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Microsoft Dynamics 365: Duplikate erkennen und zusammenführen

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren-1(Bildquelle: Pixabay)

Bei der Verwendung von Dynamics 365 ist sehr wahrscheinlich, dass Sie irgendwann auf doppelte Datensätze stoßen, die behoben werden müssen. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Duplikaterkennungsregeln verwenden und doppelt erfasste Datensätze wieder zusammenführen.

 

Einstellungen zu Duplikaterkennung aktualisieren

Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass die Einstellungen für die Duplikaterkennung aktiviert sind.

Wählen Sie unter „Einstellungen“ die Datenverwaltung aus und klicken Sie auf „Einstellung“. Aktivieren Sie auf dieser Seite die Kontrollkästchen und klicken Sie auf „OK“.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.1(Bildquelle: infinitas GmbH / bei allen nachfolgenden Darstellungen handelt es sich um Bildquellen der infinitas GmbH)

Über die Aktivierung der Kontrollkästchen steuern Sie, bei welchen Aktionen nach einem potenziell bereits vorhandenen Datensatz gesucht wird. Zur Auswahl stehen:

  • die Neuanlage oder Änderung eines Datensatzes,
  • die Übertragung neuer oder geänderter Datensätze aus dem Outlook Client,
  • der Datenimport.

Die Auswahl, ob die verbesserte Duplikaterkennung und Zusammenführung verwendet werden soll, wirkt sich auf den Dialog bei der Qualifizierung eines Leads aus. Mit der Auswahl „Ja“ bietet dieser Dialog mehr Details und bessere Funktionen zur Zusammenführung mit bestehenden Datensätzen.

 

Einrichtung von Erkennungsregeln

Nachdem Sie die Einstellungen angepasst haben, müssen Sie die Kriterien für die Erkennung doppelter Datensätze festlegen. Beispielhaft möchten Sie vielleicht eine Regel festlegen, nach der zwei Firmen als doppelte Einträge erkannt werden, wenn sie identische Telefonnummern haben. Bevor Sie die Kriterien im Detail festlegen, müssen Sie eine Regel für die Erkennung der Duplikate einrichten.

Für die Einrichtung der Duplikaterkennungsregeln gehen Sie zu Ihrem Dynamics 365 und wählen Sie unter „Einstellung“ die „Datenverwaltung“ aus. Öffnen Sie die „Duplikaterkennungsregeln“.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.2

Klicken Sie auf dieser Seite auf „Neu“.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.3

Hier können Sie für die Duplikaterkennungsregel, die Sie erstellen möchten, folgende Details angeben:

  • Name und Beschreibung
  • Unter „Basisdatensatztyp“ geben Sie den Entitätentyp, für den diese Regel gelten soll, an.
  • Unter „Übereinstimmender Basisdatensatztyp“ wählen Sie den Entitätentyp aus, der mit dem „Basisdatensatztyp“ verglichen wird.
  • Sie können angeben, ob bei der Regel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.
  • In der Tabelle können Sie die Kriterien zum Erkennen der Duplikate angeben.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.4

Nachdem Sie die oben genannten Punkte angepasst haben, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

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Damit Sie die neu erstellte Regel (oder auch geänderte Duplikaterkennungsregeln) verwenden können, wählen Sie die Regel aus und klicken auf „veröffentlichen“.

Von nun an wird bei den zuvor ausgewählten Ereignissen (Neuanlage/Änderung, Abgleich mit Outlook-Client, Import von Daten) für diesen Datensatztyp überprüft, ob eventuell bereits ein Datensatz existiert, der, gemäß der angegebenen Kriterien, ein Duplikat sein kann. In diesem Fall erhält der Anwender eine Warnung und kann, statt der Neuerfassung, auf den vorhandenen Datensatz verweisen.

 

Einen Duplikaterkennungsauftrag erstellen

Um den vorhandenen Datenbestand auf der Basis der erstellten Duplikaterkennungsregeln auf bereits bestehende Duplikate zu untersuchen, können Sie einen Duplikaterkennungsauftrag nutzen. Dazu erstellen Sie einen neuen Duplikaterkennungsauftrag.

Navigieren Sie unter „Einstellungen“ und klicken Sie auf „Datenverwaltung“. Wählen Sie „Duplikaterkennungsaufträge“ aus und klicken Sie anschließend auf „Neu“. Auf dieser Seite wird der Assistent zur Erkennung der Duplikate aufgerufen. Klicken Sie auf „Weiter“.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.5

Unter „Suche nach“ wählen Sie die Erkennungsregel aus und klicken anschließend auf „Weiter“.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.6

Nun können Sie einige Details zu dem Auftrag angeben:

  • Name des Auftrags
  • Sie können eine Startzeit für den Auftrag angeben und definieren, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
  • Wenn Sie nach dem Abschluss des Auftrags eine Benachrichtigung erhalten möchten, aktivieren Sie das Häkchen „Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich () senden“.

Wählen Sie anschließend „Weiter“.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.7

 

Zusammenführen der Duplikate

Nach Abschluss des Auftrags können Sie die Ergebnisse einsehen und sich die gefundenen doppelten Datensätze anzeigen lassen. Öffnen Sie dazu unter „Duplikaterkennungsaufträge“ den Auftrag und klicken Sie auf „Duplikate anzeigen“.

Um die Duplikate zusammenzuführen, wählen Sie einen Datensatz aus der oberen Tabelle und einen Datensatz aus der unteren Tabelle aus. Klicken Sie danach auf „Zusammenführen“.

Sie haben die Möglichkeit, die Datensätze entweder automatisch zusammenführen zu lassen oder selbst einen „Master“ auszuwählen. Der „Master“ bezeichnet dabei den Datensatz, der nach der Zusammenführung bestehen bleibt und alle Detailinformationen des Duplikats übernimmt. Oft werden in diesem Zusammenhang auch die Begriffe „Kopfdublette“ (für den Master) und „Folgedublette“ (für das Duplikat) verwendet.

microsoft_dynamics_365_duplikate_erkennen_und_zusammenfuehren_Abb.8

Hier können Sie bestimmen, welche Detailinformationen aus welchem der beiden Datensätze beibehalten werden soll. Standardmäßig werden immer die Informationen aus der Kopfdublette übernommen, es sei denn, dort liegt für ein spezifisches Feld kein Wert vor, während dieses Feld bei der Folgedublette gefüllt ist.

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Klicken Sie auf „OK“, um den Zusammenführungsprozess abzuschließen.

Es ist zu beachten, dass auch das Einrichten von Duplikaterkennungsregeln nicht bedeutet, dass im CRM keine doppelten Datensätze hinzugefügt werden können. Die Warnung des CRM-Systems kann vom Anwender auch übersteuert werden und zudem können über maschinelle Prozesse (z.B. Neuanlagen aus angebundenen Systemen über die Web-API) Duplikate in das System eingetragen werden.

Daher ist es zu empfehlen, regelmäßige Zeitpläne einzurichten, mit denen Sie Duplikate erkennen können, bevor Sie diese überprüfen und dann aus Ihrem CRM löschen.

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