"Ich weiß, die Hälfte meiner Ausgaben für Werbung sind rausgeschmissenes Geld. Ich weiß nur nicht, welche Hälfte." - Henry Ford
Dieses Zitat ist vermutlich jedem bekannt, der in seinem Leben einmal eine BWL-Vorlesung besucht hat. Und obwohl schon vor über 100 Jahren ausgesprochen, hat die Aussage bis heute nichts von ihrer Relevanz eingebüßt. Im Gegenteil: Ohne die Messung und Bewertung von Unternehmensaktivitäten sowie der entsprechenden Steuerung durch das Management kann heutzutage kein Unternehmen am Markt bestehen.
Sei es in der Produktion, im Marketing oder im Vertrieb – nur wer es schafft, erfolglose Maßnahmen und ineffiziente Prozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu quantifizieren, kann mit diesem Wissen seine Ressourcen entsprechend steuern und erfolgreich einsetzen.
"If you can't measure it, you can't manage it." - Peter Drucker
Doch wie gelingt es in einer Zeit, in der selbst kleine Unternehmen dank Technologisierung und Digitalisierung Unmengen an Daten produzieren, den Überblick zu behalten bzw. überhaupt erstmal zu gewinnen? Wie lassen sich aus dem unendlichen Meer an Daten die relevanten herausfischen und in nutzbare Informationen umwandeln? Kurzum:
Wie mache ich mein Unternehmen intelligent?
Für die systematische Analyse interner und externer Informationen mit dem Ziel, datengetriebene und damit möglichst bessere Unternehmensentscheidungen zu treffen, hat sich in den 1990er-Jahren der Begriff Business Intelligence etabliert.
Business Intelligence (BI) umfasst Systeme, Tools, Methoden und Prozesse, die durch die Bereitstellung der richtigen Informationen zur richtigen Zeit für den richtigen Anwender folgende Ziele erreichen sollen:
- schnellere und bessere Entscheidungsprozesse
- effizienter Einsatz der Unternehmensressourcen
- Optimierung der Nutzung von Verkaufspotenzialen
- Lösung akuter Probleme durch schnell verfügbare Informationen (Ad-hoc-Analyse)
- Erreichung von Wettbewerbsvorteilen
Bekannte BI Tools sind zum Beispiel Microsoft Power BI, QlikView oder Tableau. Auch große Anbieter wie SAP oder SAS bieten entsprechende Software an.
Der Weg von unstrukturierten und schwer zugänglichen (Roh-)Daten hin zu anwendbarem und verfügbarem Wissen lässt sich in drei Phasen unterteilen. Entsprechend dieser Phasen verfügen auch die meisten Business Intelligence Systeme über drei Hauptfunktionalitäten.
"Business Intelligence is the process of transforming data into information, and through discovery into knowledge." - Gartner Group
Phase 1: Datenquellen erkennen und anzapfen
Am Anfang eines jeden BI-Prozesses stehen folgende Fragen:
- Welche Daten habe ich?
- Welche Daten brauche ich?
- Wo finde ich diese Daten und wie komme ich daran?
- Wie sehen diese Daten aus?
Das übergeordnete Ziel, ein Unternehmen durch Business Intelligence ganzheitlich und bereichsübergreifend mit wertvollem Wissen auszustatten, führt zwangsläufig zu einer Vielzahl verschiedener Datenquellen. Unterschiedliche operative Systeme "produzieren" Daten von abwechselndem Format und unterschiedlicher Qualität, die es zunächst einmal zusammenzuführen gilt.
Eine Möglichkeit besteht darin, die operativen Systeme direkt mit dem Business-Intelligence-Tool zu verbinden, um diese in einem vorgelagerten Schritt ins gewünschte Format zu bringen. Idealerweise ist dieser Schritt schon erfolgt und die Daten sind bereits in einem Data Warehouse (DWH) "gelagert".
Ein DWH ist ein zentrales Datenbanksystem, das Daten aus verschiedenen heterogenen Quellen für Analysezwecke extrahiert, strukturiert und sichert. Diese globale Sicht vereinfacht den Zugriff und die weitere Verwendung der Unternehmensdaten.
Phase 2: Daten aufbereiten und analysieren
Sobald die relevanten Datenquellen identifiziert und "angezapft" sind, geht es an die inhaltliche Betrachtung der Daten. Dies ist vermutlich der wichtigste Schritt eines jeden BI-Prozesses. Hier "entsteht" die Intelligenz.
Die meisten BI-Systeme verfügen über entsprechende Datenanalyse-Tools, um die Daten in Beziehungen zu setzen und mögliche Muster zu erkennen. Die Fragestellungen reichen hier
- von sehr einfach: Wie viel Umsatz hat jeder einzelne Vertriebsmitarbeiter diesen Monat gemacht?
