Mit Events und Messen erfolgreich qualifizierte Leads generieren

Von Katrin Heidemann am 27.10.2021

Veranstaltungen wie Messen mit Publikumsverkehr waren in der Corona-Pandemie lange nicht möglich. Trotz kreativer Alternativen mit erfolgreichen Online-Formaten ist nicht nur die Branche froh, wieder Messen mit Besucherinnen und Besuchern vor Ort starten zu können. Auch ausstellende Unternehmen freuen sich auf den direkten Austausch mit potenziellen Interessierten. Der persönliche Kontakt ist und bleibt eben ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Wie sich Ihr Vertriebsteam bestmöglich auf die Messebesuche vorbereiten kann, um das Potenzial voll auszuschöpfen, lesen Sie in diesem Blog-Artikel.(Bildquelle: Canva)

 

Nach einem Stillstand von fast 15 Monaten, mit einer kleinen Unterbrechung im Herbst 2020, finden in Deutschland seit Ende Juni 2021 endlich wieder Messen statt. Gerade im B2B-Bereich sind Ausstellungen, Konferenzen und Messen eine großartige Quelle zur Generierung neuer Leads. Sie versammeln Menschen, die von Natur aus gemeinsam an einem bestimmten Thema interessiert sind und bieten die Möglichkeit, Teilnehmende aktiv für die eigenen Angebote zu begeistern. Keine andere Form von Marketing- und Sales-Aktivitäten bietet eine so gute Gelegenheit, die Marke und Werte Ihres Unternehmens und Ihrer Produkte zu präsentieren und persönliche Beziehungen zur potenziellen Kundschaft aufzubauen. 

 

Warum Leadgenerierung über Veranstaltungen und Messen?

Menschen kaufen von Menschen. Die persönliche Kontaktaufnahme im Vertrieb ist daher ein guter Grundstein zum Aufbau einer nachhaltigen Partnerschaft. Deshalb lohnt es sich, Veranstaltungen fest in Ihre Strategie zur B2B-Leadgenerierung zu integrieren. Mit einer gut entwickelten Event-Marketing-Strategie können Sie neue Interessierte finden, Kundinnen und Kunden gewinnen sowie bestehende Kontakte bestmöglich pflegen.

Egal ob Sie Events selber organisieren, sponsern, oder als Gast teilnehmen: Hier haben Sie die besten Möglichkeiten, leicht Kontakt zu anderen Teilnehmenden aufzunehmen, mit ihnen in den Austausch zum Hauptthema der Veranstaltung zu gehen und eine solide Basis für weitere Gespräche zu bilden. Füllen Sie Ihre Vertriebspipeline mit bereits qualifizierten Leads.

Nachfolgend habe ich hier ein paar Tipps und Tricks festgehalten, die für mich selber dabei immer gut funktioniert haben und die Ihnen möglicherweise helfen, Ihre Bemühungen zur Leadgenerierung bei Veranstaltungen zu optimieren.

 

Die Vorbereitung

Machen Sie Ihre Hausaufgaben.

Beginnen Sie Ihre Planung bereits, bevor Sie zu Veranstaltungen gehen. Was genau ist das Kernthema? Wer wird dabei sein? Mit welchen Teilnehmenden möchten Sie Kontakt aufnehmen? Welche möglichen Herausforderungen haben die Besucherinnen und Besucher dieses Events? Für wen sind Ihre Produkte auf dieser Veranstaltung von Vorteil und die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen ein Gewinn?

Nehmen Sie sich die Zeit, eine Liste an interessanten Kontakten zu erstellen, die an der Veranstaltung teilnehmen werden. Identifizieren Sie diejenigen, die Ihrem idealen Kundenprofil entsprechen.

Wenn die Veranstaltenden keine Liste freigeben, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können recherchieren, ob es in sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn oder Xing eine solche gibt oder die Liste aller Ausstellender einsehen, welche in jedem Fall verfügbar sein sollte.

Sobald Sie Ihre eigene, persönliche Liste der potenziell interessanten Besucherinnen und Besucher ermittelt haben, sollten Sie nicht zögern und sich mit diesen über soziale Medien verbinden. Sie können den Dialog mit allgemeinen, offenen Fragen zur gemeinsamen Veranstaltung beginnen.

Durch das verbindende Interesse an der Veranstaltung werden Sie sicher in einigen Fällen schon vorab Kontakte zu Personen knüpfen können, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung benötigen, um sich den aktuellen geschäftlichen Herausforderungen zu stellen.

Stellen Sie in diesen Fällen sicher, dass Sie ein festes Meeting mit ihnen auf der Messe buchen, damit Ihr Treffen nicht dem Zufall überlassen ist. Bieten Sie an, Ihr Meeting mit einem Mittagessen oder einem Kaffeetrinken zu verbinden, um mögliche Zeitnischen zu nutzen. Mit dieser Strategie sparen Sie viel Zeit und vermeiden es, als nervige Person wahrgenommen zu werden, die jeden Vorbeilaufenden aufhält. 

