On-Premises vs Cloud: Vergleich der Microsoft CRM Betriebsmodelle

Microsoft Dynamics 365 wird häufig mit seiner Cloud-Version assoziiert. Doch neben der Cloud-Variante existiert weiterhin die Möglichkeit, Microsoft Dynamics 365 als On-Premises-Version lokal im eigenen Unternehmen zu betreiben. Dieser Blog-Artikel bietet eine sachliche Einordnung beider Modelle, zeigt technische Unterschiede auf und unterstützt Unternehmen bei der Wahl der passenden Lösung.

(Bildquelle: infinitas)

On-Premises oder Cloud? Eine Entscheidung mit vielen Fragen

Die Wahl zwischen einer On-Premises-Lösung und der Cloud ist selten eine rein technische – sondern oft eine strategische, emotionale und kulturelle Entscheidung. Gerade wenn es um ein zentrales Kundenmanagement-System wie Microsoft Dynamics 365 geht, kommen viele Fragen auf:

• Möchte ich die Kontrolle über meine Systeme behalten – oder lieber Verantwortung abgeben?
• Wie wichtig ist mir Flexibilität – und wie sehr vertraue ich externen Plattformen?
• Passen Cloud-Lösungen zu meinen Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen?
• Habe ich eine leistungsfähige interne IT – oder möchte ich diese entlasten?
• Und nicht zuletzt: Was erwarten meine Kundinnen und Kunden von meiner digitalen Infrastruktur?

Viele Unternehmen stehen vor einem regelrechten Entscheidungs-Wirrwarr: Einerseits gibt es berechtigte Vorbehalte gegenüber der Cloud – etwa Datenschutzbedenken, Unsicherheit beim Thema Datenspeicherung oder Angst vor Abhängigkeit. Andererseits bestehen genauso Zweifel gegenüber On-Premises – etwa wegen veralteter Infrastrukturen, Fachkräftemangel oder Innovationsdruck.

Genau deshalb lohnt sich ein neutraler Blick auf beide Modelle.

In diesem Artikel zeigen wir Dir die Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie typische Szenarien, in denen On-Premises oder Cloud besser passen könnten – damit Du eine informierte, zu Deinem Unternehmen passende Entscheidung treffen kannst.

On-Premises oder Cloud: was bedeutet das bei Microsoft Dynamics 365?

On-Premises bezeichnet eine Betriebsform, bei der die Software auf eigenen Servern im Unternehmen installiert und betrieben wird. Im Gegensatz dazu wird bei der Cloud-Variante die Software von Microsoft in Rechenzentren bereitgestellt und als Dienst (SaaS) zur Verfügung gestellt.

Die Formulierung „als Dienst (SaaS)“ steht für „Software as a Service“, also eine Bereitstellungsform von Software über das Internet. Genauer erklärt: SaaS bedeutet, dass Unternehmen die Software nicht kaufen und auf eigenen Servern installieren, sondern sie als Dienstleistung nutzen, die über die Cloud bereitgestellt wird. Bei Microsoft Dynamics 365 in der Cloud mietet man also Zugriff auf die Software, inklusive Infrastruktur, Wartung, Updates und Support – alles wird von Microsoft bereitgestellt.

Das sind die Vorteile von SaaS:

• Keine eigene Serverinfrastruktur nötig
• Automatische Updates
• Flexible Abrechnungsmodelle (meist monatlich/jährlich)
• Ortsunabhängiger Zugriff per Webbrowser oder App

Diese grundsätzliche Unterscheidung von On-Premises und der Cloud wirkt sich auf viele zentrale Aspekte in der Nutzung und Verwaltung von Dynamics 365 aus – unter anderem auf:

• die zugrunde liegende Infrastruktur,
• den Wartungsaufwand,
• das Lizenzmodell,
• den Funktionsumfang
• und die Innovationsgeschwindigkeit.

Wir als infinitas bieten ausschließlich Cloud-Lösungen an, dieser Artikel beleuchtet jedoch beide Modelle neutral und fundiert.

Microsoft Dynamics 365 On-Premises:
Architektur und Voraussetzungen

Beim On-Premises-Betrieb erfolgt die Installation der CRM-Software auf unternehmenseigener Hardware. Alternativ kann ein externes Rechenzentrum genutzt werden (häufig als "Off-Premises" bezeichnet), das nicht im eigenen Unternehmen steht, sondern von spezialisierten Hosting- oder Infrastrukturpartnern betrieben wird – beispielsweise in einem regionalen IT-Dienstleistungszentrum oder einem zertifizierten Colocation-Rechenzentrum. Ein Colocation-Rechenzentrum (oft auch als Server Housing bezeichnet) ist ein spezielles Rechenzentrum, das von einem Drittanbieter betrieben wird und in dem Unternehmen ihre eigene IT-Hardware (wie Server, Speicher, Netzwerkgeräte) unterbringen können.

Ob im eigenen Serverraum (On-Premises) oder bei einem externen Hosting-Partner (Off-Premises): In beiden Fällen liegt die Verantwortung für Betrieb, Wartung und Sicherheit bei Deinem Unternehmen.

Technische Voraussetzungen für Microsoft Dynamics 365 On Premise:

• Eigene Serverstruktur mit Windows Server und SQL-Server
• Active Directory für Benutzerverwaltung
• Interne IT-Abteilung zur Wartung und Administration
  
  

Verfügbare Microsoft Dynamics 365 Module:

• Sales (Vertrieb)
• Customer Service (Kundenservice)

Nicht verfügbare Microsoft Dynamics 365 Module:

• Customer Insights (Marketing), Field Service, Project Operations (nur in der Cloud)
• KI-gestützte Funktionen (z. B. Copilot)
  
  

Wichtig: Ja, richtig gelesen: Du kannst mit einer On-Premises-Lösung das Marketing-Tool von Microsoft Dynamics 365 leider nicht nutzen. Funktionen wie E-Mail-Kampagnen, automatisierte Customer Journeys, Lead Nurturing oder Veranstaltungsmanagement sind Bestandteil von Dynamics 365 Marketing bzw. Customer Insights – Journeys – und diese Module sind ausschließlich in der Cloud verfügbar. Wenn Marketing ein zentraler Bestandteil Deiner CRM-Strategie ist, kommst Du daher an der Cloud-Variante nicht vorbei.

Vorteile von Microsoft Dynamics 365 On-Premises:

• Volle Datenkontrolle und physische Hoheit über Server und Systeme
• Individuelle Anpassbarkeit an unternehmensspezifische IT-Strukturen und Sicherheitsrichtlinien
• Integration in bestehende, teils abgeschottete Systemlandschaften, z. B. in der Produktion oder in Netzwerken ohne Internetzugang
• Offline-Fähigkeit ohne Einschränkung, unabhängig von Cloud- oder Verbindungsproblemen
• Langfristige Planbarkeit von Investitionen, da keine monatlichen Lizenzkosten anfallen
• Hohe Eigenverantwortung und Unabhängigkeit von externen Updates oder Release-Zyklen
• Rechtssicherheit bei Datenhaltung, z. B. bei internen Audits oder ISO-Zertifizierungen
• Einsatzszenarien mit hohem Datenschutzbedarf, z. B. in Behörden, Forschung oder medizinischer Datenverarbeitung

Microsoft Dynamics 365 Cloud:
Architektur und Möglichkeiten

Die Cloud-Variante basiert auf Microsoft Azure – einer globalen Cloud-Computing-Plattform von Microsoft, die weltweit verteilte Rechenzentren mit höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards bereitstellt. Sie übernimmt die komplette Bereitstellung, Wartung und Skalierung der Dynamics 365-Infrastruktur.

Nutzende profitieren von einem flexiblen SaaS-Modell (Software as a Service), bei dem nicht die Software selbst gekauft, sondern die Nutzung inklusive aller Services gemietet wird. Das bedeutet: Unternehmen zahlen eine regelmäßige Gebühr (monatlich oder jährlich) pro Benutzer oder Gerät – und erhalten dafür stets die aktuellste Version, technische Wartung, Sicherheitspatches und Support inklusive.

Durch diese Architektur können neue Funktionen (wie etwa KI-Tools, Automatisierungen oder Integrationen) schnell bereitgestellt und genutzt werden – ohne eigene Updates oder Servermigrationen.

