Business Intelligence mit Microsoft Power BI

„Daten sind das neue Öl, aber Informationen sind das neue Gold.“ – Doch wie schaffe ich es, meine Unternehmensdaten nicht nur zutage zu fördern, sondern sie sogar zu Informationen zu vergolden?

Genau das ist der Sinn und Zweck von Business Intelligence (BI). BI beschreibt den Prozess, wie Unternehmen das Potenzial ihrer Daten mithilfe bestimmter Methoden und Prozesse voll ausschöpfen können, um bessere operative und strategische Entscheidungen zu treffen und so langfristig erfolgreicher zu sein. Wie Sie das BI-Tool von Microsoft Microsoft Power BI dabei unterstützt, lesen Sie hier.

(Bildquelle: Canva)

"Business Intelligence is the process of transforming data into information, and through discovery into knowledge." -

Gartner Group

Die Nutzung von Unternehmensdaten zur Steuerung ist selbstverständlich keine Neuheit, aber es ist doch erstaunlich, wie viele Unternehmen dabei auch heutzutage noch auf eine Kombination aus Excel plus PowerPoint zurückgreifen. Dabei sind riesige, unüberschaubare Excel-Tabellen und starre PowerPoint-Folien kein probates Mittel, um den unternehmenseigenen Datenschatz zu heben. Sie muten, im Vergleich zu den Funktionalitäten und Möglichkeiten, die moderne BI-Tools bieten, fast steinzeitlich an.

Bereits im ersten Artikel der zweiteiligen Reihe des infinitas-Blogs zum Thema Business Intelligence – Wie steigern Sie den IQ Ihres Unternehmens? wurde der BI-Prozess ausführlich behandelt und seine Stärken hervorgehoben.

Hier die 5 wichtigsten Vorteile und Funktionalitäten von BI-Tools im Überblick:

• Schneller und einfacher Zugriff auf alle relevanten Daten (auch mobil)
• Vielseitige Möglichkeiten zur Analyse und Visualisierung der Daten
• Stets aktuelle KPI-Dashboards, real-time Visualisierungen und automatisierte Reports
• Kosten- und Aufwandsreduktion durch effiziente Planungs-, Analyse- und Reporting-Prozesse
• Self-Service: Die Verlagerung der BI-Kompetenz in die Fachabteilungen führt zu besseren Analyseergebnissen und einer höheren Akzeptanz

Dieser Artikel widmet sich intensiv dem BI-Tool Power BI (PBI) von Microsoft, das im Juli 2015 eingeführt wurde und seitdem zu den führenden BI-Anwendungen auf dem Markt gehört. Power BI zeichnet sich vor allem durch seine intuitive Benutzeroberfläche, die unkomplizierte Anbindung einer Vielzahl von Datenquellen und die vielfältigen Visualisierungsmöglichkeiten aus. Eine große Stärke liegt im Zusammenspiel mit anderen Produkten aus der Microsoft-Welt, beispielsweise Excel, SharePoint und Microsoft Dynamics 365.

Im Artikel Business Intelligence – Wie steigern Sie den IQ Ihres Unternehmens? wurden die drei Phasen eines BI-Prozesses inhaltlich beschrieben. Nachfolgend wird aufgezeigt, wie die einzelnen Schritte mit Power BI umgesetzt werden können und welche Features das Tool bietet.

Vorab eine Definition der zwei Hauptkomponenten Power BI Desktop und Power BI Online:

• PBI Desktop ist die kostenlose und lokal installierte PBI-Anwendung und das Tool für BI-Entwickler. Hier werden die Datenquellen angebunden, die Daten aufbereitet, modelliert und visualisiert. Anschließend werden die Berichte in die Power BI Online-Anwendung veröffentlicht.
• PBI Online ist ein cloudbasierter SaaS-Dienst, mit dem die Berichte und Dashboards in der Organisation geteilt, als PDF oder PowerPoint exportiert werden können. 

So sieht Power BI Desktop aus:

(Bildquelle: infinitas GmbH / bei allen nachfolgenden Darstellungen handelt es sich um Bildquellen der infinitas GmbH)

In der Ansicht Bericht werden aus mehreren Visuals (Grafiken und Tabellen) Berichte erstellt.

In der Ansicht Daten findet man die verwendeten Tabellen und Measures.

In der Ansicht Modell werden die Beziehungen zwischen den Tabellen angezeigt und verwaltet.

