Prozessmanagement

Methoden zur Analyse von Geschäftsprozessen – Grundlagen und Best Practices

7 Min.

29.03.2023

Business Process Management (BPM) bietet für Unternehmen viele Vorteile. Geschäftsprozesse werden systematisch optimiert, wodurch Zeit und Kosten gespart, Qualität verbessert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden. Wiederkehrende Abläufe können standardisiert und automatisiert werden, um die Durchlaufzeit zu reduzieren, die Fehlerquote zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Engpässe und Schwachstellen können einfacher identifiziert und damit schneller behoben werden. Ebenfalls kann Prozessmanagement dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, indem es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse besser auf die Bedürfnisse der KundInnen abzustimmen und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.

Einmal angelegt ist die Arbeit aber nicht erledigt. Um die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen kontinuierlich zu verbessern und an die sich stets ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen, ist es wichtig Wege zu finden, sie zu analysieren und zu bewerten. Wieso und warum erfährst Du in diesem Blog-Artikel.

Warum Geschäftsprozesse analysieren?

Eine Prozessanalyse im BPM ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen zu verbessern. Sie umfasst die detaillierte Untersuchung und Bewertung der Geschäftsprozesse, um potenzielle Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren. Sie kann helfen, ineffiziente Prozesse zu erkennen und zu eliminieren, redundante Aktivitäten zu reduzieren und Engpässe zu beseitigen, die die Durchlaufzeit beeinträchtigen.

Eine Analyse im Prozessmanagement kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden, beispielsweise durch die Verwendung von Prozessmodellierungswerkzeugen, Interviews mit Prozessbeteiligten oder Datenanalyse. Das Ziel ist es, eine umfassende und detaillierte Sicht auf den Prozess zu gewinnen, um Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren.

Hier die wichtigsten Gründe, warum es wichtig ist, Prozessmanagement regelmäßig zu überprüfen:

Veränderungen im Geschäftsumfeld:
Unternehmen müssen sich kontinuierlich an Veränderungen im Markt, in der Technologie und im Wettbewerbsumfeld anpassen. Die Überprüfung von BPM hilft sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse auf aktuelle Herausforderungen ausgerichtet sind.
Qualitätsverbesserung:
Die Überprüfung von Prozessmanagement kann auch dazu beitragen, die Qualität der Prozesse und Produkte zu verbessern, indem Fehler und Engpässe identifiziert und behoben werden.
Compliance:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Geschäftsprozesse den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.
Identifikation von Engpässen:
Durch die Überprüfung von BPM können Engpässe in Geschäftsprozessen identifiziert werden, die die Effizienz beeinträchtigen und den Geschäftsablauf verlangsamen.
Verbesserung der Geschäftsprozesse:
Durch die Überprüfung von Prozessmanagement können Verbesserungen an Geschäftsprozessen vorgenommen werden, um die Effizienz zu steigern, die Qualität zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen:
Die Überprüfung von BPM ermöglicht es einer Organisation, ihre Geschäftsprozesse an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen entsprechen.
Risikomanagement:
Die Überprüfung von BPM kann helfen, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu minimieren, indem beispielsweise Sicherheits- oder Compliance-Richtlinien in Geschäftsprozesse integriert werden.

Mehr über die Bedeutung und Vorteile von Prozessmanagement in Unternehmen kannst Du in diesem Blog-Artikel lesen: Prozessmanagement – Bedeutung und Vorteile für Unternehmen.

Wie kann das BPM überprüft werden?

Die Überprüfung von BPM (Business Process Management) erfolgt in der Regel durch die Messung und Bewertung von bestimmten KPIs (Key Performance Indicators), die mit den Zielen und Prozessen des Unternehmens oder der Organisation in Verbindung stehen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, BPM zu überprüfen:

Prozessmapping:
Durch die Visualisierung und Dokumentation von Prozessen können Schwachstellen und Engpässe identifiziert werden, die dann verbessert werden können.
Prozessaudits:
Prozessaudits sind regelmäßige Termine mit den relevanten Stakeholdern zur Überprüfung von Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass sie effektiv und effizient sind. Prozessaudits können helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
Prozessanalyse:
Durch die Analyse von Daten und Kennzahlen können bestimmte Prozesse verbessert und optimiert werden. Hierbei können auch Simulationen oder Szenarien getestet werden, um verschiedene Optionen zu vergleichen.
Benchmarking:
Durch den Vergleich von eigenen Prozessen mit denen von anderen Unternehmen oder Branchen können Verbesserungspotenziale identifiziert und Best Practices übernommen werden.
Kundenfeedback:
Durch das Sammeln von Kundenfeedback können Prozesse an den Bedürfnissen und Erwartungen der Zielgruppe ausgerichtet werden. Durch Umfragen, Interviews oder Feedback-Formulare können wertvolle Einblicke gewonnen werden, die bei der Überprüfung und Verbesserung von Geschäftsprozessen helfen können.
Mitarbeiterfeedback:
Durch das Sammeln von Mitarbeiterfeedback können Prozesse an den Bedürfnissen und Erwartungen der MitarbeiterInnen angepasst werden, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Auch können Umfragen, Interviews oder Feedback-Formulare gut zur Analyse verwendet werden.
Kennzahlen und Metriken:
Kennzahlen und Metriken wie Prozessdurchlaufzeit, Fehlerquote, Bearbeitungszeit und Durchsatzrate können verwendet werden, um die Leistung von Geschäftsprozessen zu messen und zu überwachen. Durch die Verwendung von Kennzahlen und Metriken können Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten schnell erkannt werden.

