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Für Deinen Start mit Microsoft Dynamics 365: Die wichtigsten Begriffe im Überblick – Teil 1

Microsoft_Dynamics_365_Glossar_1(Bildquelle: Pixabay)

Aller Anfang ist schwer – auch bei der Arbeit mit einem CRM-System ist es zunächst nicht so einfach, einen Überblick darüber zu behalten, welche technischen Bezeichnungen in der Welt von Microsoft Dynamics 365 existieren und was diese bedeuten. Wir haben uns für Dich durch den Begriffs-Dschungel begeben und ein allgemeines Glossar zu wichtigen systemrelevanten Begriffen zusammengestellt.

 

Action Bar

So wird die Menüleiste direkt unterhalb der Navigation im Classic Interface bezeichnet. Diese ist kontextabhängig vom jeweiligen Inhalt der darunter liegenden Informationen.

Aktivität

Eine Aktivität ist eine Aktion, die im CRM durchgeführt wird. Sie lässt sich in der Zeitachse des Datensatzes wiederfinden. Es handelt sich bei einer Aktivität zum Beispiel um das Erledigen einer Aufgabe oder um eine durchgeführte Kundenkommunikation per E-Mail, Anruf oder Termin. Der Status der jeweiligen Aktivität (offen, abgeschlossen, abgebrochen) ist im CRM-System zu sehen.

Attribut, Feld / Spalte / Column

Ein Attribut (eine Spalte) ist ein einzelnes Datenfeld beziehungsweise eine Komponente einer Tabelle, die eine bestimmte Information darstellt. Diese Spalten können durch verschiedene Datentypen dargestellt werden.

Beziehung / Relationship

Eine Beziehung stellt die Verbindung zwischen Tabellen dar und dient dazu, Daten miteinander in Verbindung zu bringen. Zum Beispiel die Beziehung zwischen einer Kontakt-Tabelle und einer zuordenbaren Konto-Tabelle.

Browser App

Eine angepasste Navigation des CRM für bestimmte Zwecke. Ein User erhält damit nur die Ansicht, die die wesentlichen Dinge anzeigt.

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Business Rules

Business Rules sind Ablaufregeln (Wenn-Dann-Regeln) auf Formularen, die verschiedene Automatisierungen auslösen und eine gute Unterstützung des Benutzers gewährleisten.

Business Unit

Die Unternehmenseinheit stellt eine Definition der internen Unternehmenshierarchie für die Benutzer des CRMs dar.

Check Box

Ein Kontrollkasten, den der User auswählen oder frei lassen kann, um dessen Wert auf „true“ oder „false“ zu setzen.

Common Data Service (CDS) / Microsoft Dataverse

Der CDS, Common Data Service, nennt sich seit November 2020 Dataverse. Dataverse ermöglicht das sichere Speichern und Verwalten von Daten, die von Geschäftsanwendungen verwendet werden. Diese Daten werden in einer festgelegten Anzahl von Tabellen gespeichert.

Container

Einem Container können mehrere Steuerelemente hinzugefügt werden. Zudem ist es möglich, folgende Eigenschaften anzupassen: Größe verändern, verschieben, ausblenden.

Customizing

Customizing bezeichnet das Modifizieren oder Hinzufügen von Tabellen, Spalten, Formularen und Ansichten.

Custom Entity / Benutzerdefinierte Tabelle

Eine nach der Installation hinzugefügte Tabelle, die spezielle Anforderungen des Business abdeckt.

Datensatz / Zeile / Record

Zeilen, früher als Datensätze bezeichnet, repräsentieren mindestens eine Kategorie von Informationen zu einer Person, einem Ort oder einem Gegenstand. Zum Beispiel sind der Name, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse einer bestimmten Person bekannt. Eine Tabelle wiederum enthält einen bis mehrere Datensätze der gleichen Informationskategorie.

Datentyp

Datentypen definieren die möglichen Werte der Informationen, die im System / der App fließen. Dementsprechend ist definiert, welche Werte eine Spalte annehmen kann. Beispiele für Datentypen sind: Name (Text), Alter (Zahl), Gehalt und Datum.

Dashboard

Dabei handelt es sich um eine Übersichtsseite im CRM-System, die Listen und Grafiken enthalten kann. Diese können aus verschiedenen Tabellen zusammengesetzt werden.

Default-Definition

Jede Spalte innerhalb eines Datensatzes muss mit einem Wert gefüllt sein. Wenn der Wert für eine bestimmte Spalte noch nicht bekannt ist, kann dieser NULL sein. Eine andere Möglichkeit ist das Definieren einer Default-Definition in Form eines Standardwertes. Für numerische Spalten ist 0 der Standardwert, für Zeichenfolgenspalten N/V.

Drop Down Field

Eine ausklappbare Spalte mit mehreren Optionen. Es wird jede Option festgelegt. Jede Option ist mit einem Visual Name (sichtbaren Namen) zu vergeben und hat einen nicht änderbaren Schema Value (oftmals in Form einer Nummer). Es muss eine Default-Definition beziehungsweise ein Default-Wert festgelegt werden, jedoch kann auch ein NULL-Wert gegeben sein.

Entität / Tabelle / Table

Eine Entität ist eine Datentabelle für einen bestimmten Zweck wie zum Beispiel Kontakte. Sie besteht aus einer Reihe von Zeilen und Spalten und einer Common Data Service-Komponente, die den Rahmen für Daten über ein bestimmtes Objekt bereitstellt. Zum Beispiel repräsentiert eine Kontakt-Tabelle Daten über eine Person, eine Account-Tabelle Daten über ein Unternehmen. Tabellen können eine Beziehung zu anderen Tabellen haben.

Footer

Ein Footer ist die Fußzeile am unteren Rand eines Formulars, die immer sichtbar ist.

Formular

Formulare sind eine Art der Interaktion und werden verwendet, um zum Beispiel online Informationen von Besuchern zu sammeln. Sie enthalten Formularfelder wie Optionsfelder, Kontrollkästchen, Dropdownfelder und Textfelder.

Header

Ein Header ist die oberste Zeile auf einem Formular, welches maximal vier Spalten beinhalten kann. Diese sind beim Scrollen über die Seite immer sichtbar.

Lookup-Funktion

Ein durchsuchbares Feld, das auf eine andere Tabelle verlinkt. Ein Lookup-Feld ist durch unterschiedliche Felder der referenzierenden Tabelle filterbar. Es handelt sich also um eine Suchfunktion auf eine andere Tabelle, welche als Referenz dient und genau einen anderen Datensatz enthalten kann.

Lösungen

Eine Lösung ist ein Mechanismus, um Softwareeinheiten zu verpacken, beizubehalten und sie zwischen Umgebungen zu verschieben.

Multiple Lines of Text

Ein Feld, das mit mehreren Zeilen an Text gefüllt werden kann.

Multiple Select Option Set

Ein Optionssatz mit Mehrfachauswahl hilft die Dateneingabe und die Berichterstellung für bestimmte Arten von Daten zu optimieren. Sie ermöglichen den Benutzern, mehrere Werte für die Daten auszuwählen, die innerhalb eines Optionssatzes erfasst werden sollen.

Option Set / Choice

Optionssätze sind kleine benutzerdefinierte Dateien. Diese lassen sich leicht kopieren, freigeben und installieren. Für mehrere komplexe Features kann eine Gruppe von Optionen gespeichert werden, die leichter aufgerufen und verwendet werden können. Diese gespeicherten Optionssätze können in Skripts integriert werden.

Plug-in

Ein Plug-in kann eine kundenspezifische Business-Logik enthalten, die in das CRM integriert wurde. Diese Logik kann nicht mittels Customizing erreicht werden und muss daher codiert werden.