Die 3 Phasen des BI-Prozesses

Phase 1: Datenquellen erkennen und anbinden

Welche Datenquellen an PBI angeschlossen werden, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und hängt natürlich vom Analysekontext ab. Power BI bietet standardmäßig eine sehr große Bandbreite an möglichen Datenquellen:

• Dateien (z. B. Excel, CSV)
• Datenbanken (z. B. SQL-Server, DB2, Oracle)
• Power Platform (z. B. Dataverse)
• Azure (z. B. Azure SQL, Azure Blob Storage)
• Onlinedienste (z. B. SharePoint, Dynamics 365)
• Sonstige (z. B. Web, R- oder Python-Skripte)

Dateien (Excel, CSV) werden per einmaligem Import an PBI übergeben. Veränderbare Daten aus operativen Systemen wie beispielsweise Dynamics 365 oder auch Daten aus dem Data Warehouse werden per Direct Query angebunden, sodass PBI immer die aktuellen Daten zur Verfügung stehen. Die Daten werden nicht importiert, sondern PBI greift direkt auf die Quelle zu.

Über Daten abrufen lässt sich die entsprechende Datenquelle anbinden.

Die geladenen Tabellen sind dann in der Hauptansicht Daten einsehbar.

Phase 2: Daten aufbereiten und analysieren

Über Daten transformieren gelangt der Anwender in den Power Query Editor, der ihm eventuell schon aus Excel bekannt ist.

Der Power Query Editor bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Bearbeitung, Aufbereitung und Transformation der Daten. So kann man mehrere Abfragen zu einer zusammenführen (Join), Spalten entfernen, benutzerdefinierte Spalten/Measures hinzufügen, Datenformate ändern u.v.m. Der Power Query Editor dient also im ersten Schritt dazu, die Datenbasis in das für die späteren Analysen notwendige Format zu bringen.

Ein sehr nützliches Feature ist hier die Übersicht über Angewendete Schritte, in der alle Anpassungen chronologisch aufgelistet und somit sehr gut nachvollziehbar sind. Einzelne Schritte werden bearbeitet und die Änderungen in den darauffolgenden Schritten berücksichtigt.

Sobald die verschiedenen Datentabellen im gewünschten Format vorliegen, können sie in der Hauptansicht Modell miteinander in Beziehung gesetzt werden. Verbindungen können ganz einfach erstellt werden, indem per Drag & Drop die entsprechenden Schlüsselvariablen aus den Tabellen einander zugeordnet werden.

In der nächsten Phase geht es um die Visualisierung und die anschließende Veröffentlichung der PBI Reports.

Phase 3a: Ergebnisse visualisieren

Für die Visualisierung der Daten bringt Power BI eine große Auswahl mit, darunter Linien- und Kreisdiagramme, Baumdiagramme oder geographische Darstellungen. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, weitere Custom Visuals zu importieren. So findet jeder BI-Entwickler die passende Darstellung für seine Daten.

In diesem Beispiel werden die Gesamtumsätze je Kunde für die Geschäftsjahre 2019-2020 einmal als absolute Zahl und einmal als Anteil am Gesamtumsatz dargestellt. Zunächst wählt man die gewünschten Visuals aus. Es können mehrere Visuals auf einer Seite platziert werden und ein Bericht kann aus mehreren Seiten bestehen. Sobald ein Visual ausgewählt wurde, zieht man die gewünschten Daten per Drag & Drop in die entsprechenden Felder. Im Reiter Format können optische Anpassungen vorgenommen und unter Analyse Bezugslinien wie Durchschnitts- oder Trendlinien hinzugefügt werden.

Unter Filter können alle geladenen Datenfelder als Filtervariablen genutzt werden, um beispielsweise auf einzelne Jahre oder bestimmte Verkaufsregionen zu filtern. Diese Filter können sowohl für einzelne Visuals, eine ganze Seite oder den ganzen Bericht gewählt werden. In diesem Fall werden z. B. nur Kunden angezeigt, die in den Jahren 2019-2020 Umsätze generiert haben.

Phase 3b: Ergebnisse veröffentlichen

Über Veröffentlichen kann der fertige Bericht anschließend in Power BI Online hochgeladen werden, indem der entsprechende Arbeitsbereich ausgewählt wird.

Über Freigeben kann der Bericht mit anderen Mitgliedern der Organisation geteilt werden.
Des Weiteren können Berichte direkt als PDF oder PowerPoint exportiert werden. Um Berichte mit anderen zu teilen ist mindestens eine Power-BI-Pro-Lizenz notwendig – sowohl für den Entwickler, der den Bericht teilen möchte, als auch für denjenigen, der auf den Bericht zugreifen will. 

Fazit

Microsoft Power BI ist ein sehr mächtiges und leistungsstarkes BI-Tool, das für jede Phase des Prozesses – von der Anbindung der Datenquellen, über die Aufbereitung und Analyse bis hin zur Visualisierung und Veröffentlichung der Ergebnisse – eine Vielzahl an Funktionalitäten bietet, um Unternehmensdaten optimal zu nutzen.

Auf diese Weise kann im Idealfall jeder Mitarbeiter – egal ob im Vertrieb, im Marketing, in der Produktion oder im Kundenservice tätig – bessere Entscheidungen treffen, weil ihm zu jeder Zeit die relevanten Informationen zur Verfügung stehen.

Wann starten Sie mit Power BI durch und steigern den IQ Ihres Unternehmens?

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