(Bildquelle: Pixabay)„Wir führen eine neue Software ein!“
Bei dieser Ankündigung sollten Sie nicht unbedingt mit Jubel und Applaus bei Ihren Mitarbeitern rechnen, denn häufig haben Mitarbeiter bereits viele Erfahrungen mit neuen Systemen gemacht. Leider nicht immer positive. Vorteile und Arbeitserleichterungen werden da erstmal gar nicht in Erwägung gezogen. Und das, obwohl CRM-Systeme zweifellos viele Vorteile für den Mitarbeiter bieten – z. B. detaillierte Informationen über sämtliche Interaktionen und Deals aller Kontakte.
Mit der richtigen Strategie aber schaffen Sie es, Vertriebsleiter und andere Mitarbeiter schnell und umfassend von neuen Systemen zu überzeugen.
1. Heben Sie die Vorteile für Ihre Mitarbeiter hervor
Die größte Herausforderung bei der Einführung eines Kundenmanagementsystems (CRM-Systems) liegt darin, die Mitarbeiter aus dem Vertrieb davon zu überzeugen, dass ihnen diese Neuerung vor allem Vorteile bietet und ihnen die Arbeit erleichtert. Der Grund, der Führungsebene besseren Zugriff auf alle Daten zu geben, überzeugt die Vertriebsmitarbeiter nicht. Wenn Sie möchten, dass Ihr Vertrieb ein CRM-System mit genau den Daten füttert, an denen Sie interessiert sind, müssen Sie Ihrem Team zeigen, worin der Mehrwert für sie liegt.
Denken Sie daher vor der CRM-Einführung gut nach: Was hat ein Vertriebsmitarbeiter von der neuen CRM-Lösung? Wo ist sein Mehrwert? Wenn Sie diesen kommunizieren können, sind Sie auf der sicheren Seite. Heben Sie speziell die Vorteile für den Vertrieb und den Verkauf hervor, z. B. bessere Analysen und Zeitersparnis, und weisen Sie auch bei Schulungen und Lehrgängen immer wieder explizit darauf hin.
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2. Das System sollte ihren Vertriebsprozess abbilden
Obwohl CRM-Systeme in erster Linie für den Vertrieb nützlich sind, werden sie auch von anderen Bereichen, wie der Marketing- oder der Finanzabteilung, genutzt. Da die Vertriebsmitarbeiter allerdings meistens für die Eingabe der Ursprungsdaten verantwortlich sind, sollte sich das CRM vorrangig am Vertriebsprozess orientieren und nicht an den Abläufen in anderen Abteilungen. Sorgen Sie dafür, dass die CRM-Software die Prozesse abbildet, mit denen Ihre Vertriebsmitarbeiter täglich zu tun haben. Andernfalls gehen Sie das Risiko ein, dass gerade die Personen, die das CRM mit den notwendigen Daten füttern sollen, Ihr System nicht akzeptieren.
3. Heute unverzichtbar: Eine Lösung für Mobilgeräte
Vertriebsleute sind mobil. Sie sind ständig unterwegs: beim Kunden, auf dem Flughafen, auf Messen und Events. Quasi überall. Daher wäre es kontraproduktiv, ein CRM-System zu implementieren, bei dem man zum Eintragen von neuen Informationen oder für das einfache Abrufen von Daten immer erst an den PC muss.
Heute haben Vertriebsmitarbeiter ständig ihr Smartphone parat für wichtige E-Mails oder Telefonate. Eine mobile App des CRM-Systems erleichtert das Protokollieren und Nachverfolgen von Telefongesprächen oder E-Mails immens, die Daten sind schnell erfasst und immer aktuell.
4. Frühe Einbindung der Anwender
In vielen Fällen führen Unternehmen neue Systeme ein, vergessen aber gleichzeitig Schulungs- oder Trainingsangebote für die eigentlichen Anwender bereitzustellen. Das neue System intern umfassend vorzustellen und richtig zu promoten, wird oft vernachlässigt. Optimal ist es, wenn Sie bereits vor der Einführung das Interesse für das neue CRM-System wecken, Vorteile für die zukünftigen Nutzer darstellen und von Anfang an Ihre konkreten Pläne kommunizieren.
