Dynamics 365 im Wandel: Wie sich Begriffe und Konzepte verändert haben

Die Microsoft-Welt ist dynamisch – im wahrsten Sinne des Wortes. Wenn Du schon länger mit Microsoft Dynamics 365 arbeitest, hast Du sicher auch festgestellt: Viele Begriffe, Produktnamen und Strukturen haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Was früher „CRM Online“ hieß, ist heute ein Bündel spezialisierter Apps. Und Begriffe wie „Entitäten“ oder „Workflows“ sind längst durch neue Technologien und Begriffssysteme ersetzt worden.

(Bildquelle: Canva)

In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie sich zentrale Dynamics-365-Begriffe verändert haben – und worauf Du heute zu Deinem Vorteil besonders achten solltest.

Eine Übersicht der aktuellen Begriffe findest Du in unserem Dynamics 365 Glossar direkt zum Download oder in unserem Blog-Artikel: Microsoft Dynamics 365 Glossar: Die wichtigsten CRM-Begriffe.

Vom „Microsoft Dynamics CRM“ zur modularen App-Welt

Wenn Du Dynamics 365 schon seit vielen Jahren im Einsatz hast, erinnerst Du Dich vielleicht noch an die Zeit von „Microsoft Dynamics CRM“. Damals war CRM eine eigenständige Anwendung mit festem Funktionsumfang: Vertrieb, Marketing und Kundenservice waren in einem einzigen System gebündelt.

Mit dem Schritt in die Cloud wandelte Microsoft das Produkt in „Dynamics 365 Customer Engagement“ um – ein Begriff, der mehrere CRM-Funktionen unter einem gemeinsamen Dach zusammenfasste. Statt einer einzigen Anwendung gab es nun separate Module, die über eine gemeinsame Plattform miteinander verbunden waren.

Heute gilt: Für Kunden, die Dynamics 365 in der Cloud nutzen, ist auch dieser Begriff nicht mehr aktuell. 2019 hat Microsoft das Customer Engagement-Lizenzmodell eingestellt. Seitdem werden die Geschäftsanwendungen einzeln lizenziert und vermarktet:

• Dynamics 365 Sales
• Dynamics 365 Customer Service
• Dynamics 365 Customer Insights
• Dynamics 365 Field Service
• Dynamics 365 Project Operations

Der Begriff „Customer Engagement“ bleibt nur noch für On-Premises-Kunden relevant, wo Microsoft das Paket weiterhin unter diesem Namen führt. Wenn Du also mit Microsoft Dynamics 365 in der Cloud arbeitest, wirst Du heute ausschließlich mit den spezifischen App-Namen zu tun haben.

Von Entitäten zu Tabellen

In früheren Versionen von Microsoft Dynamics war der Begriff „Entität“ fest verankert. Damit waren strukturierte Datensätze wie Leads, Kontakte oder Verkaufschancen gemeint – die grundlegenden Bausteine innerhalb der CRM-Struktur.

Heute spricht Microsoft konsequent von „Tabellen“, insbesondere im Kontext des Dataverse, der zentralen Datenplattform der Power Platform. Diese sprachliche Umstellung bringt mehr Einheitlichkeit über alle Microsoft-Anwendungen hinweg – von Power Apps bis Dynamics 365 – und sorgt dafür, dass sich auch neue Nutzer schneller zurechtfinden.

Von angepasstem CRM zur Power Platform

Früher wurden individuelle Anforderungen an Geschäftsprozesse direkt innerhalb von Dynamics CRM realisiert – mit benutzerdefinierten Entitäten, Workflows und Formularen. Dieses Prinzip, häufig unter dem Begriff XRM (Extended Relationship Management) bekannt, ermöglichte die Abbildung beliebiger Geschäftsbeziehungen, ging aber nie über das CRM-System hinaus.

Mit der Einführung der Power Platform hat Microsoft dieses Konzept grundlegend erweitert. Die Plattform bildet heute die technologische Grundlage für viele Dynamics-365-Anwendungen – und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, komplett eigene, individuelle Geschäftsanwendungen zu erstellen.

Dazu gehören:

• Power Apps für benutzerdefinierte Oberflächen
• Dataverse als gemeinsame Datenplattform
• Power Automate für Prozessautomatisierung
• Power Pages für sichere Webportale
• Power BI für aussagekräftige Analysen

Was früher nur innerhalb von CRM möglich war, lässt sich heute mit der Power Platform modular, skalierbar und unabhängig von einzelnen Produkten umsetzen – ganz ohne tiefgreifende Programmierung.

Von klassischen Workflows zu Power Automate

Auch der Begriff „Workflow“ gehört zu den älteren Konzepten in Dynamics 365. Damit wurden früher einfache Prozessautomatisierungen innerhalb der CRM-Anwendung realisiert – zum Beispiel das automatische Versenden einer E-Mail bei neu angelegten Leads oder das Setzen von Feldern bei Datensatzänderungen.

Diese klassischen Workflows gibt es auch heute noch, insbesondere in modellgesteuerten Apps wie Dynamics 365 Sales oder Customer Service. Sie sind jedoch technisch überholt und werden von Microsoft nicht mehr aktiv weiterentwickelt.

Power Automate hat diese Rolle mittlerweile übernommen – als moderne Low-Code-Plattform für umfassende und flexible Automatisierungen. Mit sogenannten „Flows“ kannst Du Prozesse nicht nur innerhalb von Dynamics 365, sondern auch systemübergreifend automatisieren.