Bereiten Sie auch diese Termine sorgfältig vor und bieten Sie Ihren Gesprächspartnerinnen und -partnern die Informationen, die individuell für sie von Vorteil sind. Beeindrucken Sie Ihr Gegenüber mit fundiertem Fachwissen über das Unternehmen und seine Produkte und zeigen Sie Interesse an den persönlichen Herausforderungen.

 

Grundlagen bei der Veranstaltung

Sicherlich verfolgen Sie die meisten meiner Tipps schon unbewusst, aber es lohnt sich immer, sich diese kurz vorher noch einmal ins Gedächtnis zu rufen und die Grundlagen für einen professionellen Auftritt bei B2B-Veranstaltungen zu berücksichtigen.

 

Seien Sie mehr als pünktlich.

Natürlich ist Pünktlichkeit eine Tugend und hat viele Vorteile. Vor Beginn und in der ersten Zeit geht es ruhiger auf Veranstaltungen zu und Sie können bereits hier die ersten Kontakte bei einem Warm-up knüpfen. Entscheidungstragende mit vollem Terminkalender nutzen besonders gerne diese Zeiträume, wenn es noch nicht so voll ist, um sich in Ruhe umzusehen und dann wieder zu ihren Aufgaben zurückzukehren. Verpassen Sie diese Möglichkeit nicht und sprechen Sie sie an.

 

Lächeln Sie.

Eigentlich klar, aber im Alltag oft vergessen. Wenn Sie mit potenziellen Interessenten Kontakt aufnehmen wollen, lächeln Sie sie freundlich an. Eine positive Ausstrahlung lässt Sie offen und dynamisch wirken und lädt Ihr Gegenüber ein, diese Grundeinstellung zu spiegeln.

 

Stellen Sie sich freundlich und proaktiv vor.

Ja, es gibt sie, die schüchternen Menschen, die Probleme haben andere anzusprechen und deswegen warten, bis sie wahrgenommen werden. Eine proaktive und freundliche Begrüßung wird es diesen Menschen erleichtern, in ein Gespräch mit ihnen zu starten. Erklären Sie dabei in einem (ruhig vorher vorbereiteten) Einzeiler, warum es für diese potenziellen Interessierten so wertvoll ist, sich mit Ihnen zu unterhalten.

 

 

Achten Sie auf Ihre Körpersprache.

Stellen Sie bei Gesprächen sicher, dass Ihre Körpersprache offen und positiv ist. Meine Erfahrung ist es, sich besser neben eine Person zu stellen, als direkt vor sie, da dies eher eine Front bildet. Um diesen negativen Effekt zu reduzieren und Ihr Gespräch natürlicher zu gestalten, bietet es sich an, sich Schulter an Schulter zu stellen und zum Beispiel einfach eine Produktbroschüre in die Hand zu nehmen, um zu veranschaulichen, wovon Sie sprechen. Selbst wenn Sie dabei von Zeit zu Zeit Augenkontakt herstellen, ist dies natürlicher, als sich während des gesamten Gesprächs "anzustarren". 

 

Stellen Sie klare Fragen und reden Sie nicht (nur) über sich.

Ok, Sie sind also pünktlich, haben ein Lächeln im Gesicht und beginnen Ihr erstes Gespräch. Finden Sie zunächst einmal heraus, ob es sich lohnt, Ihre Zeit in eine mögliche Geschäftsbeziehung mit diesem Kontakt zu investieren.

Stellen Sie Ihrem Gegenüber klare und prägnante Fragen zu möglichen Herausforderungen und Entwicklungen im betreffenden Business. Erklären Sie kurz und klar, was Ihr Unternehmen bietet und inwiefern dies helfen könnte.

Die direkte Frage, ob Ihr Kontakt danach sucht, ist durchaus legitim und spart Ihnen beiden Zeit. Man bekommt dadurch Leads in hoher Qualität. Wenn dies der Fall ist, setzen Sie sich sofort mit dem Grund und der Art des zu lösenden Problems auseinander. Sollte es nicht so sein, bedanken Sie sich freundlich für das Gespräch und die von ihm investierte Zeit.

Mit dieser Taktik finden Sie viel mehr Leads und verschwenden keine weitere Energie damit, jemandem zu erklären, wie Sie helfen könnten, obwohl dies nicht gebraucht wird.

 

Zeit ist knapp. Bieten Sie Ihre konkrete Hilfe an.

Wenn Sie jemanden finden, der nach einem Produkt wie Ihrem gesucht hat, sollten Sie sich genauestens über das „Warum“ informieren. Welche Art von Herausforderungen besteht und wie können Sie helfen? Umreißen Sie den möglichen Lösungsweg sowie die Vorteile Ihres Produkts und berichten Sie von einigen Ihrer bereits gemachten Erfahrungen in der Umsetzung.

Das ist es. Zeigen Sie nicht sofort eine detaillierte Demo, es sei denn, jemand fragt danach. Bauen Sie Ihren Mehrwert basierend auf der Hauptherausforderung auf und vereinbaren Sie möglichst gleich einen Folgetermin außerhalb des Events, um später genauer über den Lösungsweg und das Produkt zu informieren.