„Was der Bauer nicht kennt, dass isst er nicht“.
Beziehen Sie daher Ihre Mitarbeiter und zukünftigen Anwender frühzeitig mit ein. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie für Bedürfnisse haben und was sie sich von einem CRM-System erhoffen. Kritische Aspekte und Stolpersteine werden eher von den Anwendern entdeckt als von den Personen, die für die Implementierung des Systems verantwortlich sind. Lassen Sie Ihre Anwender das System unbedingt vor der endgültigen Einführung testen. Das erhöht die Akzeptanz und führt dazu, dass mögliche Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.
5. Immer gut: Zahlen, Daten, Fakten
CRM-Systeme steigern nicht nur die Produktivität, sondern auch die Verkäufe. Dieser unschlagbare Vorteil wird selbst den letzten Skeptiker überzeugen. Im Internet finden Sie leicht CRM-Daten und Statistiken, auf die Sie Ihre Argumente für eine neue CRM-Software stützen können. Untermauern Sie Ihre Gründe für ein System mit aussagekräftigen Zahlen.
6. Weniger ist mehr.
Überfrachten Sie die Kollegen nicht mit zu vielen Informationen. Softwaresysteme verfügen häufig über Unmengen an Zusatzfunktionen. Ähnlich wie bei einem Smartphone. Hier fangen Sie ja auch mit der Telefonie an. Wenn Sie versuchen, alle Funktionen auf einmal zu erlernen, kommt es schnell zur Reizüberflutung und Frustration.
Entscheiden Sie sich daher zu Beginn erst einmal für eine Handvoll Funktionen, die für Ihren Vertrieb absolut wichtig sind. Fragen Sie auch hier vor allem die Anwender nach ihren Bedürfnissen. Sobald die Mitarbeiter sich an das System gewöhnt haben, können Sie nach und nach weitere Funktionen implementieren und so die CRM-Software schrittweise komplett einführen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Neugier und das Interesse dann so groß ist, dass sich dieser Prozess von allein einschleicht.
7. Integrieren Sie das CRM-System mit Ihren anderen Vertriebs-Tools.
Das Angebot an verschiedenen Vertriebssystemen ist in den letzten Jahren enorm gewachsen: Es gibt Software für Web-Konferenzen, Prognose-Tools, Social-Media-Plattformen usw. Eine weitere Software bedienen und pflegen zu müssen, würde jeden Mitarbeiter auf Dauer demotivieren und nerven. Es ist daher wichtig, ein integrierbares System einzuführen. Um doppelte Dateneingaben zu verhindern, gibt es Möglichkeiten, alle Vertriebstools miteinander zu verknüpfen. Je einfacher, desto besser – das gilt für alle Bereiche der Technik.
Fazit:
Die Einführung eines neuen CRM-Systems soll die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern und nicht verkomplizieren. Denken Sie also, bevor Sie ein neues System einführen, auch an Ihre Mitarbeiter und beziehen Sie ihre Sicht der Dinge mit ein. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter anhand von Daten und Fakten, weisen Sie auf die Vorteile durch die Umstellung hin und vergessen Sie dabei nicht die reibungslose Anwendbarkeit im Alltag Ihres Vertrieblers. Schulungen und Feedbackrunden mit Ihren Mitarbeitern erleichtern die Umsetzung und werden Ihrem Team helfen, Ihre Vertriebsziele zu erreichen.
Und wenn Sie nun prüfen möchten, welches CRM-System für Sie in Frage kommt, dann empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen CRM-Kriterien-Check durchzuführen, um anschließend in die tiefergehende CRM-Recherche anhand Ihrer Anforderungen einzusteigen:
