phasen sind dabei:

  • Qualifizieren (Ermittlung erforderlicher Information)
  • Entwickeln (Ausarbeitung einer Lösung)
  • Vorschlagen (Angebotslegung)
  • Schließen (gewonnen oder verloren)

Die Steuerung erfolgt über den "Füllstand" im sogenannten Sales Funnel. Wenn also eine Phase "leer läuft", ist der spätere Rückgang der Abschlüsse bereits vorprogrammiert. Umgekehrt können aber auch überfüllte Phasen zu einem Stau in den folgenden Prozessen führen. Entsprechende Analysen aus dem Vertriebscontrolling können also wichtige Hinweise auf Ressourcenengpässe oder Störquellen in Ihrem Unternehmen liefern.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie Ihre Akquise durch ein CRM-System systematisieren. 

 

Wie erreichen Sie eine Optimierung Ihrer Vertriebssteuerung?

Über das Instrument eines professionellen CRM-Systems sind Sie in der Lage, eine intelligente Vertriebssteuerung für Ihr Unternehmen aufzubauen. Der Erfolgsfaktor liegt darin, die VertriebsmitarbeiterInnen durch konkrete Maßnahmen, Informationen oder auch Kennzahlen bei der Umsetzung ihrer vertrieblichen Ziele zu unterstützen. Zudem können durch eine gute Planung auch die operativen mit den strategischen Unternehmenszielen im Einklang gehalten werden. Grundlage dafür ist eine breite Datenbasis. Denn Daten sind das neue Öl!

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Sie können Daten analysieren, priorisieren und Forecasts erstellen. Angereichert mit künstlicher Intelligenz erhalten Sie von innovativen CRM-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Empfehlungen zur "Next best Action". Dank mobiler Anwendungen haben Sie all diese Informationen stets zur Hand.

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre passende CRM-Lösung basierend auf Ihren Anforderungen finden: 5 Schritte, um Ihr passendes CRM-System zu finden.

Über flexible Dashboards können Ihre VertriebsmitarbeiterInnen fokussiert arbeiten und ihre Erfolgsquote dabei selbst steuern. Ein Blick auf die bereits erzielten oder noch zu erwartenden Umsätze sorgt für zusätzliche Motivation. Insbesondere, wenn daraus direkt der generierte Bonus ersichtlich wird. So erhalten Sie eine eigenständige Vertriebssteuerung.

In der Unternehmensführung oder Vertriebsleitung erhalten Sie eine aggregierte Sicht auf Ihre Geschäftsentwicklung. Noch detailliertere Möglichkeiten zur Vertriebssteuerung erhalten Sie durch die Kombination Ihres CRM mit einem BI System (Business Intelligence). Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in diesem Artikel: Business Intelligence mit Microsoft Power BI – So steigern Sie den IQ Ihres Unternehmens. 

Sie erkennen Trends in Ihren Produktgruppen, den Branchen oder Verkaufsgebieten. Daraus können Sie nicht nur Ihre Budgetplanung ableiten, sondern auch konkrete Marketingmaßnahmen starten.

Ein Beispiel:

Ihr Vertriebsteam erfasst im CRM Informationen über den Einsatz von spezifischen Wettbewerbsprodukten in Ihrem Zielkundenmarkt. Nun entwickeln Sie ein innovatives Alternativprodukt, mit dem Sie relevante Marktanteile vom Wettbewerb übernehmen können. Mittels der vorliegenden Daten können Sie absolut zielgerichtet die relevanten Kunden ansprechen und dadurch mit minimalem Aufwand den maximalen Erfolg erzielen.

 

Meine Top 5 Empfehlungen zur Einführung eines CRM-Systems

  • Begleiten Sie eine CRM-Einführung immer durch ein strategisches Change-Management. Damit erhöhen Sie die Akzeptanz und berücksichtigen die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Unternehmensbereiche.
  • Strukturieren und automatisieren Sie Ihren Standard-Vertriebsprozess für Ihr Unternehmen. So entlasten Sie Ihre MitarbeiterInnen und schaffen Kapazitäten für die wichtige Arbeit am Kunden.
  • Die entstehende Transparenz sollte nicht primär zur Kontrolle und Ahndung von Untererfüllung verwendet werden. Leiten Sie aus dem Controlling vielmehr Ansätze des Best Practice ab.
  • Sorgen Sie für Onboarding und Wissenstransfer, sodass das Vertriebscontrolling eigenständig in den Sales-Teams erfolgen kann.
  • Verfallen Sie beim Controlling nicht ins Mikromanagement. Wenn jeder einzelne Handgriff vorgegeben wird, verlieren Sie Freiräume für Kreativität und Innovation.

Weitere Tipps zur erfolgreichen CRM-Einführung erhalten Sie hier: 12 Tipps für die erfolgreiche Einführung eines CRM-Systems.

 

Mein Fazit

Zur Vertriebssteuerung gibt es unterschiedliche Methoden oder Maßnahmen. Ohne eine valide Datenbasis und eine geeignete CRM-Lösung können Sie jedoch kaum Ihre vielfältigen Vertriebspotenziale ausschöpfen.

Bevor Sie nun auf die Suche nach einer passenden CRM-Software gehen, empfehle ich Ihnen, Ihre grundlegenden Anforderungen an ein CRM festzulegen. Zur Unterstützung haben wir einen kostenlosen Kriterien-Check entwickelt.

 

Mehr Infos zum CRM-Kriterien-Check

 
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Themen: Vertrieb CRM-System