Die Zeit auf Konferenzen und Messen ist knapp. Nicht nur für Sie. Machen Sie das Beste daraus und versuchen Sie, möglichst viele Termine für tiefergehende Gespräche mit mehr Ruhe zu einem späteren Zeitpunkt zu vereinbaren.

 

Machen Sie sich Notizen.

Gerade wenn Sie die obigen Tipps befolgen, werden Sie garantiert viele Leute kennenlernen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Je nach Größe der Veranstaltung bedeutet dies viele Menschen und viele Gespräche mit vielen Informationen.

Um nicht die Übersicht zu verlieren und auch um bei anschließenden Folgeterminen zu punkten, sollten Sie die jeweiligen Informationen unbedingt genau notieren. Am besten digital. Es wird Ihnen helfen, nachhaltig engere Beziehungen zu zukünftigen Neukundinnen und -kunden aufzubauen und auf bereits besprochenen Inhalten aufzubauen. 

 

Digitalisieren Sie Ihren Lead-Prozess.

Nehmen wir an, Sie führen auf einer Veranstaltung viele interessante Gespräche. Das bedeutet beispielsweise 10 Visitenkarten und 10 Notizzettel mit Ihren Aufzeichnungen. Herzlichen Glückwunsch, Ihre Taktik zur Leadgenerierung scheint aufzugehen. Sobald Sie eine Kontaktperson und einen Firmennamen haben, haben Sie bereits einen Vorsprung vor Ihren Mitbewerbern. 

Was haben Sie im Gespräch versprochen? Den Versand von Informationsmaterial? Oder die Vereinbarung zu einem Termin mit einer Demo? Oder haben Sie versprochen, dass ein Kollege oder eine Kollegin von Ihnen sich meldet, aufgrund der Expertise bei einem gewünschten Thema? Nichts ist peinlicher und ungünstiger für eine angehende Zusammenarbeit als vergessene Versprechungen.

Mit einer Software für Lead-Management können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen und hart erkämpften Informationen nicht zwischen Sitzkissen oder in irgendwelchen Taschen auf dem Weg zurück ins Büro verloren gehen.

Mittlerweile können Visitenkarten sogar vor Ort mit einem CRM-System digitalisiert und Notizen, die Ihre weiterführenden Aktivitäten sichern, sofort hinzugefügt werden – so sparen Sie Zeit und Aufwand.

 

Wie geht es weiter?

Ihr Job endet nicht mit der Veranstaltung. Es ist unglaublich, wie viele erst hart erkämpfte Leads nach einer Veranstaltung leider nicht weiter betreut werden und dadurch Verkaufschancen verloren gehen.

Deswegen seien Sie bereits auf den Veranstaltungen verbindlich und teilen Sie mit, wann und wie Sie wieder Kontakt aufnehmen werden. Halten Sie sich an Ihre Versprechen! Eine erste E-Mail oder der erste Anruf sind eine großartige Gelegenheit, weiteres Vertrauen aufzubauen.

Verwenden Sie dabei Ihre bereits gesammelten Notizen und Informationen. Beeindrucken Sie, indem Sie etwas Einzigartiges und Spezifisches zu Ihrem Kontakt erwähnen. Dies wird Ihrem Lead zeigen, wie wichtig er Ihnen ist.

Eine CRM-Software kann Sie da am besten unterstützen. Neben allen Kontaktdaten finden Sie hier auch die bereits eingetragenen Informationen. Sie können Erinnerungen einstellen, wann der Lead das nächste Mal Kontakt wünscht, genauso wie Sie sehen können, ob die von Ihnen versandten E-Mails geöffnet und gelesen wurden. Hat der Lead bereits Informationsmaterial erhalten, ist auch dies notiert und Sie können später ergänzende Materialien hinzufügen.

Automatisierte Erinnerungsfunktionen des CRM-Systems verhindern, dass Ihr Interessent vergessen wird und Ihre bereits investierte Arbeit umsonst war.

 

Zusammenfassend

Es gibt natürlich kein narrensicheres Schema, das Ihnen bei jedem neuen Kontakt Erfolg garantiert. Jeder Mensch reagiert anders und wir selbst wirken an jedem Tag auf unterschiedliche Weise. Wenn Sie jedoch die einzelnen Schritte beachten, ist der Weg zum Vertriebsprofi zur B2B-Leadgenerierung bei Messen und Events für Sie viel einfacher und stressfreier.

Alle hier genannten Schritte sind gleich wichtig bei der Gewinnung neuer Kundinnen und Kunden und optimieren Ihr Auftreten als Person mit Expertise für Herausforderungen. Geben Sie sich viel Mühe bei der Vorbereitung, achten Sie auf die unbewussten Botschaften, die Sie auf der Veranstaltung oder Konferenz senden und erfüllen Sie die versprochenen Maßnahmen konsequent.

Ihr Erfolg liegt in Ihren eigenen Händen. Überlassen Sie nichts dem Zufall. Zeigen Sie, dass Sie ein Profi sind. Wir selbst wollen ja auch nur mit Profis arbeiten, um keine Zeit zu verschwenden und den größtmöglichen Erfolg zu erzielen.