- bis hin zu sehr komplex: Welchen Einfluss hat das Wetter auf die Kaufwahrscheinlichkeit der Kunden?
Je nach Anforderung und Aufgabenstellung können völlig unterschiedliche Methoden und Instrumente zum Einsatz kommen – von der einfachen deskriptiven Analyse über Advanced Analytics bis zu Methoden Künstlicher Intelligenz. Aber es braucht nicht immer "Rocket Science", um gewinnbringende Erkenntnisse zu erzielen. Meistens reicht schon eine aggregierte Sicht oder eine kompakte Darstellung, um einen komplexen Sachverhalt auf einen Blick zu veranschaulichen und dem Anwender entscheidungsrelevante Informationen zu vermitteln. Genau darum geht es in der nächsten Phase des BI-Prozesses.
Phase 3: Ergebnisse visualisieren und veröffentlichen
Das Ziel der dritten Phase besteht darin, das gewonnene Wissen an die richtigen Personen zu verteilen. Die Ergebnisse der Datenanalyse aus Phase 2 werden beispielsweise als Key Performance Indicators (KPIs) formuliert oder zu möglichst aussagekräftigen Diagrammen und Grafiken geformt.
Diese Datenvisualisierungen und Kennzahlen werden dann in Form von Reportings und interaktiven Dashboards im Unternehmen geteilt. Je nach Anwender – vom operativen Mitarbeiter über das Management bis zur Unternehmensführung – werden die BI-Berichte auf unterschiedlicher Flughöhe aggregiert und geteilt, damit jeder die für sich entscheidungsrelevanten Informationen zur Verfügung hat.
Bezüglich der Verteilung des neuen BI-Wissens werden zwei grundlegende Konzepte unterschieden: Enterprise BI und Self-Service BI, wobei gerade Letzteres immer populärer wird und das aus gutem Grund.
Enterprise BI ist als eher statisch zu betrachten, da ein einzelner, zentraler Akteur (wie die IT-Abteilung) Standardreportings erstellt oder auf Anfrage Analysen durchführt. Durch die Abhängigkeit kann es gerade bei kurzfristigem Analysebedarf (Ad-Hoc Analysen) zu unerwünschten Verzögerungen kommen.
Schneller und flexibler ist dagegen das Modell der Self-Service BI. Sie befähigt Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter, die über das nötige Know-how verfügen, in gewissem Maße dazu, eigenständig Abfragen und Auswertungen zu erstellen. Die Aufgabe der IT besteht dann hauptsächlich in der Sicherstellung der Performance, der Datenqualität und der Sicherheit. Diese Variante ist in der Vorbereitung sicherlich aufwendiger, da Mitarbeiter im Umgang mit dem BI-Tool geschult werden müssen, zahlt sich aber durch die höhere Flexibilität und Geschwindigkeit langfristig aus. Die gängigen Tools verfolgen daher zu einem Großteil den Self-Service-Ansatz.
"Let the dataset change your mindset." - Hans Rosling
Der BI-Prozess ist nach dem Durchlaufen der 3 Phasen keineswegs abgeschlossen. Vielmehr gilt es an dieser Stelle die hinzugewonnene Intelligenz ins operative und strategische Handeln des Unternehmens einfließen zu lassen, um davon profitieren zu können.
Einmal durchlaufen, kann sich die Abfolge der einzelnen Prozessphasen natürlich ändern. Da Unternehmen permanent in Bewegung sind, ändern sich auch die Anforderungen im Bereich Business Intelligence ständig. Es entstehen neue Fragestellungen, neue operative Systeme führen zu neuen Datenquellen, andere Analysemethoden werden angewendet oder eine andere Visualisierung gewählt, um die Informationen noch besser darzustellen. Ist dieser Lernprozess im Unternehmen erst einmal in Gang gesetzt, wird es langfristig von seiner Intelligenz profitieren.
Fazit
Die Vorteile eines intelligenten Unternehmens, in dem jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen kann, sind deutlich geworden. Doch wie genau gestalten sich die 3 Phasen des BI-Prozesses in der Praxis?
Dies zeigen wir in diesem Blogartikel "Business Intelligence mit Microsoft Power BI – So steigern Sie den IQ Ihres Unternehmens." Dort wird der Prozess anhand des BI-Tools Microsoft Power BI durchlaufen und die vielfältigen Möglichkeiten des Tools aufgezeigt. Wenn Sie weitere Informationen zum BI-Tool von Microsoft erhalten möchten, können Sie sich hier kostenlos weitere Informationen herunterladen.
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