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5 Schritte, um Ihr passendes CRM-System zu finden.

5 Schritte, um Ihr passendes CRM-System zu finden.(Bildquelle: Pixabay)

Sie haben sich dafür entschieden, ein CRM-System im Unternehmen einzuführen. Doch die Vielzahl an möglichen Lösungen und die zum Teil nur geringen System-Unterschiede erschweren den Auswahl- und Entscheidungsprozess? Das geht nicht nur Ihnen so, sondern auch vielen anderen. Daher zeigen wir Ihnen hier, wie Sie in 5 Schritten Ihre passende CRM-Software finden.

Bevor wir starten, eines noch vorweg: Die richtige CRM-Lösung zu finden ist äußerst wichtig, um von den Vorteilen eines CRMs zu profitieren. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für die Auswahl und beziehen Sie alle für die Entscheidungsfindung relevanten Personen in den Prozess mit ein. Anfangs mag die CRM-Auswahl als Zusatzaufwand empfunden werden, dies wird sich jedoch im Laufe des Projekts auszahlen.

 

1. Welche Personen sollen an der Auswahl der CRM-Software beteiligt sein?

Damit eine fehlende Akzeptanz und mangelnde Nutzerfreundlichkeit des Systems soweit wie möglich verhindert wird, empfiehlt es sich einen Personenkreis zu definieren, der im Auswahl- und Entscheidungsprozess beteiligt werden soll. Damit Sie den richtigen Kreis zusammenstellen, können Ihnen folgende Fragen weiterhelfen:

  • Wer soll das CRM-System nutzen?
  • Werden die Anwender in den Auswahl- und Entscheidungsprozess mit einbezogen? Wenn ja, welche?
  • Welche weiteren Personen sollten an der Auswahl und Entscheidung beteiligt sein?
  • Ist es sinnvoll jemand Externes in den Prozess mit einzubeziehen? Wenn ja, wen?
  • Wer trifft die endgültige Entscheidung?

 

2. Definieren und priorisieren Sie Ihre Anforderungen an Ihr CRM-System

Nachdem Sie den Personenkreis festgelegt haben, gilt es die Anforderungen an die Software zu definieren. Dies ermöglicht Ihnen, CRM-Anbietern gezielte Anfragen zu senden, CRM-Systeme anhand Ihrer festgelegten Kriterien zu vergleichen und ganz wichtig: keine relevanten Anforderungen zu vergessen.

Der kontinuierliche Austausch mit allen relevanten Personen im Entscheidungsprozess ermöglicht Ihnen, keine Anforderungen zu vergessen und alles Wichtige im Blick zu haben.

Einige wichtige Aspekte, die in dieser Phase entschieden und berücksichtigt werden sollten, sind beispielsweise folgende:

  • Entscheiden Sie sich für eine cloudbasierte CRM-Lösung oder eine On-Premises-Lösung?
  • Welche bereits bestehenden Anwendungen sollen in die Software integriert werden?
  • Wie viele Personen werden das System nutzen und haben diese Leute unterschiedliche Aufgaben und somit unterschiedliche Anforderungen an das System?

Da es weitaus mehr Punkte zu beachten gibt, haben wir Ihnen einen Anforderungskatalog erstellt, mit dem Sie Ihre Anforderungen an ein CRM festlegen und priorisieren können. Diesen können Sie hier herunterladen: Sichern Sie sich unseren kostenlosen CRM-Anforderungskatalog.

Nachdem Sie die Anforderungen definiert haben, empfiehlt es sich Prioritäten festzulegen. Denn eins ist klar: Es kann sein, dass nicht alle Anforderungen an die Software erfüllt werden. Damit Sie am Ende keine Abstriche bei den relevanten Anforderungen machen und die wichtigsten Funktionen im CRM enthalten sind, ist das Festlegen von Prioritäten äußerst wichtig.

Starten Sie erst einmal mit den für Sie wesentlichen und offensichtlichen Anforderungen. Durch Gespräche mit verschiedenen CRM-Anbietern oder in möglichen Anforderungsworkshops können weitere Anforderungen identifiziert und nachträglich aufgenommen werden. Zudem können auch im Laufe des Projekts die Anforderungen erweitert werden, weshalb eine agile Arbeitsweise in diesem Bereich sehr wertvoll ist.

 

3. Starten Sie den CRM-Software-Vergleich

Jetzt kann es endlich mit der CRM-Auswahl losgehen und Sie können mit dem Vergleichen verschiedener Anbieter von CRM-Systemen starten. 

Es zeigt sich immer wieder, dass die System-Vorauswahl anhand folgender Kriterien sinnvoll ist:

  • Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und Anzahl der Systemanwender:
    Die CRM-Anbieter können nach der Unternehmensgröße vorselektiert werden. So sind zum Beispiel die CRM-Lösungen Salesforce und SAP vorwiegend für Großunternehmen, Microsoft Dynamics 365 für große und mittelständische Unternehmen und HubSpot CRM und Zoho CRM für mittelständische und kleine Unternehmen geeignet.