Welche KPIs helfen bei der Prozessanalyse?

Bei der BPM können verschiedene Key Performance Indicators (KPIs) verwendet werden, um den Erfolg der Prozessoptimierung zu messen und zu bewerten.

KPIs steht für "Key Performance Indicators" und sind Messgrößen, die dazu dienen, den Erfolg oder die Leistung von Unternehmen, Organisationen oder Prozessen zu messen und zu bewerten. KPIs geben einen Einblick in die Performance eines Unternehmens oder eines bestimmten Bereichs und helfen dabei, die Zielerreichung zu messen, Chancen zu erkennen, Schwachstellen zu identifizieren und Entscheidungen zu treffen.

KPIs können in verschiedenen Bereichen wie Marketing, Vertrieb, Produktion, Finanzen, Personalwesen und vielen anderen angewendet werden. Ein KPI kann beispielsweise die Anzahl der verkauften Produkte in einem bestimmten Zeitraum sein oder die Kundenzufriedenheit oder die Anzahl der Leads, die aus einer Marketingkampagne generiert werden.

Es ist wichtig, dass KPIs messbar und quantifizierbar sind, um eine objektive Messung der Leistung zu gewährleisten. KPIs sollten relevante Daten liefern, um Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten zu treffen und sicherzustellen, dass die Strategie des Unternehmens erfolgreich ist.

Mehr zu dem Thema Ziele messbar machen, findest Du in dem Blog-Artikel: Ziel, Schuss, Tor: Eigene Erfolge SMART setzen, erkennen und feiern.

Wichtige Prozesskennzahlen bei der BPM sind:

Prozessdurchlaufzeit:
Dieser KPI misst die Zeit, die ein Prozess benötigt, um von Anfang bis Ende durchgeführt zu werden. Eine Reduzierung der Durchlaufzeit kann darauf hinweisen, dass der Prozess effizienter geworden ist.
Fehlerquote:
Dieser KPI gibt an, wie viele Fehler in einem Prozess auftreten. Eine niedrige Fehlerquote kann darauf hinweisen, dass der Prozess stabiler und zuverlässiger geworden ist.
Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit:
Dieser KPI misst die Zufriedenheit der KundInnen oder MitarbeiterInnen mit einem bestimmten Prozess. Eine hohe Zufriedenheitsrate kann darauf hinweisen, dass der Prozess gut funktioniert und den Anforderungen der KundInnen oder Mitarbeiter entspricht.
Durchsatzrate:
Dieser KPI gibt an, wie viele Einheiten eines Produkts oder einer Dienstleistung in einem bestimmten Zeitraum durch einen Prozess laufen. Eine höhere Durchsatzrate kann darauf hinweisen, dass der Prozess effizienter geworden ist.
Kosten:
Dieser KPI misst die Kosten, die für die Durchführung eines bestimmten Prozesses anfallen. Eine Reduzierung der Kosten kann darauf hinweisen, dass der Prozess optimiert wurde.

Es ist wichtig zu beachten, dass KPIs nicht die einzige Messgröße für den Erfolg oder die Leistung eines Unternehmens oder Prozesses sind. Es ist ratsam, KPIs im Kontext anderer Messgrößen und unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie zu betrachten, um ein umfassenderes Bild der Performance zu erhalten.

Neben den Prozesskennzahlen gibt es noch andere Messgrößen, die zur Beurteilung des Erfolgs oder der Leistung eines Unternehmens oder Prozesses herangezogen werden können. Einige Beispiele sind:

Finanzkennzahlen:
Hierzu gehören Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisationen), ROI (Return on Investment) und Cashflow. Diese Kennzahlen sind besonders wichtig für die Beurteilung der finanziellen Performance eines Unternehmens.
Qualitative Daten:
Hierzu gehören Informationen, die nicht direkt quantifizierbar sind, wie beispielsweise Kundenfeedback, Mitarbeiterzufriedenheit, Reputation oder Markenbekanntheit. Diese Daten sind wichtig, um den Ruf und das Ansehen eines Unternehmens oder einer Marke zu bewerten.
Mitarbeiterkennzahlen:
Hierzu gehören Kennzahlen wie Fluktuationsrate, Fehlzeiten, Schulungskosten und Mitarbeiterzufriedenheit. Diese Kennzahlen sind wichtig, um die Performance und das Engagement der Mitarbeiter zu messen.