Für neue Projekte empfiehlt Microsoft den Einsatz von Power Automate. Bestehende Workflows können weiterhin verwendet werden, sollten jedoch mittel- bis langfristig migriert werden.

Von Power Apps Portals zu Power Pages

Früher nutzte man Power Apps Portals, um externe Websites zu erstellen – etwa für Kundenserviceportale, Partnerbereiche oder Registrierungsformulare. Diese Lösung basierte auf dem Dataverse und bot die Möglichkeit, Daten sicher nach außen verfügbar zu machen.

Im Jahr 2022 hat Microsoft diesen Bestandteil der Power Platform in ein eigenständiges Produkt überführt: Power Pages. Damit wurde die Portalfunktion nicht nur namentlich neu positioniert, sondern auch funktional deutlich erweitert.

Power Pages bieten:

• eine vollständig überarbeitete Design-Oberfläche (Low-Code-Editor)
• responsive Website-Vorlagen
• Integration mit Power Automate und Dataverse
• verbesserte Verwaltung von Benutzerberechtigungen und Sicherheit

Power Pages sind heute die zentrale Lösung, wenn Du öffentliche oder geschützte Webportale mit Datenanbindung erstellen möchtest.

Vom Common Data Service zu Dataverse

Der Begriff Common Data Service (CDS) bezeichnete bis 2020 die gemeinsame Datenbasis innerhalb der Power Platform – also das zentrale System zur Verwaltung von Daten, Tabellen, Beziehungen und Regeln.

Mit dem Ziel, die Plattform verständlicher und zugänglicher zu machen, hat Microsoft CDS in Dataverse umbenannt. Technologisch hat sich nichts Grundlegendes geändert, aber der neue Name ist klarer, international verständlicher und stärker auf den Mehrwert fokussiert: die sichere und strukturierte Verwaltung von Daten in einer zentralen Umgebung.

Dataverse bildet heute die Grundlage für viele Dynamics-365-Anwendungen, Power Apps, Power Pages und Automatisierungen – und ist damit das Rückgrat der gesamten Plattform.

Von Dynamics NAV zu Dynamics 365 Business Central

Dynamics NAV (ehemals Navision) war Microsofts ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen – mit Funktionen für Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion und mehr.

Seit 2018 bietet Microsoft die cloudbasierte Nachfolgeversion unter dem Namen Dynamics 365 Business Central an. Sie baut funktional auf NAV auf, bringt aber:

• eine moderne, webbasierte Benutzeroberfläche
• native Cloud-Integration mit Microsoft 365 und der Power Platform
• einfachere Upgrades, bessere Skalierbarkeit und App-Erweiterbarkeit

Business Central ist heute die zentrale ERP-Lösung für den Mittelstand – leistungsstark, flexibel und zukunftssicher.

Von Dynamics AX zu Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management

Dynamics AX (ehemals Axapta) war Microsofts ERP-Lösung für größere, international tätige Unternehmen – mit starkem Fokus auf Finanzwesen, Produktion, Logistik und Personalwesen.

Im Rahmen der Umstellung auf Dynamics 365 wurde AX in zwei spezialisierte Cloud-Apps überführt:

• Dynamics 365 Finance – für Finanzmanagement, Buchhaltung, Budgetierung
• Dynamics 365 Supply Chain Management – für Produktion, Lager, Logistik, Einkauf
  
  

Diese modulare Struktur erlaubt es Unternehmen, gezielter einzuführen und zu skalieren – z. B. mit nur einem der beiden Module oder in Kombination mit weiteren Apps wie HR oder Commerce.

Von manuellen Analysen zu KI-gestützter Intelligenz

Früher basierten Entscheidungen in Dynamics 365 oft auf manuellen Auswertungen oder klassischen Reports – etwa über Verkaufszahlen, Kundenhistorien oder Supportanfragen. Heute spielen KI-gestützte Funktionen eine zentrale Rolle: Dynamics 365 integriert unter dem Namen Copilot leistungsstarke KI-Funktionen direkt in die Benutzeroberfläche.

Diese unterstützen Dich dabei, proaktiv zu arbeiten – zum Beispiel durch:

• automatische Zusammenfassungen von Kundengesprächen
• intelligente Empfehlungen für nächste Schritte im Vertrieb
• Prognosen zu Verkaufschancen
• Stimmungsanalysen im Kundenservice
  
  

Copilot ist dabei mehr als nur ein Chatbot – er nutzt Microsofts KI-Modelle, um Informationen aus Dynamics 365, Microsoft 365 und weiteren Quellen intelligent zu verknüpfen. So verändert sich nicht nur die Oberfläche, sondern auch die Denkweise: Weg von manueller Recherche – hin zu kontextbezogener Unterstützung in Echtzeit.

Fazit: Alte Begriffe, neue Realität

Microsoft Dynamics 365 entwickelt sich stetig weiter – fachlich, technisch und sprachlich. Besonders als Cloud-Kunde ist es wichtig, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Alte Begriffe wie „Customer Engagement“ oder „Workflows“ können in Gesprächen mit Microsoft-Partnern oder im Supportkontext schnell zu Missverständnissen führen.

Wenn Du sicherstellen willst, dass Du die aktuellen Begriffe richtig einordnest, wirf gerne einen Blick in unser aktualisiertes Dynamics 365 Glossar. Dort findest Du die wichtigsten Begriffe rund um Dynamics 365 klar und verständlich erklärt.