    Sie sind derzeit auf der Suche nach dem richtigen CRM-System? Dann nutzen Sie  hier unseren kostenlosen CRM-Vergleich: Verschaffen Sie sich einen ersten  Überblick und steigen Sie in die tiefergehende CRM-Recherche ein.

  • Kosten:
    Die Kosten sollten nicht ausschlaggebend für die Entscheidung sein, spielen jedoch eine wichtige Rolle. Neben kontinuierlichen Lizenzkosten sollte auch auf die Kosten für mögliche Systemanpassungen, Schulungen und vieles Weitere geachtet werden.

    Und nicht zu vergessen: Ein System, das nicht genutzt wird, ist immer teuer für das Unternehmen, egal wie hoch die Lizenz-, Implementierungs- und Customizing-Kosten letztendlich sind. Dies führt uns zum nächsten Punkt:

  • Akzeptanz der Nutzer und Bedienbarkeit des Systems:
    Die erfolgreiche Einführung eines CRMs bezieht sich nicht nur darauf, dass alle wichtigen Anforderungen berücksichtigt werden und die technischen Gegebenheiten erfüllt sind, sondern auch darauf, dass die Anwender das CRM auch wirklich nutzen. Dabei spielt beispielsweise die Bedienbarkeit des Systems und die Akzeptanz der Nutzer eine wesentliche Rolle.

Damit Sie sich einen ersten Überblick über passende CRM-Systeme verschaffen können, bieten wir Ihnen den kostenlosen Service, einen CRM-Systeme Vergleich durchzuführen. Nachdem Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, generieren wir anhand Ihrer Daten eine Übersicht von möglichen CRM-Systemen, die infrage kommen. Dadurch erhalten Sie eine Vorauswahl, mit der Sie im Anschluss in die tiefergehende Recherche einsteigen können.

 

4. Steigen Sie in die tiefergehende Recherche der CRM-Systeme ein.

Nachdem Sie eine Vorauswahl getroffen haben, geht es nun darum, die einzelnen CRM-Systeme besser kennenzulernen, zu testen und umfassende Informationen einzuholen.

Viele CRM-Anbieter bieten eine kostenlose Demo- und Testversion an, sodass Sie die Nutzeroberfläche kennenlernen und ein erstes Gefühl dafür bekommen, wie es ist, mit der CRM-Software zu arbeiten. Da die meisten Demos und Testversionen nicht auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden, empfehlen wir, einen Beratungstermin mit den CRM-Anbietern und Partnerunternehmen zu vereinbaren und gezielt über die Anforderungen zu sprechen, einen Teil der Anforderungen im System zeigen zu lassen und gezielte Rückfragen zu den CRM-Funktionen zu stellen.

Dadurch erhalten Sie umfassende Einblicke über die Bedienbarkeit und Benutzeroberflächen, denn neben den oben genannten Faktoren, wie Preise, CRM-Funktionen, Anpassbarkeit und ähnlichem, spielt auch die Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz der Anwender eine entscheidende Rolle.

 

5. Finden Sie einen Partner eines CRM-Anbieters vor Ort.

Je nachdem für welche CRM-Software Sie sich entscheiden und welche Anpassungen Sie vornehmen möchten, empfiehlt es sich, nach einem Partner vor Ort Ausschau zu halten. Dieser kann Sie bereits während des Auswahlprozesses unterstützen und Ihnen das CRM in einem Beratungstermin anhand ausgewählter Anforderungen vorführen. So können Sie Rückfragen stellen und gegebenenfalls definierte Anforderungen werden überprüft und ergänzt. Neben diesem wichtigen Aspekt berät Sie ein Partner auch zu den Themen Anpassbarkeit, Lizenzierung und Machbarkeit der Anforderungen.

Nachdem Sie dann die Entscheidung für ein CRM-System getroffen haben, kann das Partnerunternehmen beispielsweise für die Implementierung, das Customizing, Entwickler-/Anwender-Schulungen und den Support zur Verfügung stehen. 

 

Fazit:

Diese fünf Schritte empfehlen wir Ihnen, um das für Sie beste CRM-System zu finden. Damit Sie gut informiert und trotzdem zügig zu einer Entscheidung kommen, empfehlen wir Ihnen folgendes: Definieren Sie einen Zeitraum, in dem Sie diese fünf Schritte durchlaufen werden, damit Sie zu einem festgelegten Zeitpunkt von den Vorteilen eines CRMs profitieren.
Das Gute dabei: Sie müssen die Auswahl nicht alleine treffen – gemeinsam mit Kollegen und Partnern von CRM-Anbietern legen Sie Ihre Anforderungen fest und steigen in die System-Auswahl ein.

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