Event- und Kundenmanagement: Erfolgreiche Veranstaltungsplanung

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Events erfolgreicher und effektiver planen, organisieren und gestalten. Egal ob Weihnachtsfeier, Kundenevent, Mitarbeiterversammlung, Konzert oder Betriebsausflug: Erfolgreiche Events verlangen eine gute Organisation, die möglichst wenig Ressourcen verschlingt und wenig Nerven kostet. Das gilt für alle Größen von Veranstaltungen. Egal, ob Team-Meeting mit 8 Personen oder Kunden-Event mit 500 Teilnehmern. Gut geplant ist halb gewonnen.

(Bildquelle: Canva)

Im Idealfall unterliegt die gesamte Planung einem Prozess, der wiederholbar ist. So fängt man nicht bei jedem Event neu an, vergisst dann doch wieder wichtige Schritte und verschwendet so unnötig Zeit und Geld. Wiederholbarkeit ist ein wertvoller Faktor. Das heißt im Umkehrschluss natürlich nicht, dass es sich um eine starre Planung handelt, die einmal festgelegt wird und dann nicht mehr veränderbar ist. Dort wo optimiert werden kann, sollen auch bei der nächsten Veranstaltung Veränderungen eingefügt werden. Nur das „Grundgerüst“ sollte fixiert und der Rest wie Bausteine hinzugefügt oder weggelassen werden. Je nach Bedarf. Je nach Event. Oder je nach Kosten-, Personal- oder anderen Ressourcen-Strukturen.

Leichter gesagt als getan? Nein, im Prinzip nicht. Es bedarf nur einer ausführlichen Planung, BEVOR man an den Start geht. Das kostet vermeintlich viel Zeit, bevor man loslegen kann. Aber am Ende wird sich ganz sicher herausstellen, dass genau dadurch viel Zeit eingespart wurde, da Planungsfehler minimiert werden. Zeit und auch Kosten, denn im Nachhinein Fehler zu korrigieren und Vergessenes nachzuholen, ist im Regelfall kostenintensiver, als die Kosten für die Zeit, die die Planung vorher erzeugt.

Generell gilt es, eine Unmenge von Aufgaben zu erledigen, bevor eine Veranstaltung durchgeführt werden kann. Teilnehmer auswählen, Einladungen formulieren und versenden, Websites mit Inhalten füllen und aktuell halten, Teilnehmerlisten führen, Teilnehmer betreuen, Unterlagen verteilen, Feedback einholen, No-Shows identifizieren und informieren, Folgeaktionen auslösen etc.

Alles Schritte, die bekannt sind, aber im Einzelnen viel Aufwand bedeuten. Vor allem, wenn die Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen (z. B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente, anderen Datenbanken, etc.) kommen und damit auch an den verschiedensten Stellen eingegeben und gepflegt werden. Was natürlich voraussetzt, dass die Daten überhaupt irgendwo – analog oder digital – festgehalten werden. Selbst heute kommt es immer noch vor, dass wichtige Informationen nur beim Organisierenden bleiben, ohne festgehalten zu werden.

Gern gehen dann mal die Daten der Vorjahresveranstaltung verloren oder es nicht bekannt, wo sie in der Vergangenheit abgelegt wurden. Wenn sie überhaupt archiviert wurden. Verschiedene Formatierungen führen dann auch noch zu einem nicht unerheblichen Mehraufwand und Fehlern, wenn die benötigten Daten zusammengeführt werden sollen.

Wenn allerdings jedes einzelne Teammitglied seine eigenen Dateien hortet, also jeder einen „geheimen“ Ordner besitzt, zu dem nur er den Pfad kennt oder aber die Daten im jeweiligen Mailing-Programm behütet werden, kann das fatale Folgen haben, wenn z. B. Kollegen im Urlaub sind oder krankheitsbedingt ausfallen. Ein Team kann nicht effizient arbeiten, wenn jedes Teammitglied seine Daten an einem anderen Speicherort pflegt. Zusammenarbeit bedeutet hier, mit denselben Tools und derselben Datenbank oder demselben System zu arbeiten.