Technische Voraussetzungen für Microsoft Dynamics 365 Cloud:

• Stabile Internetverbindung mit ausreichend Bandbreite
• Microsoft 365 Tenant (z. B. zur Nutzerverwaltung und Lizenzzuweisung)
• Kompatible Endgeräte mit aktuellen Browsern oder mobilen Apps
• Optional: Azure Active Directory für Single Sign-on und Sicherheitsrichtlinien

Verfügbare Microsoft Dynamics 365 Module:

• Sales (Vertrieb)
• Customer Service (Kundenservice)
• Marketing (Customer Insights – Journeys)
• Field Service
• Project Operations
• Finance, Supply Chain Management, Human Resources

Technisch nicht möglich in der Cloud-Variante:

• Lokale Datenverarbeitung außerhalb der Microsoft-Cloud (nur über hybride Ansätze möglich)
• Vollständige Offline-Nutzung aller Module (je nach Anwendung eingeschränkt möglich)

Vorteile von Microsoft Dynamics 365 Cloud:

• Automatische Updates und Sicherheitspatches
• Hohe Verfügbarkeit durch globale Rechenzentren
• Zugriff auf neueste Technologien wie KI, Power Platform, Copilot
• Skalierbarkeit bei steigender Nutzerzahl oder Funktionserweiterung
• Ortsunabhängiger Zugriff für Remote- und Hybrid-Teams

Vergleich:
Microsoft Dynamics 365 On-Premises vs. Cloud

Lizenzierung der Betriebsmodelle Microsoft Dynamics 365 On-Premises vs. Cloud im Vergleich

Ein wesentlicher Unterschied zwischen der Cloud- und der On-Premises-Variante von Microsoft Dynamics 365 liegt im Lizenzmodell. Während Unternehmen bei On-Premises die Software klassisch kaufen und lokal betreiben, basiert das Cloud-Modell auf einer Nutzungslizenz im Abonnement – ähnlich wie bei anderen SaaS-Angeboten.

On-Premises-Lizenzierung

Bei der On-Premises-Variante erwirbst Du eine unbefristete Lizenz für eine bestimmte Softwareversion (z. B. Version 9.1). Diese einmalige Investition (CapEx) erlaubt es Dir, die Software dauerhaft zu nutzen – jedoch nur in der ursprünglich erworbenen Version. Für spätere Updates ist die sogenannte Software Assurance nötig, ein optionaler Wartungsvertrag mit einer Laufzeit von meist zwei Jahren. Er erlaubt Dir Upgrades auf neue Versionen innerhalb dieses Zeitraums und bietet zusätzliche Services wie Support oder Schulungen.

Die Lizenzen sind rollenbasiert – das heißt, je nach Nutzungsszenario kannst Du wählen zwischen:

• User-Lizenzen, die einer bestimmten Person zugeordnet sind,
• Device-Lizenzen, die auf ein einzelnes Endgerät beschränkt sind (z. B. in Schichtbetrieben),
• und Team-Member-Lizenzen, die eingeschränkten Lese- und Basiszugriff erlauben.

Die Flexibilität ist dabei begrenzt: Ein Wechsel zwischen Lizenztypen ist nur mit zusätzlichem Aufwand oder bei erneuter Lizenzierung möglich.

Cloud-Lizenzierung

Im Cloud-Modell erfolgt die Lizenzierung im Rahmen eines monatlichen oder jährlichen Abonnements. Du zahlst nur für das, was tatsächlich genutzt wird – pro Benutzer, Rolle und Applikation. Dadurch sind die Einstiegshürden geringer, und Unternehmen können flexibel wachsen oder Lizenzen anpassen.

Auch hier gibt es verschiedene Lizenztypen – vom Team Member bis hin zu vollständigen Benutzerlizenzen für Sales, Customer Service oder Customer Insights. Der Vorteil: Diese Lizenzen lassen sich dynamisch verwalten, zentral über das Microsoft 365 Admin Center steuern und bei Bedarf schnell erweitern oder kündigen.

Ein weiterer Pluspunkt der Cloud: Updates, neue Features und Sicherheitsfunktionen sind automatisch enthalten – ohne zusätzliche Kosten oder manuelle Installationen.

Mehr zum Thema strategisches Lizenzmanagement, findest Du in diesem Blog-Beitrag: KI-gestützt: So findest Du die optimale Microsoft Dynamics 365 Lizenz

Fazit:

Während das On-Premises-Modell auf langfristige Kontrolle und Investitionssicherheit setzt, punktet die Cloud mit Flexibilität, Transparenz und Innovationsgeschwindigkeit. Für viele mittelständische Unternehmen bedeutet das: Die Cloud-Lizenzierung ist nicht nur einfacher zu verwalten, sondern auch strategisch besser geeignet für dynamisch wachsende oder digital ambitionierte Organisationen.

Vor- und Nachteile von Microsoft Dynamics 365 On-Premises vs. Cloud im direkten Vergleich

Die Entscheidung für Cloud oder On-Premises ist nicht nur technisch, sondern auch strategisch geprägt. Beide Modelle bringen klare Stärken mit – aber auch Kompromisse. Um Dir eine fundierte Abwägung zu erleichtern, findest Du hier die wichtigsten Vorteile und Nachteile beider Varianten auf einen Blick.

Welches Betriebsmodell des Microsoft CRM-Systems passt zu Deinem Unternehmen?

Jedes Unternehmen bringt andere Voraussetzungen, Ziele und Rahmenbedingungen mit – genau deshalb gibt es auch keine Pauschalempfehlung für On-Premises oder Cloud. In diesem Abschnitt findest Du typische Szenarien, bei denen sich das eine oder andere Modell besonders gut eignet.

Anhand konkreter Beispiele und einer kurzen Entscheidungshilfe kannst Du besser einschätzen, welches Betriebsmodell langfristig besser zu Deinen Anforderungen passt – oder ob eine hybride Lösung sinnvoll wäre.

Wann ist On-Premises sinnvoll?

• Hohe Anforderungen an Datenschutz & Datenhoheit
• Bestehende IT-Infrastruktur mit ausreichenden Ressourcen
• Branchen mit hohem Regulierungsgrad (z. B. Öffentlicher Sektor)
• Unternehmen mit abgeschlossenen Netzwerken (z. B. Produktion)

Wann ist die Cloud-Variante zu bevorzugen?

• Wachstumsorientierte Unternehmen mit Innovationsfokus
• Nutzung moderner Tools und KI-Funktionen
• Bedarf an Mobilität und Homeoffice
• Skalierbare, kostentransparente IT gewünscht
• Begrenzte interne IT-Ressourcen

Praxisbeispiele:

Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen aus Niedersachsen entschied sich bewusst für eine On-Premises-Lösung, da es über ein eigenes Rechenzentrum und eine erfahrene IT-Abteilung verfügte. Aufgrund von branchenspezifischen ISO-Zertifizierungen war eine lokale Datenhaltung Pflicht.

Ein anderes Unternehmen aus dem B2B-Dienstleistungsbereich stellte hingegen auf die Cloud um, um dynamisch zu skalieren und moderne Marketing-Funktionen zu nutzen. Die Möglichkeit, Kundendaten in Echtzeit zu analysieren und KI-gestützte Vertriebsfunktionen zu nutzen, war für das Wachstum entscheidend.

Hybride Modelle des Microsoft Betriebsmodells als Übergangslösung

In vielen Fällen ist die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premises gar nicht absolut – sondern liegt irgendwo dazwischen. Unternehmen mit bestehender On-Premises-Infrastruktur entscheiden sich zunehmend für einen hybriden Ansatz: Die Kernsysteme bleiben lokal installiert, während einzelne Funktionen oder Dienste aus der Cloud ergänzt werden.

Typische hybride Anwendungsszenarien sind zum Beispiel:

• Power BI für cloudbasiertes Reporting über lokale CRM-Daten
• Microsoft Teams oder Outlook-Integration zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit
• Power Automate zur Automatisierung von Workflows, die On-Premises-Systeme mit Cloud-Diensten verbinden
• Nutzung von Microsoft Dataverse zur strukturierten Datensynchronisation und -verteilung zwischen lokalem System und Cloud

Microsoft unterstützt diesen Weg aktiv: Durch vorgefertigte Konnektoren, APIs und hybride Funktionen in der Power Platform können Unternehmen ohne großen Bruch bestehende Systeme weiterentwickeln. So entsteht eine sanfte Migrationsstrategie, bei der IT-Teams die Kontrolle behalten – aber gleichzeitig die Innovationskraft der Cloud schrittweise nutzen.