Project Oakdale / Microsoft Dataverse for Teams

Microsoft Dataverse for Teams baut auf Microsoft Dataverse auf und ist eine integrierte Datenplattform für Microsoft Teams, mit wenig Code. Sie ermöglicht es Nutzern beispielsweise, Power Apps und Power Automate zu verwenden und damit angepasste Apps, Bots und Flows in Microsoft Teams zu erstellen. Geboten werden relationale Datenspeicherung, reichhaltige Datentypen, Enterprise-Governance sowie das Bereitstellen von Lösungen.

Prozess (Business Process Flow)

Dieser Prozess beschreibt eine Bearbeitungshilfe innerhalb einer Tabelle, die den Benutzer bei der Bearbeitung unterstützt. Ein Prozess kann mehrere Phasen haben, innerhalb derer verschiedene Informationen gepflegt werden sollen.

Quick Search

Die Schnellsuche auf der Tabellenübersicht, über vom Admin vordefinierte Felder.

Relevanzsuche

Die Relevanzsuche bietet schnelle und umfassende Suchergebnisse in Form einer einzelnen Liste, die nach Relevanz sortiert ist. Sie verwendet einen dedizierten Suchdienst außerhalb von Microsoft Dynamics 365, der bereitgestellt wird, um die Microsoft Azure-Sucherfahrung zu optimieren.

Security Roles

Sicherheitsrollen regeln den Zugriff auf die Tabellen im System. Es wird bestimmt, ob der Benutzer Lese-, Schreib- oder Erstellungszugriff hat. Es können verschiedenen Sicherheitsrollen kombiniert werden, dabei werden die Rechte aus den Rollen addiert.

Section

Ein Container innerhalb eines Tabs mit einer eigenen Überschrift, in denen Spalten gruppiert werden.

Single Line of Text

Ein Feld, das mit einer einzelnen Zeile an Text gefüllt werden kann.

Status

Es wird der Status eines Datensatzes oder einer Aktivität beschrieben. Ein Kontakt kann zum Beispiel aktiv oder inaktiv sein, eine E-Mail im Entwurf oder bereits gesendet sein.

Status Reason / Statusgrund

Die Beschreibung bzw. Begründung des Status des Datensatzes oder einer Aktivität. Beispielsweise ist die Begründung für einen Lead mit dem Status „disqualifiziert“, dass kein Kontakt möglich ist.

Tab

Ein Formular kann in verschiedene Abschnitte unterteilt werden. Ein Tab beinhaltetet dabei mehrere Sections und lässt sich auf- und zuklappen.

View

Die Übersicht der Dateninhalte einer Tabelle mit einer Auswahl an bestimmten Spalten. Durch diese Ansicht kann durch die Daten navigiert werden. Über einen Doppelklick auf eine Zeile wird ein Datensatz geöffnet.

View Selector

Die Auswahlliste der verfügbaren Ansichten für die angezeigte Tabelle. Es sind verschiedene vordefinierte Filter sowie Spaltendefinitionen enthalten.

Workflows

Workflows sind Automatisierungen im Hintergrund, deren Ausführung durch verschiedene Auslöser veranlasst werden können. Im Gegensatz zu Business Rules können Workflows Datensätze erzeugen.

Zuweisen

Den Besitzer bzw. die Zuweisung einer Person zu einem bestimmten Datensatz oder einer Aktivität ändern.

 

Fazit

41 Ausdrücke und Ausführungen später – nun hast Du einen hervorragenden Einblick in die wichtigen technischen Vokabeln aus der Microsoft Dynamics-Welt erhalten. Nutze dieses ausführliche Glossar als einen hilfreichen Begleiter Deiner Arbeit mit dem CRM-System und leg gleich los.

Du möchtest noch mehr erfahren und Deine Kenntnisse erweitern? In unserem nächsten Blog-Artikel gibt es einen weiteren Überblick über noch mehr relevante Begriffe und Definitionen aus der Welt von Microsoft Dynamics 365.

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