Ein modernes Kundenmanagement-System (CRM-System) kann hier erheblich unterstützen. Moderne Systeme bieten effizientes Veranstaltungsmanagement aus einer Hand. Damit ist Folgendes möglich:

• Verwaltung der potenziellen Teilnehmer
• Erstellung und Versand der Einladungen (Serienbriefe per E-Mail oder Print)
• Teilnahmemanagement vor Ort (Namensschilder-Druck, Teilnehmerausweise usw.)
• Verbindung mit Mailings: Einladungen, Feedback, Danksagungen
• Verwaltung der Location bzw. der Räumlichkeiten
• Koordination und Verwaltung aller anfallenden Aufgaben
• Budget- und Erlöskontrolle
• Verwaltung von Wartelisten (falls es mehr Teilnehmeranfragen als Teilnehmerplätze gibt)
• Koordination und Informationsverwaltung möglicher Referenten, Künstler etc.

Einladungsstatus sowie Zu- und Absagen sind jederzeit transparent und für die Erstellung von Statistiken auswertbar, zudem erleichtern Teilnehmerhistorien die Optimierung künftiger Events.

Ein professionelles Kundenmanagement-System, zu dem jeder Zugang hat und mit dem alle arbeiten können, stellt sicher, dass Kundendaten, Veranstaltungsbuchungen und erforderliche Unterlagen fachgerecht verwaltet und gespeichert werden. Dadurch können Event-Teams produktiver und ökonomischer zusammenarbeiten. Mit einem Cloud-basierten System können Sie darüber hinaus auch noch sicherstellen, dass dem Team stets die aktuellsten Daten zur Verfügung stehen. Dieses entlastet Eventplaner ungemein, da so auch die kleinste Einzelheit nicht verloren gehen kann. Jede kurzfristige Bestellung oder Änderung eines Kunden wird den Veranstaltungsplanern unmittelbar angezeigt. Diese einfache Zugänglichkeit bietet enorme Vorteile und erhöht die Qualität Ihrer Veranstaltung.

Auch für die Nachbereitung eines Events bringt ein CRM-System viele Vorteile. So ist zum Beispiel ein Teilnehmer-Voting oder eine Feedback-Abfrage sofort auswertbar. Veranstaltungen, die regelmäßig wiederholt werden, können so einfach und übersichtlich verglichen werden. Die Daten dienen der Optimierung der Veranstaltung. So sorgen Sie für eine signifikante Erfolgssteigerung Ihrer Veranstaltungen, Events und Kampagnen.

Fazit

Es lohnt sich im Vorlauf eines Events oder einer Veranstaltung, eine ausführliche und genaue Planung durchzuführen. Der gesamte Prozess von der Terminfestlegung bis zur Danksagungs-Email sollte genau analysiert und festgelegt werden. So werden alle wichtigen Teilschritte fixiert und keine Aufgabe wird vergessen oder zu einem ungünstigen Zeitpunkt bearbeitet.

Veranstaltungen, die wiederholt werden, gewinnen so an Qualität und Kosten können optimiert werden, da Zeit und Ressourcen wie Mitarbeiter, Referenten, Veranstaltungsräume und Mobiliar optimal zum Einsatz gebracht werden können. Die Fehlerquote wird reduziert, weil die einzelnen Schritte und Aufgaben erprobt sind und ein gewisser Automatismus es ermöglicht, den Fokus auf die wichtigsten Aspekte eines Events zu lenken.

Wenn alle relevanten Daten in ein Informationssystem eingetragen werden, können alle beteiligten Mitarbeiter zu jederzeit (wenn es ein System in der Cloud ist, sogar von überall her) darauf zugreifen. Dadurch wird die Ausführung optimiert, Kosten können reduziert werden und vor allem kann auf unvorhergesehene Ereignisse schneller und besser reagiert werden.

Wie planen Sie Ihre Firmen- oder Kundenevents? Wo sind Ihre Herausforderungen? Womit haben Sie positive Erfahrungen gemacht und wie ist das Feedback Ihrer Kunden? 

Oder brauchen Sie Unterstützung durch ein Kundenmanagement-System für Ihre Eventplanung? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gern!