Aber: Wie lange wird On-Premises von Microsoft noch unterstützt?

Microsoft stellt zwar weiterhin On-Premises-Versionen von Dynamics 365 bereit, hat aber seit Jahren den klaren Fokus auf die Cloud gelegt. Neue Funktionen erscheinen dort zuerst – oder exklusiv. Auch Supportzyklen für On-Premises-Versionen sind begrenzt. Unternehmen, die langfristig auf Innovation setzen wollen, sollten das bei ihrer Planung berücksichtigen.

Cloud oder On-Premises? Diese Entscheidungsmatrix hilft Dir weiter

Unsicher, welches Betriebsmodell besser zu Deinem Unternehmen passt? Diese kompakte Entscheidungsmatrix bringt Klarheit. Sie zeigt Dir auf einen Blick, welches System für welche Anforderungen geeignet ist – basierend auf typischen Rahmenbedingungen aus der Praxis.

✅ trifft zu | ❌ trifft nicht zu

Hinweis:

Diese Entscheidungsmatrix soll Dir helfen, einen ersten Eindruck zu gewinnen. Natürlich ist nicht jeder Punkt gleich gewichtet – aber gerade die Kombination aus mehreren zutreffenden Aussagen kann Dir Klarheit verschaffen. Nimm Dir Zeit, gehe die Liste im Team durch und nutze sie als Grundlage für ein offenes Gespräch mit IT, Datenschutz und Geschäftsleitung.

Was sagt Dir die Matrix?

Wenn Du beim Durchgehen der Matrix überwiegend ✅ auf der On-Premises-Seite hast, spricht viel dafür, dass Du bereits über eine starke interne IT-Infrastruktur verfügst, auf größtmögliche Kontrolle angewiesen bist oder regulatorisch dazu verpflichtet bist, sensible Daten lokal zu halten. In diesem Fall kann eine On-Premises-Lösung durchaus sinnvoll sein – vor allem, wenn Innovation nicht oberste Priorität hat und Sicherheit bzw. Eigenverantwortung im Vordergrund stehen.

Hast Du hingegen viele ✅ auf der Cloud-Seite, dann profitierst Du wahrscheinlich von der Skalierbarkeit, dem einfachen Zugang zu neuen Funktionen und der Möglichkeit, IT-Ressourcen im Unternehmen zu entlasten. Besonders für wachstumsorientierte oder digital transformierende Unternehmen bietet die Cloud klare Vorteile – auch wirtschaftlich.

Und wenn es gemischt aussieht?
Dann lohnt es sich, über ein hybrides Szenario nachzudenken. Vielleicht kannst Du bestimmte Prozesse lokal halten – z. B. aus Compliance-Gründen – und gleichzeitig von Cloud-Innovationen in Vertrieb, Marketing oder Analyse profitieren. Genau solche Lösungen sind heute möglich – und oft ein sinnvoller Zwischenschritt.

Fazit:

Cloud oder On-Premises – beide Modelle haben ihre Berechtigung. Die Cloud überzeugt durch Innovationskraft, Flexibilität und geringeren Wartungsaufwand, während On-Premises maximale Kontrolle und individuelle Anpassung ermöglicht. Für viele mittelständische Unternehmen ist die Cloud heute die bevorzugte Wahl, insbesondere wenn schnelle Skalierung, moderne Funktionen oder geringere Einstiegshürden gefragt sind.

Dennoch gilt: Die optimale Lösung hängt immer von Deinen individuellen Rahmenbedingungen ab. Ein hybrider Ansatz kann dabei ein sinnvoller Zwischenschritt sein – mit bewährten lokalen Systemen und gezieltem Cloud-Zugewinn. Als Microsoft Partner mit Fokus auf Dynamics 365 helfen wir Dir gerne dabei, die passende Betriebsform für Deine Anforderungen zu identifizieren.

Bereit, die für Dein Unternehmen passende CRM-Strategie zu finden?
Du möchtest wissen, ob die Cloud-Variante zu Deinem Unternehmen passt? Oder ob eine hybride Lösung für Dich sinnvoll wäre? Lass uns gemeinsam herausfinden, wie Du Microsoft Dynamics 365 strategisch einsetzen kannst – für effiziente Prozesse, bessere Zusammenarbeit und nachhaltiges Wachstum.

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