Bei diesen Kennzahlen ist es wichtig, dass die verschiedenen Messgrößen im Kontext der Unternehmensstrategie und der spezifischen Ziele betrachtet werden, um ein umfassendes Bild der Performance zu erhalten. Eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Daten ist in der Regel am aussagekräftigsten.

Wie können Tools die Überprüfung von Prozessen unterstützen?

Prozessmanagement-Tools spielen bei der Analyse von Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Hier sind einige Gründe, warum BPM-Tools bei der Prozessanalyse hilfreich sind:

Datenanalyse:
BPM-Tools können Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und analysieren, um Einblicke in die Performance von Geschäftsprozessen zu gewinnen. Dadurch können Unternehmen Engpässe und Schwachstellen identifizieren und verbessern.
Prozessvisualisierung:
BPM-Tools bieten die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu visualisieren, um sie besser zu verstehen und zu analysieren. Dadurch können Unternehmen Prozesse optimieren und Effizienzsteigerungen erzielen.
Identifikation von Optimierungspotentialen:
BPM-Tools können dabei helfen, Optimierungspotentiale zu identifizieren, die manuell schwer zu erkennen wären. Dadurch können Unternehmen Prozesse weiter verbessern und Kosten sparen.
Zusammenarbeit:
BPM-Tools ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und MitarbeiterInnenn eines Unternehmens, um Geschäftsprozesse gemeinsam zu analysieren und zu optimieren.
Prozesssimulation:
BPM-Tools bieten die Möglichkeit, Prozesse zu simulieren und zu testen, bevor sie implementiert werden. Dadurch können Unternehmen Risiken minimieren und sicherstellen, dass Änderungen zu einer Verbesserung führen.

Insgesamt können BPM-Tools Unternehmen dabei helfen, Geschäftsprozesse systematisch zu analysieren und zu optimieren, um Effizienzsteigerungen zu erzielen, Kosten zu sparen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Welche Tools von Microsoft unterstützen Business Prozessmanagement?

Microsoft bietet verschiedene Tools für BPM an. Hier sind einige wichtige Tools von Microsoft für BPM:

Microsoft Power Automate:
Power Automate ist ein cloudbasiertes Tool, das Geschäftsprozesse automatisiert. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Erstellung von Workflow-Apps, mit denen Daten zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen automatisch übertragen werden können. Power Automate kann auch in Microsoft Teams, SharePoint und anderen Microsoft-Produkten integriert werden.
Microsoft Power Apps:
Power Apps ist ein weiteres cloudbasiertes Tool von Microsoft, das die Erstellung von benutzerdefinierten Apps für Geschäftsprozesse erleichtert. Power Apps bietet eine visuelle Oberfläche und eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Benutzer schnell Anwendungen erstellen und anpassen können.
Microsoft Visio:
Visio ist ein Diagramm-Tool, mit dem Geschäftsprozesse modelliert und dokumentiert werden können. Visio bietet eine breite Palette von Diagrammtypen, einschließlich BPMN (Business Process Model and Notation), mit denen Benutzer komplexe Prozesse visualisieren und analysieren können.
Microsoft Dynamics 365:
Dynamics 365 ist eine Plattform für Unternehmensanwendungen, die verschiedene Funktionen für BPM umfasst, einschließlich der Automatisierung von Geschäftsprozessen, der Verwaltung von Projekten und der Analyse von Daten.
Microsoft SharePoint:
SharePoint ist eine Content-Management-Plattform, die auch für BPM verwendet werden kann. SharePoint bietet Funktionen für die Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Workflow-Automatisierung, mit denen Geschäftsprozesse verbessert werden können.

Fazit

Investiere Deine Energie nicht nur in die Entwicklung und Modellierung von Prozessen, sondern nutze das Potenzial, das entsteht, wenn Du Deine Prozesse immer wieder überprüfst und analysierst. Lass Dich dabei aktiv von intelligenten Tools unterstützen, um Deine Möglichkeiten voll auszuschöpfen, Engpässe sowie Fehlerquellen zu identifizieren und Verbesserungen schnellstmöglich umzusetzen. Sicherlich gibt es viele Tools, die das Potenzial haben Dich in deinem Vorhaben zu unterstützen - wir empfehlen die Microsoft-Tools, da Du in der Dynamics-Welt bestmöglich Synergie-Effekte ausnutzen kannst.