Die Vorteile des agilen Projektmanagements für Dein CRM-Projekt

Von Kristina Ehlers am 19.05.2021

Agiles Projektmanagement: Die Vorteile für Dein CRM-Projekt

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Stehen Sie vor der Umsetzung eines CRM-Projekts und fragen sich, welchen Mehrwert Ihnen das agile Projektmanagement bietet? Offenheit, Mut und Selbstverpflichtung: Werden die Voraussetzungen des agilen Projektmanagements von der Organisation und den Projektbeteiligten erfüllt, so ergeben sich erhebliche Vorteile für das Unternehmen und das Projekt selbst. Welche Vorteile das konkret sind und wie aufkommende Herausforderungen in der agilen Methode bewältigt werden können, lesen Sie in diesem Artikel.

(Bildquelle: Canva)

Iteratives Vorgehen

Agile Methoden bieten die Chance, flexibel auf Veränderungen der Anforderungen an ein Softwareprojekt zu reagieren. Implementierungs- und Weiterentwicklungsprojekte sind in der Regel in einen IT-Kontext eingebettet, der sich schnell und kurzfristig ändern kann. Daraus resultiert häufig der Bedarf, die Anforderungen an die Software oder deren Schnittstellen zu justieren.

Das agile Arbeiten zielt darauf ab am Ende einer Iteration in der Lage zu sein, einen in sich stimmigen Baustein zu implementieren. Es wird von dem „Potentially Releaseable Product Increment“ gesprochen. Die kurzfristige Planung der einzelnen Iterationen bietet zum einen deutlich größere Planungssicherheit bezüglich der verfügbaren Ressourcen, erfüllten Voraussetzungen und gegebenen Abhängigkeiten. Zum anderen ermöglichen kurze Iterationen die schnellstmögliche Anpassung. Wichtig ist, dass die Zeitspanne fest definiert und für alle Projektbeteiligten transparent ist. In der Regel wird je nach Projekt ein Zeitraum von ein bis vier Wochen festgelegt.

Geringe Planungsintensität

Dieser agile Ansatz ist von Vorteil, um eine ausgedehnte und intensive Planungsphase vor dem Projektstart, die eigentlich immer Teil von klassischen Projekten ist, zu vermeiden. Sie beginnen direkt mit der Umsetzung, haben die Möglichkeit, in enger Abstimmung mit den Anwendern die wichtigsten Anforderungen zuerst anzugehen und können auf die bereits erwähnten Veränderungen schnell und effizient reagieren.

Der Begriff „agil“ drückt in diesem Zusammenhang aus, dass die Projektsteuerung sehr dynamisch und flexibel erfolgt. Eine Veränderung bedeutet in diesem Kontext nicht, dass der gesamte Projektumfang infrage gestellt wird. Für Ihr CRM-Projekt kann das beispielsweise heißen, dass Sie im direkten Austausch mit Key-Usern die nächsten Ausbaustufen definieren.

Daraus ergeben sich häufig Erkenntnisse, die unmittelbar berücksichtigt werden können. Dies ist ein weiterer Vorteil der agilen Methode, um die Nutzerakzeptanz des neuen Systems zu erhöhen. Dennoch ist es von großer Bedeutung, dass die Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt sind und bei aller Flexibilität der Projektverantwortliche nicht das Ziel aus den Augen verliert. Bei agilen Projekten obliegt diese Verantwortung dem Product Owner, der durch ein eigenverantwortliches Team unterstützt wird.

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Gesteigerte Nutzerakzeptanz durch Individualisierung

Egal ob agil oder klassisch – alle Projektmanagement-Methoden verfolgen dasselbe Ziel: minimale Kosten, maximales Ergebnis. Insbesondere im Bereich des Customer-Relationship-Managements steht der zufriedene Kunde im Fokus, doch jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse. Diese sind genauso individuell wie die damit einhergehenden Anforderungen an ein CRM.

Die agile Arbeitsweise ermöglicht Ihnen die größtmögliche Individualisierung Ihres CRM, da ganz gezielt und effizient auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Ihre Prozesse und die Kundenbetreuung eingegangen werden kann. Hierbei ist es ratsam, von Anfang bis Ende ein paar Key-User in die Systemausgestaltung einzubinden, um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen. Eine Software, die täglich den Arbeitsalltag bestimmt, genießt eine deutlich höhere Akzeptanz durch die Anwender, wenn diese in die Ausgestaltung eingebunden werden. Sie identifizieren sich mit dem entstehenden Produkt.

Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen ist, dass sich die Anwender intensiv mit den eigenen Prozessen, Arbeitsmethoden und vor allem dem Mehrwert des neuen Systems auseinandersetzen. Die Methode trägt dazu bei, dass der Fokus des Projekts auf der Funktionalität liegt. Gleichzeitig wird Know-how innerhalb Ihres Unternehmens geteilt und Hindernisse werden erfahrungsgemäß schneller aufgelöst als unter der Anwendung des klassischen Projektmanagements.

Weitere Erläuterungen des Scrum-Prozesses in Bezug auf Ihre CRM-Einführung lesen Sie hier: Agiles Projektmanagement: Erfolgreiche CRM-Einführung mit Scrum.

Herausforderungen für den Erfolg des agilen Projektmanagements

Das agile Vorgehen ist jedoch auch nicht die perfekte Allzweckwaffe und birgt Herausforderungen, die es für eine Organisation zu bewältigen gilt.

Das agile Mindset setzt voraus, dass der Fokus auf die Akzeptanz durch die Anwender und die grundsätzliche Funktionalität des Systems gesteigert wird. Termin und Kostentreue rücken hierbei in den Hintergrund. Dadurch kann die Budgetsteuerung zu einem Problem werden. Deshalb ist es wichtig, zwei weitere Aspekte der agilen Prinzipien umso intensiver zu leben – Kommunikation und Transparenz.

Der Erfolg agiler Softwareentwicklung wird gefährdet, wenn die einzelnen Projektbeteiligten (z.B. bei der Anwendung von Scrum: Product Owner, Development Team und Scrum Master) intransparent arbeiten und den Aufgaben ihrer Rolle nicht gerecht werden. Es ist eine Herausforderung, den Überblick über das System, die Abhängigkeiten und das Budget zu behalten. Deshalb ist von besonderer Wichtigkeit, die einzelnen Rollen zu besetzen, da jeder Projektbeteiligte mit seinen individuellen Aufgaben wesentlich zum Projekterfolg beiträgt.

Die Bedeutung des Projektmanagements sollte niemals unterschätzt werden. Was zunächst nach einem Kostenblock aussieht, der auf den ersten Blick nicht zum Projekterfolg beiträgt, entpuppt sich häufig als der wichtigste Hebel, um innerhalb eines Projekts effizient, kollegial und zielorientiert zusammenzuarbeiten.

Genauso kann das mangelnde Verständnis der Organisation für das agile Projektmanagement den Fortschritt behindern und den Projekterfolg negativ beeinflussen. Ein essenzieller Baustein dieser Methode ist Mut – Mut, Dinge auszuprobieren und Fehler zu machen. Das bedarf viel Vertrauen einer Organisation in das Projektteam.

Agilität bedeutet, dass das Projektteam selbstorganisiert und eigenverantwortlich handelt. Ist eine Organisation dazu nicht bereit, kann sich dieser Aspekt nachteilig auf den Projektverlauf auswirken. Einerseits durch negative Einflüsse oder Blockaden von außen, andererseits durch das Mindset des Teams selbst. Damit ein Team die gewünschten Ergebnisse erreichen kann, ist es wichtig, auf eine heterogene Teamzusammensetzung zu achten.

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Fazit

Agilität bedeutet Leichtigkeit. Vielen erscheint das agile Manifest zunächst nach einem strikten Regelwerk, das eine eher einschränkende als entfaltende Wirkung hat. Jedes Projektteam benötigt Zeit, um seine agilen Prozesse gemeinsam zu schärfen und in der neuen Projektmanagementmethode anzukommen. Doch viele Organisationen durften bereits die Erfahrung machen, dass eindeutige Spielregeln für die Zusammenarbeit sowie Kommunikation, Transparenz und die regelmäßige Reflexion innerhalb eines Projektes wesentlich zum Projekterfolg beitragen.

Welche agile Methode ist für Sie die richtige, um Ihr CRM-System erfolgreich einzuführen?